はじめての事務所移転も怖くない！10のステップで失敗しないオフィス引越し完全ガイド
事務所移転は、多くの企業にとって一大イベントです。「何から手を付ければいいの？」「移転作業費用がどれくらいかかるのか不安」「オフィスレイアウトや荷物整理、スケジュール調整が心配」…こうした不安を抱えていませんか？
本記事では、初心者の方にも分かりやすく、事務所移転の計画立案から実際の引っ越し、そして移転後のスムーズな業務再開まで、10の重要なステップを詳しくご紹介します。
実践的なチェックポイントやコスト削減のコツ、社内調整のポイントまで、読んだその日から使える情報を満載。この記事で、あなたのオフィス移転の悩みがきっと解消されます！
1. 移転目的と現状把握からスタート
なぜ事務所移転をするのか？目的を明確にしよう
まず最初に、なぜ事務所を移転するのか、目的をはっきりさせましょう。
例えば「業務拡大に伴うスペース不足」「コスト削減」「アクセス向上」「働き方改革への対応」など、理由は様々です。この目的が明確でないと、移転後に「思っていたのと違う…」と後悔することも。
社内で移転の目的を共有し、全員のベクトルを揃えることが大切です。
現状（今のオフィス）の課題を洗い出す
今のオフィスで不便に感じている点や、改善したいポイントをリストアップしましょう。
- スペースが足りない／無駄が多い
- 会議室や共有スペースの不足
- 従業員の通勤アクセスが悪い
- 家賃や維持管理費が高い
- 設備やIT環境が古い
これらを明確にすることで、新オフィス選びやレイアウト設計時の指針になります。
2. オフィス移転計画の全体スケジュールを立てる
スケジュール管理の重要性
事務所移転は、関わる人・業者・作業内容が多岐にわたります。
スケジュールが曖昧だと、荷物整理が間に合わなかったり、社内調整に支障が出たり、トラブルの元に。
「いつまでに何を終わらせるか」「誰が担当するか」をはっきり決め、全体の流れを可視化しましょう。
移転スケジュール例
以下は一般的なオフィス移転のスケジュール例です。事務所の規模や業種に応じて調整してください。
- 6～12か月前…移転目的・現状課題の整理、移転先エリアの検討
- 5～8か月前…新オフィスの選定・賃貸契約、移転予算の策定
- 3～6か月前…オフィスレイアウト案作成、什器・IT設備の見直し
- 2～3か月前…業者選定、社内周知・各部署との調整開始
- 1～2か月前…荷物整理・梱包、現オフィスの原状回復準備
- 移転当日…搬出入、各種設置・試運転
- 移転後…業務再開、不具合対応、各種届出
進行管理シートやガントチャートを活用すると、抜け漏れ防止に役立ちます。
3. 予算計画と事務所移転作業費用の見積もり
どんな費用がかかる？主な項目を把握しよう
事務所移転には様々な費用が発生します。代表的なものは以下の通りです。
- 移転先オフィスの賃貸契約費用（敷金・礼金・保証金など）
- 現オフィスの原状回復費用
- オフィス引越し業者への作業費用
- 新規什器・家具、IT機器の購入費
- 内装工事・電源・ネットワーク工事費
- 各種届出や登記の手数料
- その他、各種保険料や雑費
事前にこれらの見積もりを取っておくことで、想定外の出費を防げます。
コスト削減のコツ
- 不要な什器や書類は引越し前に処分またはリユースし、運搬量自体を減らす
- 複数のオフィス引越し業者から見積もりを取得し、価格交渉する
- 新規購入と既存品の活用をバランス良く検討する
- 内装・設備工事は一括発注でコストダウンが可能か確認する
- スケジュールに余裕を持ち、繁忙期（春先など）を避ける
無理にコストを抑えすぎると後で使い勝手が悪くなるので、費用対効果を意識した選択がポイントです。
4. 新オフィスの選定と内覧ポイント
場所選びの基準を明確にする
新オフィスの選定は、移転成功のカギとなる重要なステップです。
以下のような観点で候補地を比較検討しましょう。
- 従業員や顧客の利便性（最寄り駅、交通アクセス）
- 周辺環境（飲食店、銀行、郵便局などの有無）
- 賃料や共益費、契約条件
- ビルのセキュリティや耐震性
- 将来の増員や働き方の変化への対応力
内覧時にチェックすべきポイント
実際に現地を見て、以下の点を確認しましょう。
- 共有スペース（エレベーター、トイレ、休憩所）の使いやすさ
- 天井高、採光、空調・換気の状態
- 通信インフラ（ネット回線、電話線、電源容量）
- 入居・退去時のルールや制限事項
- ビル管理会社の対応や評判
事前にチェックリストを作成しておくと、見落とし防止になります。
5. オフィスレイアウトの設計と働きやすさの工夫
レイアウト設計の流れとポイント
オフィスレイアウトは、業務効率や社員のモチベーションに大きく影響します。
次の流れで進めましょう。
- 部署ごとの座席数、必要スペースの算出
- 動線（人や物の流れ）がスムーズになる配置を検討
- 会議室・共有スペースのバランス
- 収納スペース・ロッカーの設置場所
- 将来の増員やレイアウト変更を見越した可変性
最近のトレンドと実例
近年では、フリーアドレス席や集中ブース、コミュニケーションスペースを取り入れる企業が増えています。
また、感染症対策として間仕切りや換気設備を工夫する例も多いです。
社員アンケートで要望を集め、みんなが働きやすい空間づくりを意識しましょう。
6. オフィス引越し・移転業者の選定と依頼のコツ
業者選定時の比較ポイント
オフィス引越しは専門性が求められる作業です。
業者を選ぶ際、以下をチェックしましょう。
- 法人向けオフィス引越しの実績と評判
- 作業内容（梱包～運搬～設置）の範囲と対応力
- トラブル時の補償や保険の有無
- 明瞭な見積もりと追加費用の有無
- 不用品の回収・廃棄も依頼可能か
- 希望日程・深夜/休日対応の可否
依頼時の注意点
- 作業範囲や役割分担を明確にしておく
- 搬出入の際のビル管理会社との調整を忘れずに
- 養生（床や壁の保護）をどうするかも確認
- オフィス機器や機密文書の搬送管理に注意
比較・相談・現地見積もりを複数の業者に依頼すると安心です。
7. 荷物整理・廃棄の進め方と重要ポイント
荷物整理は“引越しの前半戦”
移転直前にあわてて荷物整理を始めると、時間もコストも無駄が増えがちです。
「必要なもの」「不要なもの」「一時保管するもの」を分類し、計画的に進めましょう。
書類・データの処理方法
- 重要書類…移転先に持参。移動中の紛失・漏洩対策を徹底
- 不要な書類…シュレッダー・溶解処理など適切な廃棄処理を
- データ…必要に応じてクラウド移行やデータバックアップを
社内ルールや個人情報保護法も忘れずチェックしましょう。
什器・備品の処分・買取・リサイクル
オフィス什器や備品は、再利用・リサイクルや買取サービスの活用もおすすめです。
廃棄費用の削減や環境負荷の低減につながります。
大型什器の搬出・処分は、ビルの規則や廃棄業者のルール確認も忘れずに。
8. 社内調整とコミュニケーションの仕組みづくり
「誰が・いつ・何を」進めるかの明確化
事務所移転では、多くの部署や担当者が関わります。
役割分担や連絡系統を事前に決めておくことで、情報伝達の混乱を防げます。
社内説明会や定期的な情報共有を
- 移転スケジュールや進捗を定期的に社内へ発信
- 疑問や不安に答えるFAQや説明会を開催
- 新オフィスの写真やレイアウト案などを共有し、移転への期待感を醸成
- 一時的な業務影響や注意事項も事前に周知
社内調整がうまくいくことで、移転後の混乱も最小限に抑えられます。
9. 各種手続き・変更届の準備とスムーズな移行
必ず行うべき主要な手続き
オフィス移転では、さまざまな行政手続きや契約変更が発生します。
- 法務局：本店移転登記（会社住所の変更）
- 税務署・都道府県税事務所：異動届
- 社会保険事務所・労働基準監督署：住所変更
- 取引先・金融機関・リース会社等：住所変更連絡
- 電話・インターネットなどインフラ契約変更
- 名刺・封筒・Webサイト等の記載内容変更
リストアップして順番に着実に進めましょう。
遅れると業務に支障が出ることもあるので要注意です。
移行期でも業務を止めない工夫
一時的な業務停止やトラブルを減らすためには、移転前後でのスムーズな引き継ぎが大切です。
「IT機器の先行設置」「暫定的な郵便物転送」なども有効です。
10. 移転当日～移転後：チェックリストと安心の再スタート
当日の流れとチェックポイント
移転当日はバタバタしがちなので、事前に役割分担とタイムテーブルを確認しましょう。
- 貴重品・重要書類・IT機器は専任担当者が管理
- 搬出入の立会いと作業確認
- 旧オフィスの撤収・清掃
- 新オフィスでの什器配置・ネットワーク等の動作確認
- 不具合・不足物のチェックと即時対応
移転後のアフターフォロー
- 社員アンケートやヒアリングで新オフィスの感想・課題を収集
- 設備・備品の最終調整や追加発注
- 取引先や関係先への移転完了連絡
新環境に慣れるまで1～2週間ほどかかる場合もあります。無理せず、小さな改善を続けていきましょう。
まとめ｜安心して理想のオフィス移転を実現しましょう
事務所移転は「大変そう」「失敗したらどうしよう」と不安になりがちですが、正しいステップを踏んで準備すれば、きっと成功できます。
計画・コスト管理・社内調整・当日の段取り…ひとつずつ整理しながら進めることで、トラブルやストレスの少ない移転が実現できます。
「何から始めればいいかわからない」「プロに相談してみたい」という方は、ぜひ弊社MIRIXまでご相談ください。
豊富な実績とノウハウをもとに、最適な移転計画やレイアウト提案、コスト削減のアドバイスまでワンストップでサポートいたします。あなたの理想のオフィスを、一緒に実現しましょう！
