初心者でも失敗しないOA機器の選び方とおすすめランキング10選〜業務効率アップとコスト削減を両立する秘訣
「どのOA機器を選べばいいの？」「プリンターやコピー機の違いがよく分からない…」「できるだけコストを抑えつつ業務効率を上げたい」
オフィスや店舗で必要不可欠なOA機器ですが、種類が多く、初心者の方にはどれを選ぶべきか迷ってしまいますよね。選び方を間違えると、余計なコストがかかったり、使い勝手が悪くてストレスの原因にもなりかねません。
この記事では、OA機器初心者の方が抱えがちな不安や疑問に寄り添いながら、失敗しない選び方のポイントと、実際のおすすめOA機器を10製品厳選してご紹介します。この記事を読めば、あなたのオフィスに最適なOA機器選びの基準がわかり、安心して導入や買い替えができるようになります。
OA機器とは？種類と役割をやさしく解説
そもそもOA機器って何？
OA機器とは「Office Automation機器」の略で、オフィスの事務作業を自動化・効率化するための機械を指します。日常業務を支える縁の下の力持ちともいえる存在です。
主なOA機器の種類と特徴
- プリンター：パソコンなどで作成したデータを紙に印刷する機器。
- コピー機：書類や画像をそのまま複製するための機器。
- スキャナー：紙の書類や写真をデータ化（デジタル化）するための機器。
- 複合機：プリンター・コピー・スキャナー・FAXなど複数の機能を1台でこなす機器。
- ファクス（FAX）：書類を電話回線を通じて送受信できる機器。
- プロジェクター：パソコンやスマホの画面をスクリーンや壁に大きく映し出す機器。
- シュレッダー：不要な書類を細かく裁断して情報漏洩を防ぐ機器。
それぞれの機器は、業種や業務内容によって必要性が異なります。最近では複合機に多機能が集約されている場合も多いですが、用途や設置スペースに応じた選択が重要です。
OA機器選びでよくある悩みと失敗例
よくある悩み
- どの機器を導入すれば良いかわからない
- 高額な機器を買ってしまったが使いこなせていない
- ランニングコスト（消耗品費用など）が予想以上に高い
- 設置スペースが足りない・レイアウトに合わない
- 維持管理やメンテナンスに手間がかかってしまう
失敗例から学ぶ！OA機器選定の注意点
- 機能が多すぎて使いこなせない
- 最安値だけで選んでしまい、故障時のサポートが受けられない
- 消耗品（トナーやインク）のコストが高い
- 必要な機能が搭載されていない
- 容量や速度が業務量に見合わず、作業効率が落ちた
これらの失敗を防ぐには、選ぶ前に「自分たちが何を求めているか」「どんな用途で使うのか」を明確にしておくことが大切です。
失敗しないOA機器の選び方7つのポイント
初心者の方でも迷わず選べるよう、OA機器選びのポイントをわかりやすく解説します。次のチェックリストを参考にしてください。
- 1. 用途と必要な機能を明確にする
何のために使うのか（印刷、コピー、FAX、スキャンなど）をリスト化し、「絶対に必要な機能」「あると便利な機能」を分けて考えましょう。 - 2. 予算（初期・ランニングコスト）をイメージする
本体価格だけでなく、インク・トナー・用紙・保守契約などのランニングコストも確認しましょう。 - 3. 業務量・使用頻度を把握する
一日に使う枚数や処理件数に合った速度・容量のものを選ぶと、無駄な待ち時間やトラブルを防げます。 - 4. 設置場所・スペースに合うサイズを選ぶ
機器の外寸と設置する場所、配線スペースやメンテナンスの動線も考慮しましょう。 - 5. 操作性やサポート体制を確認する
誰でも簡単に操作できるか（タッチパネルや日本語表示など）、トラブル時のサポート体制が充実しているかも重要です。 - 6. 省エネ性能やエコ設計も注目
電気代やエコマーク認証、省エネルギー設定なども長期的なコスト削減につながります。 - 7. セキュリティ・情報漏洩対策もチェック
特にスキャナーやシュレッダー、ネットワーク対応機器はセキュリティ対策も忘れずに。
上記を一つひとつ確認すれば、OA機器選びで失敗するリスクを大幅に減らせます。
目的別・OA機器のおすすめ選び方ガイド
1. プリンターの選び方
- 印刷枚数が多いなら「レーザープリンター」がおすすめ。高速・大量印刷向き。
- 写真やカラー資料が多いなら「インクジェットプリンター」。
- 小規模オフィスや自宅ならコンパクトタイプも検討しましょう。
2. コピー機の選び方
- 使う頻度が高い場合は「業務用コピー機（複合機）」がコスパ良。
- 必要最低限の枚数だけなら家庭用のシンプルモデルでもOK。
- 片面/両面コピー、拡大・縮小機能の有無も要チェック。
3. スキャナーの選び方
- 大量の書類を素早くスキャンしたい場合は「ADF（自動原稿送り装置）」付き。
- 写真やイラストの高画質スキャンは解像度の高さも確認。
- パソコン連携やクラウド保存などの機能も便利です。
4. 複合機の選び方
- プリンター・コピー・FAX・スキャナーすべてを1台で済ませたい場合におすすめ。
- 複数人で使う場合は、ネットワーク対応・ユーザー認証などが便利。
- 保守サービスの充実度も重要なポイントです。
5. ファクス（FAX）の選び方
- 最近はペーパーレスFAX（PCやメール連携）が主流。
- 電話回線の種類（アナログ・IP電話）に注意。
- 迷惑FAXブロック機能やセキュリティも確認しましょう。
6. プロジェクターの選び方
- 部屋の明るさ・投影距離に合った明るさ（ルーメン）を選ぶ。
- 持ち運びたい場合は小型・軽量モデル、据え置きなら高画質モデルがおすすめ。
- 接続端子（HDMI/USBなど）やワイヤレス対応も要チェック。
7. シュレッダーの選び方
- 1回で細断できる枚数や、連続運転時間などを確認。
- 個人情報保護のため「クロスカット」や「マイクロカット」など細断方式も重要。
- 音の静かさやゴミ捨てのしやすさもポイントです。
OA機器導入でコスト削減・業務効率アップを実現するコツ
コスト削減のポイント
- 複合機や共用機器で1台多役化→余計な機器購入やスペースを削減
- ランニングコスト（消耗品や保守費用）の比較も必須
- リース・レンタルの活用（初期費用を抑えたい場合に有効）
- エコ機能や省エネ認証機器で長期的に電気代削減
業務効率アップのポイント
- スキャンデータのクラウド保存や社内共有→書類管理が楽に
- ネットワーク対応で複数人が同時に利用できる機器を選ぶ
- 自動両面印刷や自動細断（シュレッダー）で手間を省く
- 直感的な操作パネルや日本語表示でトラブルを減らす
実践的なチェックリスト
- 導入前に「必要機能」「設置場所」「予算」「利用人数・頻度」を書き出す
- 3〜5年後の業務量や社内変化も見越した選択をする
- 複数メーカー・機種の見積もりを比較する
- アフターサポートや修理体制も確認しておく
上記のポイントを押さえておけば、単なる価格や機能だけでなく、業務効率・コストの両面で納得のいくOA機器選びができます。
2024年最新！おすすめOA機器ランキング10選
ここではプリンター・複合機・コピー機・スキャナー・FAX・プロジェクター・シュレッダーの主要カテゴリから、初心者にも扱いやすく、コストパフォーマンスやサポート面で高評価の製品を厳選してご紹介します（編集部独自のリサーチと口コミ評価、メーカー公式情報などをもとに選定）。
- Canon imageRUNNER ADVANCE C3530F III（複合機）
- コピー/プリント/スキャン/FAXの多機能一体型
- タッチパネルで操作簡単、セキュリティ機能も充実
- 中規模オフィス〜大規模向けの最強コスパモデル
- Brother JUSTIO MFC-L3770CDW（複合機）
- A4カラー対応、無線LAN搭載でスマホ印刷もOK
- 家庭・小規模オフィスに最適な省スペース設計
- 両面印刷・ADF・FAX機能も搭載
- EPSON Colorio EW-M634T（インクジェット複合機）
- エコタンク搭載でインクコスト大幅削減
- コンパクトながら高画質・多機能
- スキャナーも高性能でパソコン連携◎
- FUJIFILM Apeos C2360（複合機）
- 直感的な操作パネル、クラウド連携機能
- 省エネ性能も高く、長期コストダウンに貢献
- セキュリティ強化機能で個人情報管理も安心
- Canon Satera MF443dw（モノクロ複合機）
- 高速印刷・高耐久性・自動両面印刷
- ネットワーク対応で複数人利用も快適
- モノクロメインの事務所・士業向け
- PFU ScanSnap iX1600（スキャナー）
- ADF搭載で大量スキャンもサクサク
- Wi-Fi対応、クラウド自動保存もラクラク
- 書類のペーパーレス化に最適
- SHARP UX-D750CL（ファクス）
- 見やすい液晶画面、迷惑FAXブロック機能付き
- コードレス子機付きで利便性抜群
- アナログ回線対応、店舗や小規模事業者に人気
- EPSON EB-E01（プロジェクター）
- 3,300ルーメンの高輝度で明るい部屋でも鮮明
- HDMI入力、パソコン・スマホ接続も簡単
- コストパフォーマンス重視の会議・プレゼン向け
- アイリスオーヤマ P6HCS（シュレッダー）
- クロスカット細断で個人情報保護も安心
- 一度に6枚細断、コンパクトで家庭・小規模事務所に最適
- 静音設計でオフィスでも使いやすい
- RICOH SP C261SF（カラーレーザー複合機）
- 高速カラー印刷、A4対応で中〜大規模オフィス向け
- コスト削減に優れたトナー方式
- コピー、スキャン、FAXも1台でOK
※ご紹介したスペックや機能は2024年時点のものです。詳しい仕様や価格・設置条件などは各メーカー公式ページや販売店にてご確認ください。
【Q&A】初心者がOA機器導入時によくある疑問と解決アドバイス
Q1：リース・レンタルと購入、どちらがいいの？
A：初期費用を抑えたい場合や短期間だけ使うならリース・レンタルが便利です。長期利用・コスト重視なら購入が結果的に安くなることも。自社の運用方針や資金状況、保守サービスの比較もポイントです。
Q2：複合機と単機能プリンター、どちらを選ぶべき？
A：複数の機能（コピー・スキャン・FAXなど）が必要なら複合機が便利です。シンプルな印刷だけで十分なら単機能プリンターの方がコスパが良く、故障リスクも分散されます。
Q3：中古OA機器はおすすめですか？
A：コスト削減には有効ですが、故障や部品調達、サポート面で不安も。信頼できる業者選びや保証内容の確認、消耗品の流通状況などを必ずチェックしましょう。
Q4：サポートや修理体制はどう見る？
A：メーカーや販売店のサポート実績・拠点数・対応スピードを比較しましょう。全国対応や即日訪問の有無、保守契約内容までしっかり確認しておくと安心です。
Q5：ペーパーレス化を進めたいのですが…
A：スキャナーやクラウド連携、複合機の自動仕分け機能などを活用しましょう。紙とデータの両方を管理する「ハイブリッド運用」から始めるのもおすすめです。
まとめ：理想のOA機器選びで快適なオフィス環境を実現しよう
OA機器の選び方は、ただ価格や最新モデルに目を向けるだけでなく、「自社の業務に本当に必要な機能は何か」「将来の業務量や働き方の変化にも柔軟に対応できるか」をじっくり考えることが大切です。この記事でご紹介したポイントや実践的なチェックリスト、おすすめ製品を参考に、ぜひあなたにぴったりのOA機器選びを進めてください。
もし「やっぱり自分だけでは判断が難しい」「最適な機器構成をプロに相談したい」と感じたら、ぜひ一度、弊社MIRIXにご相談ください。経験豊富な専門スタッフが、貴社の業務内容やご予算、ご要望に合わせて最適なOA機器選びを全面サポートいたします。初めての導入から買い替え、保守・運用まで、安心して理想のオフィス環境を実現しましょう！
