はじめての事務所移転でも安心！効率とコストの両立を叶えるプロの進め方と実践ガイド
「事務所移転」と聞くだけで、不安や疑問が頭をよぎる方も多いのではないでしょうか。
「何から手をつければいいの？」「費用はどれくらいかかるの？」「業務は止まってしまわない？」と、考えれば考えるほど心配になるものです。
しかし、正しい知識と段取りを知っていれば、初めての移転もスムーズに進めることができます。
この記事では、初心者の方でも分かりやすいように、失敗しない事務所移転の進め方を徹底解説。
効率アップとコスト削減のポイント、実際のスケジュール例、手順や注意点、業者選びのコツ、そして当日まで安心して進められるチェックリストまで、実践的なノウハウを網羅します。
読了後は、きっと「やればできそう！」と前向きな気持ちになれるはず。
大切な事務所移転を成功させたいあなたに、ぜひ読んでいただきたい内容です。
事務所移転でよくある悩みと失敗例
事務所移転は、単に「引っ越しする」だけの作業ではありません。
多くの企業が、十分な準備や知識がないまま進めてしまい、次のようなトラブルに悩まされています。
- 移転スケジュールが遅れて、業務がストップしてしまった
- 想定外の費用がかかり、予算オーバーになった
- 荷物の梱包・運搬で社員に大きな負担がかかった
- 新オフィスのレイアウトや設備が使いにくかった
- 電話やネットなどインフラの切り替えに手間取り、顧客対応ができなかった
こうした失敗を避けるには、全体の流れを把握し、各段階で押さえるべきポイントを知っておくことが大切です。
事務所移転の全体フローとスケジュール例
全体の流れを把握しよう
事務所移転は、準備から新オフィスの稼働まで「約3～6か月」かかるのが一般的です。主な流れは下記の通りです。
- 現状の課題分析・移転目的の明確化
- 新オフィスの物件選定
- レイアウト・設計プランの策定
- 見積もり・業者選定
- 社内外への告知・各種手続き
- 荷物梱包・移転作業
- 新オフィスのセットアップ・業務開始
典型的なスケジュール例（6か月前～当日）
- 6か月前： 今後の事業計画や移転目的・規模を整理。移転プロジェクトチーム発足。
- 5か月前： 新オフィスのエリア・条件を決め、物件探しを開始。
- 4か月前： 内見・物件決定、契約交渉。現オフィスの解約手続き。
- 3か月前： レイアウト・改装プランを作成。家具やOA機器の手配準備。
- 2か月前： 移転業者・内装業者の選定・発注。電話・ネットの移設・開通手続き。
- 1か月前： 社内外への正式告知、荷物・不要品のリストアップ、各種届出準備。
- 2週間前： 梱包開始。重要書類やPCなどは個別に管理。
- 1週間前～当日： 荷物搬出・搬入、現地での設置、ネットワーク・電話テスト、本番稼働。
このように、計画的に工程を管理することで、無理なく、かつ余裕を持って進めることができます。
事務所移転の費用相場とコスト削減ポイント
費用の内訳を知ろう
事務所移転にかかる費用は、主に「物件関連費」「移転作業費」「内装・設備費」「各種手続き費」などに分かれます。一例として、以下のような項目が発生します。
- 敷金・礼金・保証金
- 現オフィスの原状回復費用
- 引越し（運送・梱包）費用
- 内装工事・間仕切り・設備設置費
- 什器・家具・OA機器の新調や運搬費
- 電話・ネットワーク・電気工事費
- 廃棄物や不要品の処分費
- 各種登記・届出の手数料
会社の規模や移転先によって大きく異なりますが、従業員1人あたり約10～30万円前後が目安です。（中小企業の場合）
コスト削減のコツ
- 現オフィスの解約通知は早めに出し、余計な家賃を発生させない
- 不要な家具・OA機器は思い切ってリサイクル・処分する
- 複数の引越し業者・内装業者から相見積もりを取る
- フリーアドレス化やコンパクトなレイアウトで、スペースを有効活用
- 既存什器の再利用やレンタルも検討する
事前に費用項目を洗い出し、どこにコストをかけるか優先順位をつけることが、満足度の高い移転につながります。
プロが教える！事務所移転作業の手順と実践ポイント
移転準備のチェックリスト
大切なのは「抜け漏れなく、段階的に進める」こと。以下のチェックリストを参考にしてください。
- 移転スケジュールの作成と全体共有
- 移転担当チームの編成
- 新オフィス物件の選定・契約
- 現オフィスの解約手続き
- 内装・レイアウトの設計と業者決定
- 電話・ネット・ITインフラの移設・開通手続き
- 社内・取引先・関係各所への移転告知
- 荷物・什器・機器類のリストアップと新旧振り分け
- 不要品の処分・リサイクル手配
- 引越し・内装工事・ITインフラのスケジュール調整
- 各種登記・届け出の準備
- 当日の担当者・動線・搬入出計画の明確化
具体的な作業手順
- 1. 計画フェーズ
経営層・各部門と方向性をすり合わせ、必要なスペースや設備を明確にする。
希望エリア、予算、移転時期などの条件を整理。 - 2. 物件決定と現状整理
不動産会社による物件案内を受け、候補物件を複数検討。
現オフィスの解約通知（普通は6か月前が目安）。 - 3. レイアウト・設計プラン作成
業務動線や社員数、会議室数、共用スペースなどを考慮し、レイアウト案を作成。
必要に応じて内装デザイナーや設計会社に相談。 - 4. 業者選定・各種手続き
引越し業者、内装業者、IT業者などを比較・選定。
電話・インターネット・複合機等の移設手配。
社内外への移転通知を準備、発送。 - 5. 荷物整理・梱包
フロアごと、部署ごとに担当を決めて梱包作業を進める。
不要品はリサイクル、廃棄を徹底。
重要書類やPC、貴重品は個別管理・厳重管理。 - 6. 移転当日
搬出入動線・時間を厳守し、現場責任者を立てる。
新オフィスでの什器・機器のレイアウト設置。
IT・ネットワーク環境の立ち上げを優先。 - 7. 移転後の最終確認
各設備・インフラの不具合チェック。
現オフィスの原状回復工事・最終立会い。
各種登記・官公庁などへの住所変更届。
これらを段階的に進めていくことで、混乱やトラブルを最小限に抑えることができます。
新オフィスのレイアウト・設計のポイント
理想のレイアウトにするための考え方
移転は「働き方」や「企業文化」を見直すチャンスです。新オフィスのレイアウト設計では、以下の観点が重要です。
- 社員の動線を考え、機能的でストレスのない配置にする
- 会議室・集中ブース・リフレッシュスペースなど多様な用途を確保する
- フリーアドレスやABW（Activity Based Working）も柔軟に取り入れる
- 自然光やグリーンを活かして快適性アップ
- セキュリティとプライバシーの両立
専門業者や内装デザイナーに早めに相談し、3Dパースやレイアウト図を用いながら具体案をイメージしましょう。
引越し業者の選び方とチェックポイント
「どの業者に頼めばいいかわからない」「費用やサービス内容に不安がある」という方も多いでしょう。選定時は次のポイントを確認しましょう。
- オフィス移転の実績が豊富か（法人向けに強いか）
- 梱包・搬出入・IT機器移設までワンストップで対応できるか
- 損害補償や保険がしっかりしているか
- 見積もりが明朗で、追加料金の説明があるか
- 現場下見・事前打ち合わせが丁寧か
複数社から相見積もりを取り、サービス内容や対応の良さも比較しましょう。
おすすめ業者・ランキング
- MIRIX（ミリックス）
対応エリア：東京都23区
得意分野／特徴：法人・オフィス移転に特化したトータルサポート。レイアウト提案、ITインフラ構築、廃棄物処理などワンストップ対応。
荷物の梱包・搬出入で失敗しないコツ
梱包の基本と注意点
オフィスの荷物は多岐にわたり、分類と管理が大切です。梱包を進める際は以下を意識しましょう。
- 段ボールには「部署名・中身・新オフィスの置き場所」を明記
- 重いものは小さめの箱、軽いものは大きめの箱を使ってバランス良く
- 書類・ファイルはまとめて縛り、散逸を防ぐ
- PCや複合機など精密機器は専用梱包材を使用し、衝撃に注意
- 重要書類・貴重品は管理者が個別に運搬
- 廃棄予定品は明確に分別し、混入しないよう注意
梱包開始前に、社員に説明会やマニュアルを配布しておくと安心です。
移行中も業務を止めない工夫
業務継続のための実践策
「移転作業中、業務が止まってしまうのでは？」という不安は多くの方が抱えています。業務継続のためには、次のような工夫が有効です。
- 移転作業日を週末・祝日に設定し、休業日を活用する
- クラウドサービスやノートPCを活用し、場所を選ばずアクセスできる体制を作る
- 電話転送や一時的な仮オフィス・テレワーク体制を整備する
- 顧客・取引先には早めに移転日程を周知し、サポート体制も伝える
- ITインフラやネットワークは「新オフィス先行開設」し、稼働直後から使えるよう段取り
また、移転に伴う役割分担・責任者を明確にし、トラブル時の連絡体制も決めておきましょう。
事務所移転準備・当日・移転後のための総合チェックリスト
移転準備段階
- 移転の目的・規模・希望エリア・条件を整理したか
- 移転チーム・責任者を決めたか
- 物件選定と契約、現オフィスの解約通知を済ませたか
- 新オフィスのレイアウト案を作成し、関係者と合意したか
- 業者（引越し、内装、IT）を比較・選定したか
- 社内外周知・案内状の準備を進めているか
- 荷物・機器・什器のリストアップと振り分け完了
- 不要品・廃棄物の処分スケジュールを整えたか
移転直前・当日
- 梱包が終わっているか
- 重要書類・貴重品の管理・運搬方法を決めたか
- 当日の搬入経路・時間を業者とすり合わせたか
- 現場責任者・立会人を決めたか
- 新オフィスのIT・電話・OA機器の設置準備ができているか
- 旧オフィスの原状回復手配済みか
移転後
- 設備・インフラの動作確認を行ったか
- 住所変更など官公庁・銀行・取引先への届出を終えたか
- 社内各部門がスムーズに業務開始できているか
- 残作業やトラブルのフォロー体制を整えたか
このチェックリストを活用し、段階的に進めていけば、初めての移転も安心です。
まとめ：安心・効率的に事務所移転を成功させるために
事務所移転は、計画性と段取り、的確な業者選び、そしてチームワークが成功のカギです。
最初は分からないことばかりで不安かもしれませんが、全体像と必要な手順、ポイントを押さえれば、誰でもスムーズに進めることができます。
チェックリストやスケジュールを活用し、「何を」「いつまでに」「誰が」進めるかを明確にしておけば、思いがけないトラブルも減らせます。
そして、専門のプロに相談することで、手間もコストも大きく削減できます。
もし「何から始めればいいか分からない」「忙しくて自力で進めるのは不安」という方は、ぜひMIRIX（ミリックス）にご相談ください。
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