もう迷わない！オフィス移設の費用・手順・成功ポイントを初心者向けにわかりやすく解説
オフィスの移設や引越しを検討し始めると、「いったい何から手を付ければいいの？」「どのくらい費用がかかるの？」「スムーズに進めるにはどうしたらいい？」と不安や疑問がたくさん出てくるのが普通です。特に初めて経験する方は、見落としやすいポイントやトラブルも多く、悩んでしまうことでしょう。
そんな不安を解消するために、本記事ではオフィス移設の全体像や具体的な手順、費用の内訳、業者選びのポイント、移設計画の立て方、よくある失敗例、そして成功のコツまで、初心者にもわかりやすく丁寧にご紹介します。これを読めば、オフィス移設を安心して進めるために必要な情報が網羅的にわかります。ぜひ最後までお読みいただき、理想のオフィス移設の第一歩を踏み出してください。
オフィス移設とは？基本を押さえよう
オフィス移設・オフィス引越しの違いと意味
「オフィス移設」と「オフィス引越し」は、しばしば同じ意味で使われますが、厳密には少し違いがあります。
- オフィス引越し：オフィスの所在地を変更すること（物理的な移動）
- オフィス移設：引越しだけでなく、レイアウト変更や内装・ITインフラの移行までを含む広い概念
ただ荷物を運ぶだけでなく、働く環境全体を新しい場所に最適化して再構築するのがオフィス移設の特徴です。
オフィス移設を検討する主なきっかけ
オフィス移設を考える主な理由には、次のようなものがあります。
- 従業員数の増減や組織再編によるスペースの最適化
- 立地や交通アクセスを改善したい
- 賃料のコストダウン
- 働き方改革やテレワーク対応のためのレイアウト見直し
- 老朽化したオフィスビルからの移転
こうした背景から、ただ移動するだけでなく、業務効率アップや快適な職場づくりを目指すことが重要です。
オフィス移設費用の内訳と相場
どのくらい費用がかかるの？内訳を知ろう
オフィス移設費用は、単に引越し代だけではありません。主な費用項目は以下の通りです。
- 現オフィスの原状回復費
- 新オフィスの内装工事費用（間仕切り、床、天井、照明など）
- 家具・備品の移動や新規購入費
- ITインフラ（LAN工事、電話、ネットワーク配線等）移設・新設費用
- 引越し作業費用（什器・荷物の運搬など）
- 不用品廃棄・処分費用
- セキュリティ関連のシステム導入・移設費用
- 各種申請・変更手続き費用
- 移設コンサルタントやプロジェクトマネジメント費用
自社に必要な項目を、事前にしっかり洗い出すことが大切です。
オフィス移設費用の相場感
費用は「オフィスの広さ」「移動距離」「移設内容（ITや内装工事の有無）」によって大きく変動しますが、おおよその目安は下記の通りです（2024年時点の首都圏平均）。
- 10坪（約33㎡）規模：50万円～150万円
- 50坪（約165㎡）規模：200万円～500万円
- 100坪（約330㎡）規模：500万円～1,000万円以上
これらはあくまで一例であり、内装やIT工事をどこまで行うかで大きく変動します。
「できるだけ費用を抑えたい」「妥協したくないポイントがある」など、優先順位も整理しておきましょう。
費用で注意すべきポイント・見積もりの落とし穴
- 「原状回復工事」は意外と高額になることが多い（契約内容を必ず確認）
- 「ITインフラ」は移設時にトラブルが多く、見積もり漏れに注意
- 「搬入・搬出経路」や「エレベーター使用」などの条件で追加費用が発生する場合がある
- 見積もりは最低でも2～3社から比較・精査する
はじめての方ほど、内容を細かく確認し、不明点はしっかり質問しましょう。
オフィス移設の手順と計画づくり
オフィス移設手順の全体像
オフィス移設をスムーズに進めるためには、「やるべきこと」と「タイミング」を正しく把握し、計画的に進めることが不可欠です。以下は、一般的なオフィス移設の流れです。
- 現オフィスの契約内容・退去条件の確認
- 新オフィス物件の選定・契約
- 現地調査・レイアウト設計・内装プランニング
- 業者選定（移設業者・内装業者・IT業者など）
- 具体的なスケジュール作成・社内調整
- 新オフィス内装・インフラ工事
- 什器・備品・IT機器等の準備
- 引越し作業（荷造り・搬送・設置）
- 各種住所変更・届出・手続き
- 現オフィスの原状回復工事・退去
- 業務開始・アフターフォロー
この流れを押さえておくことで、抜け漏れなく準備が進めやすくなります。
失敗しないためのオフィス移設計画
計画のつまずきは全体の遅延やトラブルの原因に。事前計画のポイントは以下の通りです。
- 移設プロジェクトの責任者・推進チームを早めに決める
- 現オフィスと新オフィスの「入退去日」から逆算してスケジュールを作成
- 各担当に役割分担を明確に伝える
- 業者との打ち合わせや段取りを早めに進めておく
- 必要な手続き・届出（法務局、税務署、社会保険など）をリストアップ
- 社内外への移設スケジュールの案内・周知
- 移設当日のトラブル対応プランを用意
計画段階で「何を」「いつまでに」「誰が」やるのかを明確にすることが成功のカギです。
移設スケジュールの立て方・チェックリスト
オフィス移設には数ヶ月単位の準備期間が必要です。無理のないスケジュールを組みましょう。
おおまかなスケジュール例（移設6ヶ月前～当日まで）：
- 6ヶ月前：現オフィス契約確認・新オフィス検討開始
- 5ヶ月前：移設計画チーム発足・新オフィス選定
- 4ヶ月前：レイアウト設計・業者選定
- 3ヶ月前：内装・ITインフラ工事打ち合わせ開始
- 2ヶ月前：社内外への案内発信・備品手配
- 1ヶ月前：工事完了・荷造り開始
- 移設当日：引越し作業・設置確認
- 移設後：業務再開・アフターフォロー・現オフィス原状回復
自社の規模や業種に合わせてスケジュールを調整してください。
オフィス移設業者の選び方と依頼のコツ
オフィス移設業者の種類と特徴
オフィス移設業者にはいくつかのタイプがあります。
- 総合型（移設プランニング～工事・引越しまで一括対応）
- 引越し専門型（搬送・輸送が中心）
- 内装工事専門
- ITインフラ専門
複数業者を自社でマネジメントするのは手間がかかるため、総合型やワンストップサービスを選ぶ企業も増えています。
信頼できる業者選びのチェックポイント
信頼できるオフィス移設業者を選ぶためには、以下の観点を意識しましょう。
- 業界での実績・事例が豊富か
- 対応範囲（ワンストップ／部分受注）を明確にしているか
- 見積もり内容が詳細・明確か（内訳やオプションがわかる）
- 担当者の説明が丁寧で迅速か
- 自社の要望や課題に柔軟に対応してくれるか
- アフターフォローがしっかりしているか
複数社を比較し、不明点や懸念点をしっかり質問することが大切です。
見積もり依頼・打ち合わせ時の注意点
- 自社の要望・条件はできるだけ具体的に伝える
- 「現地調査」を必ず依頼し、現場での確認を徹底
- 「作業範囲」と「責任範囲」を明確にする（什器設置、配線、廃棄物処理など）
- オプション費用や追加料金の発生条件を確認する
- 見積もり内容で不明点があれば納得いくまで質問する
事前準備とコミュニケーションが、トラブル回避に直結します。
オフィス移設準備の具体的な流れ
社内でやるべき事前準備
オフィス移設の準備は、社内調整から始まります。主なポイントは以下の通りです。
- 移設プロジェクトチームの編成
- 現オフィスと新オフィスの現状把握（レイアウト、備品リスト、ネットワーク状況）
- 従業員への移設案内と意見のヒアリング
- 重要書類・データの整理・バックアップ
- 不要備品・書類の廃棄や整理
- 移設当日の役割分担と連絡体制の確認
- 移設後のオリエンテーションやレイアウト案内
業務に支障が出ないよう、早め早めに段取りを進めましょう。
ITインフラとセキュリティのチェックリスト
IT関連は、オフィス移設で最もトラブルが起きやすい部分です。以下のチェックリストで備えましょう。
- 新オフィスのインターネット回線・電話回線の契約手続き
- ネットワーク配線（LAN、Wi-Fi等）の設計・工事日程の調整
- サーバ・複合機の移設・設定変更の手配
- セキュリティシステム（入退室管理、監視カメラ、防犯設備）の移設・新設
- データのバックアップと復旧手順の確認
- 移設後、ネットワークや機器が正常に稼働するかの稼働テスト
移設当日に「ネットがつながらない」「電話が使えない」といった事態を防ぐため、事前準備が非常に重要です。
各種届出・手続きのポイント
オフィス移設に伴い、官公庁や取引先などへの住所変更・届出が必要となります。
- 法務局（登記変更）
- 税務署・都道府県税事務所・市区町村役場
- 社会保険事務所・労働基準監督署
- 銀行・保険会社・取引先への届け出
- ホームページやパンフレット等の更新
- 郵便局への転送手続き
漏れがないよう、チェックリストを作成して対応しましょう。
よくある失敗例と対策
オフィス移設でありがちな失敗例
初めてのオフィス移設では、次のようなトラブル・失敗がよく見られます。
- 原状回復工事を甘く見ていて、高額な追加費用が発生
- ITインフラの準備不足で、移設初日に業務が止まる
- 搬入経路やエレベーターの利用条件を見落としていた
- 業者任せにしすぎて、希望と違うレイアウト・仕上がりになる
- 社内への周知不足で現場が混乱
- 届出や手続きの遅れで法的・取引上のトラブルが発生
トラブル回避のためのポイント
- 契約書や見積書は細部まで必ず確認・質問し、不明点を残さない
- 移設業者とのコミュニケーションを密に取り、現場にも足を運ぶ
- 事前に「想定外」をリストアップし、備えておく
- 移設当日は責任者が必ず立ち会う
- 移設前後でネットワークや機器の動作確認を徹底
「準備8割・当日2割」の気持ちで、前倒しの行動を心がけましょう。
オフィス移設を成功させるコツと実践アドバイス
コミュニケーションと情報共有の徹底
オフィス移設は、多くの人が関わるプロジェクトです。
- 社内の関係者（経営層、現場、IT担当等）に進捗や変更内容をこまめに共有する
- 従業員からの声や不安に耳を傾け、柔軟に対応する
- 業者や関係各所との連絡を一元化し、情報の行き違いを防ぐ
これだけでも、トラブルやストレスを大幅に減らせます。
目的意識を持った移設計画を
「なぜ移設するのか」「どんなオフィスにしたいのか」を明確にし、計画段階からそのビジョンを共有することで、移設の満足度が大きく変わります。
- 業務効率化や働きやすさアップを意識したレイアウト設計
- 将来の組織変化も視野に入れた柔軟な空間づくり
- 従業員のモチベーション向上や新しいワークスタイルの実現
一時的な引越しではなく、会社全体の成長につながるプロジェクトとして取り組みましょう。
プロのサポートを活用するメリット
オフィス移設は、プロに相談・依頼することで次のようなメリットがあります。
- 全体計画の立案やスケジュール管理を一括サポートしてくれる
- トラブルや不測の事態への対応ノウハウがある
- 内装・IT・引越し・廃棄など、複数領域を一元管理できる
- 自社の負担（人手・時間・コスト）を大幅に軽減できる
特に初めての方や、業務負荷を抑えたい企業にはおすすめです。
まとめ｜安心してオフィス移設を進めるために
オフィス移設は、多くの工程や専門知識が求められる大きなプロジェクトですが、しっかり準備し計画的に進めれば、決して怖いものではありません。
本記事でご紹介した費用の内訳や移設手順、業者選びのコツ、失敗しないためのポイントを押さえることで、不安やトラブルを最小限に抑え、理想のオフィスへとスムーズに移行できます。
「何から始めればいいの？」「本当に自分たちでできるだろうか…」とお悩みの方も、まずは社内の現状把握とスケジュール作成から一歩踏み出してみてください。
もしご自身での進行に不安があれば、専門業者への相談は大きな安心材料になります。
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