はじめてのオフィス移転徹底ナビ｜費用・段取り・成功のコツをやさしく解説
事務所引越しやオフィス移転を考え始めたとき、「何から始めればいいの？」「費用はどれくらいかかるの？」「トラブルなく進めるにはどうしたらいい？」と不安や疑問を抱える方は多いものです。普段の引越しと違い、業務への影響やIT機器の取り扱い、レイアウト変更など、専門的な配慮が必要な場面も少なくありません。
この記事では、初心者の方でも分かりやすいように、事務所引越しの費用相場やスケジュール、必要な準備や注意点、専門業者選びのポイントまで、具体的な手順とチェックリストを交えて徹底解説します。この記事を読むことで、不安を解消し、スムーズでトラブルのないオフィス移転を実現するための知識が身につきます。ぜひ参考にしてください。
事務所引越し・オフィス移転の全体像を把握しよう
なぜオフィス移転は特別なのか？
事務所引越しやオフィス移転は、単なる「荷物の引越し」ではありません。業務を止めずに移転を完了させることや、従業員の働きやすさ、新しいオフィスでの効率的なレイアウト設計、膨大な書類やIT機器の管理など、一般家庭の引越しとは異なる複雑な要素が多く含まれます。
オフィス移転でよくある悩み
- 引越し費用がどれくらいかかるのか分からない
- どんな段取り・スケジュールで進めればいいのか不安
- 荷物梱包やIT機器の移設に失敗しそうで心配
- 専門業者はどこを選べばいいのか分からない
- レイアウトや整理整頓をどのタイミングで考えればいいのか迷っている
この記事では、これらの悩みを一つずつ解消していきます。
1. 事務所引越しにかかる費用相場と内訳
費用の目安と内訳
事務所引越しの費用は、オフィスの広さや荷物量、移動距離、作業内容によって大きく変動します。目安としては、以下のような費用が発生します。
- 引越し作業費用（荷物の運搬・梱包・搬出入など）
- IT機器の移設費用（LAN・電話・サーバーなど）
- レイアウト変更・オフィス什器の設置費用
- 原状回復工事費用（現オフィスの退去時）
- 新オフィスの内装・設備工事費用
一般的な相場（参考）
- 10名規模の小規模オフィス：50万円～150万円
- 30名規模の中規模オフィス：150万円～400万円
- 50名以上の大規模オフィス：400万円～1000万円超
※上記は目安です。具体的な費用を知りたい場合は、必ず複数の業者から見積もりを取りましょう。
費用を左右するポイント
- 荷物の量や内容（大型什器・精密機器の有無）
- 移転距離（近距離か遠距離か）
- 階数、エレベーターの有無
- 作業日程（休日・夜間は割増になることも）
- 梱包や荷解き作業の範囲（自社か業者か）
費用を抑えるコツ
- 不要品や古い什器は事前に処分し、荷物を減らす
- 業者に一括で任せる内容と自社で行う内容を明確化
- 複数業者に見積もり依頼し、費用とサービス内容を比較
- 繁忙期（3月・9月など）を避けてスケジュールを調整
2. オフィス移転の段取りとスケジュール
全体の流れをざっくり把握
事務所引越しをスムーズに進めるためには、事前準備と段取りがとても重要です。目安となるスケジュールを紹介します。
- 6か月前：プロジェクトチームの発足、現状課題の整理、新オフィス候補の選定
- 4か月前：新オフィス契約締結、現オフィスの解約通知、レイアウト設計開始
- 3か月前：専門業者の選定・見積もり、IT機器・インフラの移設計画作成
- 2か月前：什器・備品の新調や廃棄手配、社員向けの移転説明会
- 1か月前：荷物梱包の準備、業者との最終打ち合わせ、移転スケジュールの確定
- 移転当日：引越し作業実施、IT設置作業、清掃、最終チェック
- 移転後：業務開始、各種届出・住所変更手続き、アフター対応
業務への影響を最小限にするには
移転準備中も通常業務が続くため、業務への影響を最小限にする配慮が重要です。担当者を明確にし、進捗管理や情報共有を徹底しましょう。
3. チェックリストで抜け漏れゼロ！オフィス移転準備の全体像
- プロジェクトチームの編成と役割分担
- 現オフィスの解約予告（賃貸契約の解約通知期間を確認）
- 新オフィスの契約・条件確認
- レイアウトやフロア設計、電源・ネットワークの計画
- 専門業者の選定と相見積もり（引越し、内装、IT、清掃など）
- 什器・備品の新規購入やリユース・廃棄手配
- 荷物梱包・書類整理（重要書類・機密書類、不要物の廃棄）
- IT機器・ネットワーク・電話の移設計画と業者手配
- 移転スケジュールの明確化・関係者への周知
- 移転後の各種手続き（登記、行政、取引先への通知）
4. 荷物梱包・オフィス整理整頓の進め方
オフィス荷物梱包のポイント
荷物梱包は、規模が大きくなるほど管理が難しくなります。社員ごと、部署ごとに担当を決めて進めるのがおすすめです。
- ダンボールには中身・部署名・担当者名を明記
- 重要書類や機密情報は厳重に管理し、別途運搬も検討
- パソコンや精密機器は専用の梱包材を使用し、データバックアップも忘れずに
- 不要品は早めにリストアップし、廃棄やリサイクルを計画的に
オフィス整理整頓のコツ
- 移転を機に「何を新オフィスに持って行くか」「何を手放すか」棚卸しする
- 定期的に進捗チェックし、溜め込まない工夫を
- 社員みんなで取り組める環境づくり（チェックリスト配布など）
5. レイアウト変更・オフィスレイアウト設計の基本
理想のオフィスを実現するレイアウト設計
新しいオフィスを快適で効率的な空間にするには、レイアウト設計が重要です。以下のポイントを意識しましょう。
- 動線計画（社員の移動がスムーズか）
- フリーアドレス制や固定席のバランス
- 会議室・応接室・休憩スペースの配置
- 電源・LAN・Wi-Fiなどインフラの配置計画
- 収納・ロッカーの充実
- 防災・避難経路の確保
オフィスレイアウト設計は専門業者に相談することで、働きやすさだけでなくオシャレな空間づくりやコスト削減も実現しやすくなります。
6. IT機器移設の注意点と業者選び
IT機器移設で失敗しないために
パソコン・サーバー・通信機器など、IT機器の移設には専門知識が必要です。以下のようなポイントに注意しましょう。
- 事前の現地調査：新オフィスでの配線・ネットワーク環境の確認
- データのバックアップ：トラブル時に備える
- 移設計画の早期作成：回線工事は時間がかかるため特に注意
- 専門業者への依頼：自社で対応できない場合は必須
移転直後にネットがつながらない、電話が使えないといったトラブルを防ぐため、IT関連のスケジュールは優先的に計画しましょう。
IT専門業者選びのポイント
- オフィス移転のITサポート実績が豊富か
- 回線工事やネットワーク設定などワンストップで対応できるか
- 当日の立ち合いやアフターサポートが充実しているか
7. 専門業者の選び方と見積もりの取り方
信頼できる業者をどう探す？
オフィス移転は専門知識が必要な作業も多いため、信頼できる専門業者選びが肝心です。以下のポイントで比較しましょう。
- 実績や口コミ、紹介の有無
- 対応範囲（引越し作業、IT、内装、レイアウト設計まで一括か）
- 見積もりの内訳が明確であるか
- トラブル発生時の対応や保険加入の有無
見積もり取得の手順と注意点
- 3社以上から相見積もりを取る
- 見積もりに含まれる作業範囲を細かく確認
- 追加費用が発生しやすい項目（特殊搬出、深夜作業、廃棄処分など）もチェック
- 疑問点があれば遠慮せず質問する
8. オフィス移転前後の届出・手続き一覧
移転にともなう主な届出事項
- 法人登記の住所変更（法務局）
- 税務署・都道府県税事務所への届出
- 社会保険・労働保険の手続き
- 取引先・関係会社・金融機関への通知
- 郵便物転送依頼
必要な手続きが漏れると、トラブルや信用問題につながることも。チェックリストを作成して一つずつ対応しましょう。
9. 事務所引越しでよくあるトラブルとその回避策
想定されるトラブル事例
- 新オフィスでネットが使えない
- 荷物や什器が破損・紛失してしまった
- 原状回復工事が間に合わず、追加費用が発生した
- スケジュールに遅れ、業務に支障が出た
- 役所や取引先への住所変更が遅れた
トラブルを防ぐためのポイント
- 事前に全体スケジュールと役割分担を明確化
- 重要作業（IT・通信）は早めに着手
- 業者との打ち合わせ・確認をこまめに
- 作業当日は現場責任者を配置し、立ち合い・現地確認を徹底
10. オフィス移転を成功させるためのQ&A
Q. どのタイミングで専門業者に相談を始めればいい？
A. 移転の6～4か月前には相談を開始し、早めのスケジュール管理が安心です。繁忙期は予約が埋まりやすいので、できるだけ余裕を持って動きましょう。
Q. 自分たちでできることと業者に頼むことの線引きは？
A. 荷物梱包や書類整理、不要品廃棄などは自社でも対応しやすい作業です。IT機器の移設や特殊な什器の運搬、レイアウト設計など専門知識が必要な部分は業者に任せるのが安全です。
Q. 移転にともない必要な手続きは？
A. 法人登記・各種届出・関係先への通知・郵便物転送など、移転前後で多くの手続きが必要です。早めにリストアップしておくことをおすすめします。
Q. できるだけ費用を抑える方法は？
A. 荷物量を減らす、繁忙期を避ける、不要なオプションを省く、複数社で見積もり比較するなどが有効です。自社でできることは分担して進めましょう。
まとめ｜事務所引越しの不安を乗り越え、理想のオフィス移転を実現しよう
はじめての事務所引越し・オフィス移転は分からないことが多く、不安に感じるのは当然です。しかし、段取りと事前準備をしっかり行い、信頼できる専門業者と連携することで、トラブルを防ぎながら理想のオフィス移転を実現することができます。
「何から始めればいいか分からない」「手続きや業者選びが不安」「できるだけスムーズに終わらせたい」という方は、ぜひ本記事のチェックリストやポイントを活用し、一つずつ進めてみてください。
もし移転準備や専門業者探しにお悩みの方は、ぜひ弊社MIRIXにご相談ください。豊富な実績とノウハウで、費用の見積もりからレイアウト設計、IT機器移設、オフィス整理整頓までワンストップでサポートします。安心して理想のオフィス移転を実現できるよう、プロの視点でしっかりとお手伝いさせていただきます。
