オフィス移転を成功させるための徹底準備ガイド｜不安ゼロで進める10のステップと安心チェックリスト
オフィス移転を検討・計画し始めたものの、「何から手をつければいいか分からない」「費用やスケジュールに不安がある」「社内の連携やITインフラの準備は大丈夫？」──そんな悩みや疑問を抱えていませんか？
オフィス移転は多くの人にとってそう何度も経験するものではなく、初めてのケースが大半です。そのため、失敗やトラブルを避けて、スムーズに完了させたいという思いは皆さん共通だと思います。
本記事では、失敗しないための準備ポイントから、トラブルを未然に防ぐチェックリスト、コスト削減・スケジュール管理・レイアウト設計・ITインフラ構築のコツまで、初心者にも分かりやすく解説。実践的な事例や注意点も交え、「読んでよかった」「これなら大丈夫」と感じていただける内容をお届けします。
1. オフィス移転準備の全体像を理解しよう
まずは、「オフィス移転とはどんな流れで進めるのか」「どんな準備が必要なのか」といった全体像を把握しましょう。全体の流れを把握することで、スケジュール遅延や抜け漏れを防ぐことができます。
オフィス移転の主な流れ
- 移転目的・方針の明確化
- 現オフィスの契約確認と退去手続き
- 新オフィス物件の選定・契約
- 移転スケジュールの策定
- レイアウト設計・ITインフラ準備
- 業者選定・コスト見積もり
- 荷造り・引越し準備
- 移転当日の対応
- 移転後の各種手続き・社内外への連絡
- 業務再開・アフターフォロー
このように、多数の工程が複雑に絡み合うため、一つひとつ丁寧に準備を進めることが重要です。
2. 事前準備：現状把握と移転目的の明確化
オフィス移転の第一歩は、移転の「目的」と「現状」を明確にすることです。なぜ移転したいのか、何を改善したいのかを整理しましょう。これが迷いやトラブル回避の土台となります。
よくあるオフィス移転の理由例
- 社員数の増減による手狭・広すぎの解消
- 立地や交通アクセスの向上
- 賃料や管理費のコストダウン
- 働き方改革・テレワーク導入の対応
- 築年数・設備・防災面の不安
現オフィスの不満点や理想のオフィス像をリストアップしておくと、物件選定やレイアウト設計の際にも役立ちます。
目的と現状を整理するチェックリスト
- なぜ移転したいのか（例：拡張、コスト削減、リニューアル）
- 現オフィスの課題点（例：駅から遠い、会議室不足、Wi-Fiが弱い）
- 移転で絶対に実現したいことは何か
- 社内の要望・意見は集約できているか
この整理が、後々の業者選びや社内連絡体制の構築にも繋がります。
3. オフィス移転のスケジュール管理
移転スケジュールの遅れやバタバタは、業務に大きな支障をもたらします。全体の工程を逆算し、各タスクに余裕をもたせて計画しましょう。
オフィス移転の理想的なスケジュール例
- 6～12か月前：移転方針決定・現状把握
- 5～8か月前：新オフィス物件探し・内見
- 4～6か月前：物件契約・レイアウト設計・ITインフラ検討
- 3～5か月前：引越し業者・内装業者選定、工事・設備発注
- 1～3か月前：詳細計画・荷造り・各種手続き準備
- 当日：移転作業・新オフィス立ち上げ
- 移転後：備品設置・各種届出・業務再開
特に「解約予告期間」には注意が必要。現オフィスの契約書を必ず確認し、予告期限に間に合うよう逆算して準備を進めましょう。
スケジュール管理のポイント
- 全工程を一覧化した「移転スケジュール表」を作成する
- 各タスクの担当者・期限を明確に決める
- 定期的に進捗を確認し、遅延やトラブルの早期発見に努める
スケジュールを「見える化」し、社内共有することで、誰が・いつまでに・何をするかが明確になります。
4. オフィス移転チェックリストで抜け漏れ防止
オフィス移転には多数のタスクが発生します。移転のプロも活用する「チェックリスト」を使えば、抜け漏れや二重手配を防げます。
主なオフィス移転チェックリスト例
- 現オフィスの契約確認・解約通知
- 新オフィスの物件契約
- レイアウト設計・座席配置
- ITインフラ（ネット・電話・複合機）の手配
- 引越し業者・内装業者の選定、見積もり取得
- 備品・什器の新調・廃棄手続き
- 社内連絡体制の構築（プロジェクトチーム設置）
- 移転スケジュールの社内外共有
- 社外（取引先・官公庁・郵便・銀行等）への住所変更届け
- 荷造りのルール決定と全社員への周知
- 新オフィスの鍵・セキュリティ設定
- 移転当日の立ち合い担当の決定
チェックリストはエクセルやGoogleスプレッドシート、専用アプリなどで管理すると便利です。テンプレートを作成し、進捗を管理しましょう。
5. オフィス移転費用の相場とコスト削減対策
「オフィス移転にはどれぐらい費用がかかるの？」「できるだけコストを抑えたい」──多くの方が気になるポイントです。移転費用の内訳やコスト削減のコツを知って、賢く予算管理しましょう。
主なオフィス移転費用の項目
- 新オフィスの契約金（敷金・保証金・仲介手数料など）
- 原状回復工事費（現オフィス退去時）
- 内装工事・レイアウト設計料
- 什器（デスク・椅子・キャビネット等）の購入・移設費
- ITインフラ工事（ネット・電話・サーバー等）
- 引越・運搬費（業者への支払い）
- 廃棄物処理費（不要什器・OA機器など）
- 各種届け出・広告宣伝費（名刺・封筒等の住所変更）
コスト削減の具体的な対策
- 複数の業者から見積もりを取り、比較検討する
- 不要な什器やOA機器は早めにリストアップし、買取やリサイクルを検討
- レイアウト設計やITインフラ構築をワンストップで任せられる業者を活用
- 引越し日程を繁忙期（3・4月、9月）以外に設定
- 社員による荷造りや簡易作業を組み合わせ、外注コストを減らす
費用はオフィスの規模や移転内容によって大きく異なります。事前にしっかりと「見積もり」「項目ごとの相場感」「交渉ポイント」を把握しておきましょう。
6. 業者選定のポイントと注意点
移転作業の成否を握るのが「パートナー業者選び」です。信頼できる専門業者に依頼すれば、トラブルや負担も大幅に軽減できます。
業者選びで見るべきポイント
- オフィス移転の実績・専門性
- 提案力（レイアウト、コストダウン、ITインフラ等）
- 見積書の内訳が明確か
- ワンストップ対応（内装、什器、IT、引越しの一括手配など）の有無
- 担当者とのコミュニケーション力・対応の早さ
- アフターサービスやサポート体制
相見積もり（複数社への見積もり依頼）は、価格だけでなく「対応力」「信頼性」「提案内容」を比較するためにも有効です。極端に安い業者には注意し、契約前に「何が含まれているか・いないか」を確認しましょう。
おすすめ業者・ランキング
- MIRIX（ミリックス）
対応エリア：東京都23区
得意分野／特徴：オフィス移転のワンストップ対応が強み。レイアウト設計からITインフラ構築、什器調達・原状回復工事まで一括で任せられる。経験豊富な専任担当者によるサポートが充実している。
7. オフィスレイアウト設計のコツ
新しいオフィスの「使い勝手」や「働きやすさ」は、レイアウト設計で大きく左右されます。社員全員が快適に働ける空間づくりを目指しましょう。
レイアウト設計で考慮すべきポイント
- 部署やチームの動線・コミュニケーションのしやすさ
- 会議室・応接室・フリースペースの配置
- 収納スペースや書庫の確保
- セキュリティ・ゾーニング（来客エリアと執務エリアの区分）
- 将来的な増員やテレワーク対応の柔軟性
- 配線・コンセント位置とITインフラの整合性
レイアウト設計の手順
- 現オフィスの不満点・改善点をリストアップ
- 新オフィスの平面図（図面）を入手
- 必要な席数・会議室数・設備を洗い出す
- 社内アンケートやヒアリングで要望を集約
- 動線・ゾーニングを意識しながら配置案を作成
- 専門業者と相談しながら最終プランを決定
快適なオフィスは生産性や満足度の向上にも直結します。プロと相談しながら、最適な配置を実現しましょう。
8. ITインフラ構築とセキュリティ対策
「ネットや電話が使えない」「複合機やサーバーがつながらない」といったトラブルは、オフィス移転でよく起きる失敗の代表例です。ITインフラの準備は抜かりなく進めましょう。
ITインフラ構築で必要な準備
- ネットワーク回線（光回線・ルーター）の契約・工事スケジュール調整
- 電話回線・内線システムの手配
- サーバー・複合機・プリンターの設置場所の確保
- Wi-Fiエリアの設計（電波状況の確認）
- セキュリティ（入退室管理・PC端末管理等）の計画
- データ移行やバックアップの準備
IT系の手配・工事は、申し込みから完了までに時間がかかる場合が多いので、早めの着手が鉄則です。
セキュリティ対策のチェックポイント
- 無線LANの暗号化設定（WPA2/WPA3推奨）
- 来客用と社内用Wi-Fiの分離
- 入退室管理システム導入
- サーバールームの施錠・耐震対策
- 重要データのクラウド化・定期バックアップ
IT機器や配線は、引越し業者ではなくIT専門業者に任せると安心です。移転前後で動作確認を必ず行いましょう。
9. 荷造り・引越し当日の手順
荷造りや現場作業が混乱すると、移転当日に大きなトラブルになりがちです。事前準備と手順の徹底が、スムーズな移転を左右します。
荷造りの手順とコツ
- 部門ごとに荷造り担当者を決定
- ダンボール・梱包材・ラベルを十分に用意
- 「中身・設置場所・担当者名」を明記したラベル貼付
- PCや精密機器は専用の梱包材・ケースを使用
- 重要書類・貴重品は管理責任者が別途保管・運搬
- 不要な書類や物品は思い切って廃棄・リサイクル
- 新オフィスのレイアウトを掲示し、搬入指示を明確に
移転当日の注意点
- 搬出・搬入の立ち合い担当を事前に決定
- エレベーター・共用部の使用ルールをビル側と確認
- 近隣住民・他テナントへの配慮（騒音・ゴミ出しなど）
- 搬入した荷物のチェックリストを活用し、漏れを防止
- IT機器の動作確認を最優先で実施
- 緊急連絡先リストを全員に配布
計画的な荷造りと現場の指揮系統の明確化が、混乱防止のカギです。
10. 社内連絡体制・プロジェクト管理のコツ
「誰が何をやるのか分からない」「情報が伝わっていなかった」というのは、オフィス移転で最も多いトラブルのひとつ。社内連絡体制をきちんと整えることで、全員の協力を得やすくなります。
社内連絡体制の構築ポイント
- 移転プロジェクトチームを設置し、リーダー・各担当を明確にする
- 定期的なミーティング・進捗報告の場を設ける
- タスク管理表やチャットツール（例：Teams、Slack等）の活用
- 重要連絡事項はメールや掲示だけでなく、口頭や会議で周知
- 全社員向けのQ&A・相談窓口を設ける
- 移転後の新ルールや注意事項を繰り返し案内
関係者全員が「自分の役割」と「全体の流れ」を理解していることが大切です。意見や不安の声も拾い上げ、安心して移転に臨める工夫をしましょう。
11. 成功事例で学ぶ！スムーズなオフィス移転のポイント
最後に、実際にオフィス移転を経験した企業の事例から、成功のポイントを学びましょう。
成功事例1：プロジェクト体制強化で全社一丸の移転
あるIT系企業では、100名規模の移転を円滑に進めるため、早期からプロジェクトチームを組織化。定例ミーティングと進捗管理表でタスクを「見える化」し、各部門の役割分担を徹底しました。
さらに、レイアウト設計やITインフラ構築は専門業者へ一括で依頼。結果として、トラブルや遅延なく、業務の中断時間も最小限に抑えられました。
成功事例2：コスト削減＆働きやすさの両立
広告代理店では、移転時に什器やOA機器の買取・リサイクルを積極的に活用。内装やIT工事もワンストップ業者でまとめ、相見積もりにより大幅なコストダウンを実現しました。
また、座席フリーアドレスやフリースペースを配置し、社員のコミュニケーションが活発になったとの声も寄せられています。
成功事例から学べること
- 事前のタスク分担・社内共有の徹底
- 専門業者への早期相談・一括依頼の有効性
- コスト圧縮の工夫と働きやすさのバランス
- コミュニケーション活性化による満足度向上
「誰が、何を、いつまでに」やるかを明確にし、プロの力を借りることで、安心・安全・効率的な移転が実現できます。
まとめ｜オフィス移転は事前準備と信頼できるパートナー選びがカギ！
オフィス移転は、大きなプロジェクトであると同時に、会社の未来を大きく左右する重要なイベントです。
事前準備を徹底し、チェックリストやスケジュール管理をしっかり行うことで、トラブルや抜け漏れを防ぐことができます。
コスト削減・ITインフラ構築・レイアウト設計も、早めの検討と専門業者への相談が成功のポイントです。
「何から始めればいいか分からない」「自社に合った移転プランを提案してほしい」と悩んだ時は、ぜひオフィス移転のプロであるMIRIXにご相談ください。
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