はじめてのビジネスフォン導入完全ガイド｜選び方・料金比較・機種紹介と失敗しないコツ5選
オフィスや店舗の新設・リニューアル、テレワーク対応などで「ビジネスフォンを導入したいけれど、何から選べばいいのか分からない」「たくさん機種やサービスがあって迷う」「予算や必要な機能が見極められない」とお悩みではありませんか？
はじめてビジネスフォンを導入する方や、最新の電話システムに切り替えたい方にも、分かりやすく丁寧にご案内します。この記事を読めば、失敗しないビジネスフォン選びのポイントや、最新のクラウドPBX・IP電話の違い、料金相場、おすすめ機種やサービスの比較まで、初心者の方でも安心して自社にぴったりのシステムを導入できるようになります。
1. そもそもビジネスフォンとは？仕組みと基本機能をやさしく解説
ビジネスフォンとは？家庭用電話との違い
ビジネスフォンは、企業や店舗、オフィス向けに設計された多機能電話機・電話システムの総称です。家庭用電話とは異なり、複数の回線・電話機を効率よく管理し、内線・外線の切り替え、転送、保留、通話履歴管理など業務に便利な機能を搭載しています。
主な特徴は以下の通りです。
- 複数人で同時に外線/内線通話ができる
- 転送・保留・代表番号での着信振り分けが可能
- 電話帳機能や通話履歴管理が充実
- セキュリティ面も配慮されている
- IP電話やクラウドPBXとの連携が進んでいる
ビジネスフォンの主な機能一覧
ビジネスフォンには、多忙なオフィスワークを支える便利な機能が多数あります。
- 内線通話・内線グループ機能：社内間で無料通話が可能
- 外線通話（代表番号・複数回線対応）：1つの番号を複数人で共有
- 保留・転送・ピックアップ：業務効率化に欠かせない基本機能
- 留守番電話・自動応答：不在時も安心
- 録音・履歴管理：トラブル防止や教育にも役立つ
- ナンバーディスプレイ・迷惑電話対策
- 携帯・スマホ連携（FMC）：テレワークや外出先からも内線通話可能
- IP電話/クラウドPBX対応：インターネット回線を利用したコスト削減・柔軟な運用
2. ビジネスフォンの種類と特徴｜従来型・IP電話・クラウドPBXの違い
従来型ビジネスフォン（PBX設置タイプ）
各オフィス内に「主装置」（PBX）を設置し、各電話機を有線でつなぐタイプ。安定性・信頼性が高く、大規模企業にも対応。ただし、導入・増設・移転時にコストや手間がかかりやすい点がデメリットです。
- メリット：安定した通話品質・信頼性、小規模～中規模オフィス向け
- デメリット：設置・保守コスト、オフィス増減への柔軟性が低い
IP電話対応ビジネスフォン
インターネット回線を利用して通話する仕組み（VoIP）。専用の電話機やアダプタを使うことで、通話料の大幅なコスト削減、遠隔地拠点との無料内線化が可能です。
- メリット：通話料が安い、距離に関係なく内線化可能
- デメリット：インターネット回線品質に依存、停電時の利用制限
クラウドPBX（クラウド型ビジネスフォン）
従来の主装置（PBX）をクラウド上のサービスとして提供。専用の機器が不要で、スマートフォンやPCでもビジネスフォンとして利用可能。近年急速に普及しています。
- メリット：初期費用が安い、導入・増設が容易、テレワーク・多拠点に最適
- デメリット：インターネット環境必須、通信障害時のリスク
3. ビジネスフォン導入の流れと準備チェックリスト
導入までの一般的なステップ
- 現状の業務・電話利用状況のヒアリング
- 必要な機能・台数・拠点数の洗い出し
- 適切な電話システム（従来型/クラウドPBX/レンタル等）の選定
- 見積もり・プラン比較
- 社内ネットワーク・インフラの確認
- 工事・設置・アカウント発行（クラウドPBXの場合）
- 設定・動作テスト
- 運用開始・スタッフへの使い方説明
導入前の不安解消！チェックリスト
- 現在の電話回線（アナログ/ISDN/IP）種別は？
- 必要な電話機数・外線数・内線数を把握していますか？
- 将来的な人員増減や拠点追加の予定は？
- テレワークやスマホ連携の必要性は？
- 予算の上限やランニングコストの許容範囲は？
- 現在利用しているFAX・複合機・他システムとの連携は必要？
- セキュリティ・録音・ログ管理の要件は？
これらを事前に整理しておくことで、導入後の「こんなはずじゃなかった…」を防げます。分からないことは専門の業者に気軽に質問しましょう。
4. ビジネスフォンの料金体系とコストを徹底解説
導入にかかる主な費用
ビジネスフォン導入・運用には主に以下の費用が発生します。
- 初期費用：主装置・電話機本体・設置工事・設定費用
- 月額費用：クラウドPBXやレンタルの場合は月額制（1台あたり数百円～）
- 保守費用：故障時対応や定期メンテナンス
- 通話料：外線通話料金（IP電話・クラウドPBXは割安）
ビジネスフォン価格・相場一覧（2024年版）
- 従来型ビジネスフォン：1台あたり2万～5万円＋主装置・工事費用
- IP電話機：1台あたり1万～3万円前後
- クラウドPBX：初期費用0円～、月額500円～2000円/台程度（サービスにより異なる）
- ビジネスフォンレンタル：1台あたり月額1,000円～3,000円（契約期間で変動）
※価格は2024年市場相場。大規模・多拠点・カスタマイズの場合は別途見積もりが必要です。
コストを抑えるポイント
- 必要最小限の機能・台数でスタートし、後から拡張
- 中古ビジネスフォンやレンタル、クラウドPBXを活用する
- 複数業者でのビジネスフォン比較・見積もり取得を徹底
- IP電話・クラウドPBXで通話料を削減
「高いシステム＝安心」とは限りません。自社に本当に必要な機能・規模を見極めて賢く選びましょう。
5. 今おすすめのビジネスフォン機種・サービス徹底比較
人気のビジネスフォン（物理機器型）
- NTT αA1/A1Rシリーズ：中小企業向けの定番。幅広いラインナップで拡張性◎
- NEC Aspire WX：クラウド・IP対応、スマホ内線化にも強い
- SAXA（サクサ）PLATIA II：コストパフォーマンス・機能性のバランスが良い
- Panasonic KX-NSシリーズ：使いやすいUIと高信頼性で評価が高い
クラウドPBX・IP電話サービス（2024年版）
- MIRIXクラウドPBX：初期費用0円・月額500円～、スマホ・PCで内線化、スピード開通
- ひかり電話オフィスA（NTT東西）：IP電話の代表格。安定性に定評
- UNIVOICE：クラウド型で柔軟な運用、録音・モニタリング機能充実
- モバビジ：モバイル・PCの連携に優れ、テレワーク対応
ビジネスフォン評価のポイント
ビジネスフォン比較の際には、下記の観点で評価しましょう。
- 基本機能（内線・転送・保留等）の使いやすさ
- 拡張性・柔軟性（増設・他システム連携）
- サポート体制・保守の充実度
- 初期・月額料金のバランス
- 実際のユーザー評価・口コミ
特にクラウドPBXやIP電話サービスは、無料トライアルや短期契約が可能な場合も多いので、実際に使い勝手を体験するのも失敗を防ぐコツです。
6. 失敗しないビジネスフォン選びのポイント５選
1. 目的と必要な機能を明確に
「なんとなく新しいものが良さそう…」ではなく、自社の業務に絶対必要な機能（内線数、転送、録音、携帯連携など）を先にリストアップ。無駄な機能でコストアップしないためにも、優先順位を付けてください。
2. 今後の拡張性・柔軟性を確保
社員数や拠点数の変動、テレワーク普及など、将来的な変化に柔軟に対応できる電話システムを選びましょう。クラウドPBXやIP電話は拡張が非常に簡単です。
3. 導入・運用コストをトータルで比較
初期費用ばかりに目が行きがちですが、月額費用・通話料・保守費用も含めて5年～10年スパンで全体コストを試算しましょう。ビジネスフォンレンタルやクラウドPBXは、初期投資を抑えられます。
4. サポート・保守体制を要チェック
故障やトラブル時のサポート対応は非常に重要です。電話一本ですぐ駆け付けてくれるか、リモート保守が可能か。サポートの質や評判も業者選びのポイントです。
5. 口コミ・実際の利用者評価を確認
同業他社やユーザーの声は貴重な判断材料です。「〇〇社は実際どう？」とネット検索や専門業者に質問してみましょう。評価が高いところはやはり失敗も少なく、安心です。
7. よくある質問Q&A｜ビジネスフォン導入前の不安を解消！
Q. 何台からでも導入できますか？
はい、1台～数百台まで柔軟に対応可能です。小規模オフィスや個人事業主向けのプランも増えています。
Q. クラウドPBXやIP電話は本当に安全？音質はどう？
近年のクラウドPBX・IP電話は暗号化や強固なセキュリティ対策が充実し、通話音質も従来の固定電話に遜色ありません。ネットワーク品質やセキュリティも業者に確認しましょう。
Q. FAXや複合機との連携はできますか？
はい、従来型・クラウド型ともにFAX・複合機と連携可能です。ただし、IP電話の場合はFAXが正常動作しにくい場合があるため、事前に確認が必要です。
Q. どの業者に依頼すればよい？
ビジネスフォンの販売・設置業者は多数ありますが、「複数社で見積もり」「導入実績」「サポートの質」「ビジネスフォン評価の高さ」で比較するのが賢明です。弊社MIRIXもお気軽にご相談ください。
まとめ｜最適なビジネスフォン導入で働き方改革を実現！
ビジネスフォン導入は、日々の業務効率やお客様対応の質、働き方改革に直結する大切な投資です。
「どれが自社に合うのか分からない」「新しいクラウドPBXやIP電話を導入しても運用できるか不安…」
そんな悩みも、この記事のポイントを押さえれば安心。失敗しないためには、目的・必要機能の整理、将来の拡張性、コスト・サポート面の比較、口コミ評価のチェックが不可欠です。
もし迷いや疑問がある場合は、実績豊富な専門業者に相談するのが一番の近道です。
弊社MIRIXでは、経験豊かなスタッフがご要望にあわせて最適なビジネスフォン・クラウドPBX・IP電話をご提案し、導入から運用サポートまで一括支援しております。
どんな小さな疑問もお気軽にお問合せください。あなたの理想の電話システム導入を、私たちと一緒に安心して実現しましょう！
