初めてのオフィス移転も安心！事務所移設の流れと費用節約の実践ポイント10選
「事務所やオフィスの移転を任されたけれど、何から始めればいいのかわからない」「移転準備や手続きでミスしたらどうしよう」「できるだけ費用を抑えたいけど、どこで削減できるの？」…
そんな不安や疑問をお持ちではありませんか？
事務所の移転は、業務に直結する大きなプロジェクト。準備やスケジュール管理、手続き、レイアウト設計など、やることが多く戸惑う方も多いでしょう。
この記事では、初心者の方にもわかるよう、事務所移転の流れと実践的なコスト削減のコツ10選を、具体的なチェックリストや注意点を交えてご紹介します。
最後まで読むことで「これなら安心して進められそう！」と感じていただけるはずです。
事務所移転とは？基礎知識とよくある不安
事務所移転の概要
事務所移転（オフィス移転）は、現在のオフィスから新しい場所へ拠点を移すことです。
通常の引越しと異なり、働く社員や業務に影響が出ないよう配慮しながら進める必要があります。
また、移転作業の規模も大きく、手続きやレイアウト設計、備品の調達、インフラ整備など多岐にわたります。
よくある不安や疑問
- どんな手順で進めればいいの？
- 業務を止めずに移転するには？
- 費用はどれくらいかかる？削減できるポイントは？
- 移転準備で抜け漏れがないか心配…
- レイアウトや働き方の改善もしたいけど、どう進めれば…？
これらの悩みは、しっかりとした準備とポイントを押さえれば解消できます。
まずは全体の流れをつかんでおきましょう。
事務所移転の基本的な流れとスケジュール管理
全体スケジュールを把握しよう
事務所移転はおおよそ3〜6か月前から準備を開始するのが理想です。
規模によっては1年前から動き出すケースもあります。
次の流れが一般的です。
- 現状把握・移転目的の整理
- 新オフィスの選定・契約
- レイアウト設計・工事計画
- 移転準備（手続き・備品選定など）
- 引越し業者の選定・スケジュール調整
- 引越し・原状回復・新オフィスの立ち上げ
- 各種移転後の手続き
スケジュール管理のポイント
スムーズな移転にはスケジュールの「見える化」が欠かせません。
ガントチャートやタスクリストを使い、誰が何を、いつまでにやるのかを明確にしておきましょう。
また、各業者や関係者への連絡・調整も早めに進めることが重要です。
事務所移転で必要な主な手続きとチェックリスト
移転前に必要な主な手続き
- 現オフィスの解約通知（通常6か月〜3か月前が多い）
- 新オフィスの契約手続き
- 引越し業者・内装業者・IT業者などの選定と発注
- 官公庁・税務署・法務局・取引銀行・取引先への住所変更届
- 電気・水道・ガス・インターネットなどの契約変更・停止手続き
- 社員への移転案内・スケジュール周知
手続き抜け漏れを防ぐチェックリスト
- 登記・税務署・社会保険事務所への届出は済んだか？
- 郵便局の転送手続きは完了したか？
- 各種保険会社、リース会社などへの連絡は？
- ホームページや名刺の住所表記変更予定は？
- 新オフィスのセキュリティ・入退室管理の確認は？
- 消防署、警察署への必要届出は？（規模による）
これらのチェックリストを作成し、担当者を決めて進捗を管理することで抜け漏れ防止につながります。
新オフィス選びとレイアウト設計のコツ
新オフィスを選ぶポイント
- 立地（通勤や取引先のアクセス）
- 賃料・共益費などコスト
- 必要な広さ・レイアウトの自由度
- ビルのセキュリティ・設備
- 将来的な事業計画や働き方への対応
特に「今後の事業拡大」「テレワーク対応」「福利厚生スペースの確保」など、会社の未来を見据えた選定が重要です。
レイアウト設計の実践ポイント
- 社員の動線を意識したゾーニング（会議室、執務スペース、休憩スペースなど）
- コミュニケーションや集中に配慮した空間づくり
- セキュリティエリアの設計
- 収納や備品置き場の最適化
- 将来の席増・レイアウト変更のしやすさ
レイアウト設計は、専門業者やオフィスコンサルタントの活用もおすすめです。
無料の3Dレイアウトサービスなども活用してみましょう。
事務所移転・引越しで発生する主な費用と内訳
代表的な移転費用項目
- 現オフィスの原状回復費用
- 新オフィスの契約関係費（敷金・保証金・仲介手数料など）
- 引越し業者への依頼費用
- 内装工事・設備工事費
- インフラ（電話・ネット・電気工事など）整備・移設費
- 新家具・什器の購入費、既存備品の処分費
- 各種手続き費用（登記、印刷物の更新など）
移転費用の目安
事務所移転の費用は、規模や移転距離、内装内容により大きく変動します。
目安としては「1坪あたり10〜20万円程度」と言われていますが、コストを抑える工夫次第で大きく削減可能です。
失敗しないためのコスト削減ポイント10選
1. 複数業者から見積もりを取る
引越し・内装・ITインフラ工事などは、必ず複数の業者に見積もりを依頼しましょう。
同じ内容でも、業者によって価格が2〜3割異なることもあります。
「相見積もり」でコスト適正化を図りましょう。
2. 不要な備品・家具は思い切って処分
移転時は物品整理の絶好のチャンス。
使っていない机や椅子、書類、OA機器をリストアップし、リサイクルや廃棄で処分しましょう。
処分費用が発生しますが、運搬費や新オフィスのスペースコスト削減にもなります。
3. 原状回復工事は内容と範囲をしっかり確認
現オフィス退去時の「原状回復工事」は、ビルによって必要な範囲が異なります。
オーナー・管理会社と事前に打ち合わせ、不要な工事は極力省きましょう。
また、相見積もりで費用削減も可能です。
4. 内装・レイアウトはシンプルに設計
内装工事費を抑えるには、パーティションや間仕切りを最小限にしたシンプルなレイアウト設計が有効です。
将来のレイアウト変更も見据え、柔軟性のある設計を心がけましょう。
5. 家具や什器は中古品やリースを活用
新品購入にこだわらず、中古オフィス家具・什器やリース品を活用することで、初期投資を大幅に抑えられます。
最近は高品質な中古品も多く流通しています。
6. 引越しはオフシーズン・平日を選ぶ
引越し業者の繁忙期（3〜4月、9月など）は費用が高騰します。
スケジュール調整が可能なら、閑散期や平日を選ぶことで大幅なコストダウンが期待できます。
7. 社内でできる作業は自分たちで行う
書類・備品・PCの梱包や荷ほどき、軽微な配線作業などは、自社スタッフで分担することで費用を抑えられます。
ただし、専門性が必要な工事や重量物の搬送は、無理をせず業者に任せましょう。
8. IT・通信インフラの見直しでランニングコストも削減
移転を機に、不要な回線や電話番号の見直し、クラウドサービスの活用など、ITインフラも最適化しましょう。
毎月のランニングコストを削減できるチャンスです。
9. 早めのスケジュール調整で「特急料金」を回避
直前の依頼や急な工事には「特急料金」や「深夜・休日割増」が発生する場合があります。
余裕を持ったスケジュール管理で、余計なコストを避けましょう。
10. 専門業者やコンサルタントへの相談を活用
オフィス移転のプロに相談することで、全体最適の視点や相場感、コスト削減ノウハウが得られます。
初回相談無料の会社も多いので、ぜひ活用してください。
スムーズな移転を実現するための注意点とトラブル防止策
よくある失敗例とその対策
- スケジュールに余裕がなく、バタバタしてしまった
- 手続き漏れがあり、業務や社員に支障が出た
- 費用が想定を大きく上回ってしまった
- レイアウトが業務に合わず、働きにくくなった
これらの失敗を防ぐために…
- 早めの全体計画とタスク分担
- 定期的な進捗確認とチェックリスト活用
- コスト見積もりの明確化と調整
- レイアウト設計時の現場社員の意見取り入れ
事務所移転を成功させるための実践アドバイス
移転プロジェクト担当者の心得
- 「全体を見渡す視点」と「現場目線」の両立
- 関係各所への丁寧な情報共有と周知徹底
- 不明点・疑問点はすぐに専門家や業者に確認
- 移転後の業務イメージも意識した計画づくり
移転後のフォローも忘れずに
オフィス移転は「引越しが終われば完了」ではありません。
移転後の不具合対応、社員からの意見ヒアリング、さらなる働き方の改善提案など、アフターフォローも重要です。
まとめ・安心して事務所移設を成功させるために
事務所移転は大きなプロジェクトですが、正しい流れやコスト削減のコツを知り、しっかりとスケジュール管理・タスク分担・手続きのチェックを行えば、必ず成功に導けます。
「何から始めて、どこに気をつければよいのか」本記事のポイントを押さえ、ぜひ安心して理想の新オフィスづくりにチャレンジしてください。
もし不安や疑問が残る場合は、事務所移転のプロである弊社MIRIXにお気軽にご相談・ご依頼ください。
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一緒に、快適でコスト最適な新オフィスを実現しましょう！
