後悔しないオフィス移設のすすめ方｜費用を抑えて理想の環境を作る具体的手順とチェックポイント
オフィス移設は、会社の成長や働き方改革の一環として避けては通れない大きなイベントです。しかし、「何から始めていいかわからない」「オフィス移設費用が高額になるのでは？」「業務を止めずに移設できるの？」など、不安や疑問を抱える方が多いのではないでしょうか。
この記事では、初めての方でも安心して取り組めるように、オフィス移設の計画から実施、費用相場、効率化のポイント、失敗しないためのチェックリストまで、具体的かつ分かりやすく解説します。
「読んでよかった」と感じていただけるよう、専門用語も使わず丁寧に説明しています。この記事を参考にすることで、コストを抑えつつ理想のオフィス環境を実現する一歩を踏み出していただけます。
オフィス移設とは？まず知っておきたい基礎知識
オフィス移設（オフィス移転・オフィス引越し）は、現在のオフィスから新しいオフィスへ、業務に必要な機器や備品、スタッフをまとめて移す大規模なプロジェクトです。単なる「引越し」とは異なり、法人ならではの手続きや準備、関係各所への調整など、さまざまな工程が発生します。
経営環境の変化や従業員数の増加、働き方の多様化に応じて、より最適なオフィスへ移設することは、企業の成長や業務効率化のチャンスとなります。
オフィス移設と家庭の引越しの違い
家庭の引越しよりも規模が大きく、関わる人やモノが多岐にわたるのが特徴です。
オフィス移設では以下のような点が特に重要です。
- IT・通信・ネットワーク環境の整備
- 各部署や業務動線を考慮したレイアウト設計
- 業務を止めずに移設するスケジュール調整
- 法律・契約関係（原状回復、ビルオーナーとの交渉、各種登記変更など）の対応
- 什器（机・椅子等）、書類、機密情報の安全な管理
オフィス移設の主なきっかけとメリット
関連する詳細は以下で解説しています。 オフィス移設の比較ポイント
オフィス移設を考える主な理由
・人員増加による手狭感
・働き方改革やテレワーク普及への対応
・賃料のコストダウンを目指す
・アクセスや立地の利便性向上
・老朽化したオフィスの刷新
こうした理由から、多くの企業が最適なタイミングで移設を検討しています。
オフィス移設のメリット
- 業務効率アップ（新レイアウトや最新設備の導入）
- 従業員満足度の向上（快適なオフィス環境）
- コスト削減（賃料、維持費、移設費用の見直し）
- 企業イメージの向上や採用活動への好影響
オフィス移設を成功させるための8つのポイント
「段取り八分」と言われるように、オフィス移設は準備と計画が成功のカギです。失敗を防ぎ、トラブルなく完了させるためのポイントを押さえましょう。
1. オフィス移設計画の立案
まずは移設目的や新オフィスで実現したいこと（例：スペースの拡充、働きやすさ、コスト削減など）を明確にし、現状の課題や優先順位を書き出しましょう。
2. スケジュールの作成
多くの企業が「余裕をもった移設スケジュールにしなかったためにトラブルが発生した」と感じています。
最低でも4～6か月前から計画を始めると、余裕を持った対応が可能です。
- 現オフィス解約のタイミング（解約予告は通常6か月前）
- 新オフィス物件の下見・契約
- 内装工事・レイアウト設計
- 移設サービス会社の選定・見積もり依頼
- 各種届出・手続きのタイミング
3. 予算・費用シミュレーション
事前にオフィス移設費用の相場や内訳を把握し、想定外の出費を防ぎましょう。見積もり依頼は複数社で比較・交渉するのがポイントです。
4. レイアウト・デザイン検討
新オフィスでの業務効率やコミュニケーション向上をイメージしながら、部署配置や動線、会議室・共有スペースのバランスなどを検討します。専門業者に依頼することで、プロの視点を取り入れることもできます。
5. IT・通信インフラの整備
ネットワークや電話回線、Wi-Fi、複合機、サーバー等のITインフラは、移設当日からすぐに使えるよう早めに準備・調整しましょう。
6. 社内外への情報共有
従業員はもちろん、取引先・関係各所への周知も忘れずに。移設日程や新オフィスの住所・連絡先など、必要な情報をもれなく伝えましょう。
7. 移設当日の運営体制と安全対策
当日は責任者を決め、現場の指示系統を明確にして混乱を防ぎます。貴重品・機密書類の管理、スタッフの安全確保にも注意しましょう。
8. アフターフォローと原状回復
移設後もトラブルがないか確認し、旧オフィスの原状回復や各種契約の解約漏れがないかをチェックします。
オフィス移設費用の相場と内訳を知る
「いったいどれくらい費用がかかるの？」「無駄な出費は避けたい」――そんな疑問や不安にお答えします。
オフィス移設費用は、移設規模や移動距離、移設サービスの内容によって大きく異なりますが、目安となる費用相場や内訳を知ることで、予算計画が立てやすくなります。
オフィス移設費用の目安
- 小規模オフィス（10～30坪程度）：50万円～150万円
- 中規模オフィス（30～100坪程度）：150万円～500万円
- 大規模オフィス（100坪以上）：500万円～1000万円以上
（※上記はあくまで目安。条件によって変動します）
費用の主な内訳
- 引越し作業費（運搬・搬出入・養生など）
- レイアウト設計・内装工事費
- 通信・インフラ工事費
- 什器・備品購入費（新規購入・再利用・処分費用）
- 原状回復費用（旧オフィスの退去費用）
- 各種手続き・登記変更費用
- 移設サービス会社への手数料
費用削減のコツと注意点
- 移設サービスの見積もりは必ず複数社から取り、比較検討する
- 不要な備品や書類を断捨離し、運搬量を減らす
- スケジュールに余裕を持たせ、繁忙期を避けて費用を抑える
- 原状回復・内装工事は一括して業者に依頼すると割安になることが多い
- インフラ工事・ネットワーク設定を自社でできる部分はコストダウンが可能
費用が高くなりがちな項目を事前に見直し、予算オーバーを防ぐことが大切です。
オフィス移設手順を徹底解説｜実践的な流れとスケジュール例
初めての方でも安心して進められるよう、実際のオフィス移設の一般的な流れと各ステップでの注意点を時系列で解説します。
1. 移設プロジェクトチームの立ち上げ（6か月前～）
担当責任者や各部署代表を選任し、定期的な打ち合わせ体制を構築しましょう。移設サービス会社や専門家へ早めに相談するのもポイントです。
2. 新オフィス物件の選定・契約（5か月前～）
- 希望する立地・広さ・賃料の条件整理
- 複数物件の比較・内見
- 契約内容や入居可能日、原状回復条件などを確認
現オフィスの解約予告（一般的に6か月前）が必要な場合も多いため、早めに検討を始めましょう。
3. レイアウト・内装計画（4か月前～）
- 社内各部署・代表者の要望ヒアリング
- 動線・部署配置・快適性・セキュリティを考慮したレイアウト案作成
- 内装工事業者・レイアウト設計会社への相談・見積もり
4. IT・通信インフラ計画（3か月前～）
- 現状のIT環境の棚卸
- 新オフィスで必要な回線・配線・Wi-Fi・電源計画の整理
- 業者手配・工事日程の調整
5. 備品・什器の選定・発注（2か月前～）
- 既存の什器・備品の再利用可否を棚卸し
- 新規購入・レンタル・不要品処分の検討
- 納期・搬入日程管理
6. 移設サービス会社の選定・引越し見積もり（2か月前～）
- 複数社に見積もりを依頼し、移設サービス内容や費用を比較
- 運搬・梱包・養生・什器の分解組立・IT機器対応など、必要な作業範囲を明確化
- 担当者との打ち合わせ、現場下見
「安さ」だけでなく、対応実績や信頼性も重視しましょう。
7. 書類・各種手続き準備（1か月前～）
- 住所変更届出（登記・税務署・社会保険・銀行・取引先など）
- 郵便物転送手続き
- 名刺・会社案内等の印刷物更新
8. 社内・取引先への周知（2～4週間前）
- 移設日程・新住所・連絡先の案内
- 実施当日の動きと役割分担の説明
9. 移設当日の実施（当日）
- 現場指揮系統の明確化
- 貴重品・重要書類の管理・運搬
- 新オフィスでの設備動作確認・開梱
10. アフターフォロー・原状回復（1～2週間）
- 旧オフィスの原状回復工事・ビルオーナー立会い
- 設備・什器の不具合チェック
- 業務フローやレイアウトの最終調整
オフィス移設を効率化・低コストで成功させるコツ
1. プロの移設サービス活用で「丸投げ」も安心
オフィス移設は、専門の移設サービス会社に依頼することで、計画立案から実施・アフターフォローまで一貫してサポートしてもらえます。移設作業のプロだからこそ、業務を止めず、効率的かつ安全に移設を進められます。
2. 必ず「複数社」から引越し見積もりを取る
費用やサービス内容、対応の丁寧さなどは業者によって大きく異なります。
見積もり比較はコスト削減の基本です。
3. 断捨離・資産整理でコストカット
不要な什器・備品や古い書類をこの機会に一掃しましょう。運搬量が減れば、移設費用の削減につながります。
4. 「IT・通信」だけは早めに準備する
ネットワークや電話回線の工事は、希望日に手配できないことも多いです。移設当日から困らないよう、最優先で準備しましょう。
5. 社内外の情報共有を徹底
「知らなかった」「準備が間に合わなかった」といったトラブルを防ぐために、社内外への情報発信は計画的に行いましょう。
失敗しないためのオフィス移設チェックリスト
「何を忘れているか不安…」
そんな方のために、オフィス移設で必ず押さえておきたいチェックリストをまとめました。
印刷してチームで共有しましょう。
- □ 移設目的・新オフィスで実現したいことの整理
- □ プロジェクトチームの設置と担当者の明確化
- □ スケジュール表の作成と進捗管理
- □ 新オフィス物件の選定と契約確認
- □ 現オフィスの解約予告・原状回復条件の確認
- □ レイアウト・内装計画の策定と業者選定
- □ IT・通信インフラ工事の内容と日程調整
- □ 備品・什器の棚卸・新規発注・処分手配
- □ 移設サービス会社への引越し見積もり依頼・比較
- □ 各種届出・住所変更手続きリストの作成
- □ 社内外への移設案内・情報共有
- □ 移設当日の役割分担・指示系統の明確化
- □ 貴重品・機密情報の安全管理対策
- □ アフターフォロー・旧オフィス原状回復の手配
まとめ｜最初の一歩は「相談」から。安心して理想のオフィスを実現しましょう
オフィス移設は大きなプロジェクトですが、段取りと計画さえしっかりすれば、業務への影響を抑えつつ、理想のオフィス空間を実現できます。
不安や疑問があっても、「何にどれだけ費用がかかるのか」「どこに相談すればいいのか」など、一つひとつ整理して進めれば大丈夫です。
弊社MIRIXでは、経験豊富な専門スタッフが初めてのオフィス移設も親身になってサポート。オフィス移設計画から費用見積もり、現地立会い、アフターフォローまでワンストップで対応いたします。
「自分たちだけでやるのは不安…」という方も、まずはお気軽にご相談ください。
理想の働く環境づくり、コスト削減、効率アップをオフィス移設で実現しましょう。
