はじめての事務所引越しも安心！準備・費用・成功のコツをやさしく解説
「事務所の引越しを任されたけれど、何から始めていいか分からない」「オフィス移転って思った以上に大変そう…」「費用も手順も複雑そうで心配」
こんな不安や疑問をお持ちではありませんか？
事務所引越しは、社員やお客様への影響も大きく、スムーズに進めるにはしっかりとした事前準備と正しい手順が大切です。この記事では、事務所引越しの全体像、費用相場、準備から成功ポイントまでを初心者にも分かりやすく解説。
「やるべきこと」が明確になり、不安を解消して新オフィスでのスタートを気持ちよく切るためのヒントが満載です。
事務所引越しとは？押さえておきたい基礎知識
事務所引越しとオフィス移転の違い
「事務所引越し」と「オフィス移転」は同じ意味で使われることが多いですが、いずれもオフィス・事務所の場所を移すことを指します。
小規模なレイアウト変更を含めて「オフィス移転」と呼ぶ場合もありますが、基本的には机や椅子、パソコンなどの事務機器の移動、書類や備品の梱包・運搬、新オフィスの設計やレイアウト変更、通信・ネットワークの移設など、多くの工程が発生します。
なぜ計画的な準備が必要なのか
事務所引越しは、単なる荷物の移動ではありません。
移転前後の業務を止めない工夫や、効率的なレイアウト設計、退去・入居のスケジュール管理、関係各所への届出・手続きなど、多岐にわたる作業が発生します。
手順を間違えると、余計なコストやトラブルが発生しやすいため、段階的にしっかり準備することが成功のカギです。
事務所引越しの費用相場と内訳
費用はいくらかかる？目安と内訳を解説
事務所引越しの費用は、オフィスの規模・移動距離・荷物量・業者選びなどによって異なります。
一般的な相場（20名規模・都内移転の場合）は以下が目安です。
- 引越し業者料金：20～50万円
- オフィスレイアウト変更・内装工事：10～50万円
- 原状回復費用：20～100万円
- 通信・ネットワーク設備移設：10～30万円
- 新オフィス設計・什器購入：10～100万円
- その他（廃棄物処理、各種手続きなど）
計100万円～300万円程度を見ておくと良いでしょう。
規模や要件によって大きく変動するため、引越し見積もりは必ず数社から取得・比較することが重要です。
費用を抑えるコツ
- 複数の業者で引越し料金比較を行う
- 不要な備品や書類は事前に廃棄・整理
- オフィスレイアウト変更や新オフィス設計は現実的な範囲で
- 繁忙期（3月・9月）を避けて日程調整する
スムーズな事務所引越しのための準備ステップ
全体スケジュールの把握と工程管理
事務所引越しは最低でも3～6か月前から計画開始が理想です。
下記が一般的な事務所移設手順です。
- 6か月前：移転プロジェクトメンバー選定、現状課題の洗い出し
- 5か月前：新オフィス選定・賃貸契約交渉
- 4か月前：引越し見積もり・業者選び、オフィスレイアウト変更案作成
- 3か月前：IT・通信設備の移設計画、必要備品のリストアップ
- 2か月前：引越し日確定、業者と最終調整、各種届出資料準備
- 1か月前：梱包・ラベル貼り、社内外への案内、最終チェック
- 当日～：旧オフィス原状回復、新オフィスでのレイアウトチェック・業務開始
オフィス移転準備で失敗しないためのポイント
- 必ず工程表やチェックリストを作成し、進捗を可視化する
- スケジュールは余裕を持って設定し、急なトラブルにも対応できるようにする
- 各担当者の役割分担を明確にし、全員がやるべきことを把握する
引越し業者選びと見積もりのポイント
引越し業者の選び方
事務所引越しに対応できる専門業者は、個人宅の引越し業者とは異なるノウハウ・実績が必要です。
業者選びで見るべきポイントは以下の通りです。
- 事務所・オフィス引越しの対応実績が豊富か
- 必要な作業（事務機器移動・什器組立・廃棄・内装工事など）にワンストップで対応できるか
- 万一のトラブル時の補償や保険がしっかりしているか
- 担当者の提案力・相談対応の丁寧さ
引越し見積もりで比較・注意する点
- 必ず現地調査（下見）を依頼し、詳細な見積もりを取る
- 作業内容・範囲・オプション（梱包、機器移設、廃棄など）を明確にする
- 単なる料金だけでなく、日程調整や柔軟な対応力も比較
- 見積もりに含まれる／含まれない項目をしっかり確認（追加料金発生に注意）
引越し料金比較をして、納得できる業者を選びましょう。
オフィスレイアウト変更・新オフィス設計のポイント
効率的なオフィスレイアウトの考え方
オフィス移転は働き方を見直す良い機会です。
新オフィス設計やレイアウト変更では、次の点を意識しましょう。
- コミュニケーション・動線・セキュリティの確保
- 座席・会議スペース・個人ブースのバランス
- 配線や電源、ネットワーク設備の位置（事務機器移動に影響）
- 将来の増員・働き方の変化に備えた柔軟性
具体例：
「営業部は入り口に近く」「管理部門は落ち着いた奥のスペース」「会議室はアクセスしやすい中央」など、働きやすさを重視した空間設計が大切です。
新オフィス設計やレイアウト変更でよくある失敗例
- 収納スペース・コピー機付近の動線が混雑しやすい
- 配線・コンセント数が足りず、後から追加工事が必要になる
- 窓際の席がまぶしい・暑い、空調が届かないエリアが生まれる
- 机・椅子など什器が新オフィスに入らない/レイアウトに合わない
図面や3Dイメージで事前確認し、必要なら専門家と相談して決めましょう。
オフィス引越しチェックリスト：準備から当日まで
オフィス引越し準備のためのチェックリスト
- 社内プロジェクトチームの発足
- 新オフィスの契約・入居日確定
- 引越し業者の選定・見積もり取得
- フロアレイアウトの作成・設備確認
- IT・通信・ネットワーク移設計画
- 什器・備品リストアップ＆新規購入検討
- 不要物の整理・廃棄手配
- 各種届出（登記、消防、警察、郵便、取引先通知など）
- 引越し当日のスケジュール作成・責任者指名
- 梱包・ラベル貼り、社員全員への説明
- 旧オフィスの原状回復段取り
- 新オフィスの最終チェック、引越し後のトラブル対応準備
当日の注意点・トラブル防止策
- 重要書類・貴重品は担当者が直接管理
- 搬入・搬出経路の事前確認（エレベーター予約など）
- 業者との当日立ち合い、チェックリストで確認しながら進行
- 備品や什器の破損・紛失、設置場所ミスがないか都度確認
事務機器移動・IT設備のポイント
事務機器・IT機器の移設時の注意
- パソコン・サーバーはデータバックアップを必ず取る
- ネットワーク・電話・複合機は事前に移設業者や専門会社と調整
- 精密機器は衝撃に弱いため、専用梱包や専門業者の利用がおすすめ
- 新オフィスでの通信環境（Wi-Fi、LAN配線）を事前試験する
万一のトラブルに備えて、移設前後で動作チェックリストも作りましょう。
失敗しない事務所引越しの成功ポイント
成功のためのコツ
- 「いつ・誰が・何をやるか」を明確にし、進行中も情報を共有する
- 引越し後すぐに通常業務へ戻れるよう、当日の段取りを事前にリハーサル
- 新オフィスの動線や業務フローを社員と一緒に確認する
- 疑問点や不安は早めに専門家や業者に相談する
「完璧にやろう」と気負いすぎず、プロや専門パートナーとの連携も活用しましょう。
よくある質問・不安へのアドバイス
- Q. 移転で業務が止まってしまうのが心配…
A. 業務に影響しにくい時期・時間帯を選び、引越し当日のスケジュールは余裕を持って組みましょう。
仮設オフィスやリモートワークの併用も有効です。 - Q. どの業者に頼めばいいか分からない
A. 実績や評判だけでなく、自社に合った提案力を重視。複数社を比べて検討しましょう。 - Q. 費用が予想以上に高くなりそう…
A. 要件を整理し、必要な作業と不要な作業を明確にすることでコストダウンが可能です。
まとめ：事務所引越しは「段取り」と「パートナー選び」が成功の鍵
事務所引越しは一見大変そうですが、やるべきことを段階的・計画的に進めることが成功への近道です。
分からないこと・不安なことはひとつずつ整理し、経験豊富なパートナーと一緒に進めれば、スムーズな移転は十分実現できます。
「自分たちだけでできるか不安」「見積もりやレイアウトで悩んでいる」という方は、まずはお気軽に弊社MIRIXへご相談ください。
初めての事務所引越しでも、親身にサポートし、理想のオフィス移転を安心して実現できるよう全力でお手伝いします。
一歩踏み出して、ぜひ新しいオフィスライフをスタートさせましょう！
