オフィス移転の期間やスケジュール管理のコツを徹底解説！無駄なく理想の移転を実現する8つの短縮ポイント
「オフィス移転を検討しているけど、どれくらいの期間が必要なのか分からない」「スムーズに進めるためのスケジュール管理や注意点が知りたい」「移転の失敗やトラブルが心配…」といった不安や疑問をお持ちではありませんか？
オフィス移転は、やるべきことや関係者が多く、想像以上にやることが多岐にわたります。特に初めての場合、「何から手をつければいいのか」「スケジュールが遅れるとどうなるの？」と不安になるのも無理はありません。
この記事では、初心者の方にも分かりやすく、オフィス移転の基本的なスケジュールや期間の目安、短縮のコツ、具体的なステップと注意点をわかりやすく解説します。読んだ後には「これなら大丈夫」と安心して準備が進められるはずです。
オフィス移転の基本スケジュールと期間の目安
オフィス移転にかかる一般的な期間は？
オフィス移転は、規模や状況によって大きく異なりますが、一般的な中小企業（20〜100名程度）の場合、
- 全体の準備期間：4〜6か月
- 移転作業当日：1〜2日
- 落ち着くまでの期間：1〜2週間
というスケジュール感が目安です。
例えば、50名規模の事業所なら、「移転先探し」から「新オフィス稼働」まで、およそ5か月見ておくと安心です。
もし100名以上の規模や、IT・医療・研究など専門設備が多い場合は、半年以上かかるケースもあります。
オフィス移転の主なステップと流れ
スムーズな移転のためには、工程ごとに「何を」「いつまでに」やるのか明確にしておきましょう。主なステップは以下の通りです。
- 1. 移転の目的・方針を明確にする（〜6か月前）
- 2. 現オフィスの解約手続き確認（5〜6か月前）
- 3. プロジェクトチームの編成（5か月前）
- 4. 新オフィスの条件整理・候補地探し（5〜4か月前）
- 5. 新オフィスの内覧・契約（4〜3か月前）
- 6. レイアウト・設備の設計（3〜2か月前）
- 7. 各種業者選定・発注（2か月前）
- 8. 移転に伴う各種手続き（1〜2か月前）
- 9. 荷造り・引越し準備（1か月前）
- 10. 移転作業・旧オフィスの原状回復工事（数日〜1週間）
- 11. 新オフィス稼働・最終チェック（移転直後）
- 12. 関係各所への移転通知（移転後）
上記はあくまで一例ですが、これをベースに自社の事情や規模に合わせて調整しましょう。
現オフィスの解約期間の落とし穴
意外と見落としがちなのが「現オフィスの解約期間」です。多くのオフィス物件では、退去の6か月前までに解約予告が必要です（契約内容による）。このため、「移転を決めてから、すぐに新オフィスが見つかる」とは限りませんので、解約予告の期日を最初に確認することが非常に重要です。
オフィス移転のスケジュールを短縮する8つのポイント
1. 目的・条件・予算を最初に明確にする
「なぜ移転するのか」「どんなオフィスにしたいのか」「総予算はいくらか」を早い段階で具体化しましょう。要件が曖昧だと、物件選びやレイアウト設計が二転三転しやすく、スケジュールがズレます。
目的・条件シートを作成し、プロジェクトメンバーで認識を揃えましょう。
2. プロジェクト体制を早めに固める
「誰が何を担当するか」を明確にし、情報共有・意思決定が迅速にできる体制を作ることが重要です。部門横断のチームを作り、「決済者（最終責任者）」と「実務担当」を明確にしましょう。
週1回程度のミーティング機会を設けると進捗が分かりやすくなります。
3. 解約予告と新旧物件の契約タイミング管理
現オフィスの解約予告と新オフィスの契約タイミングをしっかり管理することで、家賃の二重払い期間や移転作業の空白期間を最小限にできます。
解約申請日と新オフィス入居可能日を一覧表にしてチェックしておくと安心です。
4. 信頼できる専門業者の活用
オフィス移転の専門業者（移転コンサル・不動産仲介・内装業者・IT業者など）を早めに選定・相談することで、実績あるスケジュール案や失敗しない段取りを提案してもらえます。
移転業者選びの比較チェックポイント：
- オフィス移転実績・専門性
- ワンストップ対応の可否
- 担当者のレスポンス・提案力
- 見積り内容の明確さ
- 口コミ・評判
5. 業者打ち合わせ・レイアウト設計は並行して進める
物件探しと並行してレイアウトのイメージや必要設備を整理しておくと、正式な内見・契約後にすぐ内装設計へ着手できます。
例えば、「理想の働き方」「人数増減への対応」「必要な会議室・共用スペース」など、リストアップしてエンジニアやデザイナーと事前打ち合わせをしておくと、設計作業がスムーズです。
6. IT・ネットワークの準備は最優先で動く
ネット回線や電話・複合機・セキュリティなどITインフラ系は、工事・設定に時間がかかることが多いです。着工まで1か月以上かかる場合もあるため、物件が決まったらすぐに手配しましょう。
ITチェックリスト例：
- インターネット回線・プロバイダの移転手続き
- 電話番号の移転・新規取得
- ビジネスフォン・PHS・複合機の設置計画
- セキュリティ・入退室管理システムの設計
- サーバー移設（必要に応じて）
7. 各種手続き・届出のスケジューリング
移転に伴い、法務局などへの本店移転登記、税務署・社会保険事務所・取引先等への変更届が必要です。これらは提出期限や必要書類が決まっているため、「やるべきことリスト」を部門ごとにまとめておきましょう。
8. 荷物の整理・不要品処分を早めに開始
移転直前に一気に荷物を整理しようとすると、不要品の山に悩まされがちです。早い段階から「必要なもの・不要なもの」の仕分けをはじめ、リサイクル・廃棄・売却などのルートも決めておくと、荷造り・引越し作業が大きく短縮できます。
オフィス移転における重要な注意点とチェックリスト
失敗しやすいポイントと対策
オフィス移転は一度きりの大きなイベント。準備不足や認識違いがトラブルの原因になることも。よくある失敗例とその対策をまとめました。
- 解約・契約手続きが遅れ、家賃の二重払いが発生 → 契約内容・期日をプロジェクト初期に要確認
- 内装・設備に時間がかかり、引越しが遅れる → 物件選定と同時にレイアウト案も並行作成
- ITインフラ準備が間に合わず、業務に支障 → ネット・電話の手配は最優先で着手
- 不要品や古い書類の整理が後回しで混乱 → 早めの断捨離・リスト化が必須
- 関係各所への移転通知忘れでトラブル → 取引先・役所・インフラ各社への通知リスト作成
オフィス移転スケジュール管理のコツ
スムーズな移転のためには、スケジュール表の作成と「進捗管理」が不可欠です。
おすすめはExcel・Googleスプレッドシート等で「やることリスト」と「担当者」「期日」「進捗状況」を見える化すること。プロジェクトチーム内で共有しましょう。
また、万が一の遅延やトラブルを想定し、各工程に「バッファ期間（余裕）」を持たせることも大切です。
オフィス移転前後の手続き・チェックリスト例
- 法務局での本店移転登記
- 税務署・都道府県税事務所・市区町村役場への異動届
- 社会保険事務所・労働基準監督署への届出
- 取引先・金融機関・リース会社等への移転通知
- 郵便局の転送手続き
- 電気・ガス・水道・インターネット・電話・警備会社などインフラ各社へ連絡
- 印刷物（名刺・封筒・会社案内等）の修正・発注
- 社内案内・社員説明会の開催
これらのチェックリストをもとに、漏れがないように進めましょう。
オフィス移転を成功させるためのポイントまとめ
オフィス移転は多くの工程があり、計画的なスケジュール管理が何より大切です。
ポイントを押さえつつ、無理のない移転計画を立てれば、社員も安心して新しい職場環境に移行できます。
- 解約予告と新オフィス契約のタイミング管理を最優先
- 移転プロジェクト体制と目的・条件の明確化
- 信頼できる専門業者への早期相談・依頼
- IT・ネットワーク準備は最優先で着手
- 不要品整理・各種手続きリストアップを前倒しで
- スケジュール表・進捗管理を必ず「見える化」
移転は「やるべきことリスト」を一つ一つ確実に潰していくことが成功の秘訣です。
もし「不安で進め方が分からない」「何から相談したらいいか分からない」と感じたときは、ぜひ弊社MIRIXへご相談ください。
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