オフィス移転を成功させる！リモートワーク時代に最適な職場をつくるための5つのコツ
「オフィス移転したいけど、何から手を付けていいかわからない」「リモートワークも導入しているので、どんなオフィスが最適なのか悩んでいる」——そんな不安や疑問をお持ちではありませんか？働き方が多様化し、テレワークやリモートワークが一般的になる中で、オフィス移転には今まで以上に考慮すべきポイントが増えています。本記事では、初心者の方にもわかりやすく、オフィス移転で失敗しないためのコツと、リモートワーク時代に最適なオフィス設計・レイアウト・環境構築の具体的なポイントを解説します。自社に合ったオフィス移行計画を立て、コストを抑えつつ快適な職場づくりを実現しましょう。
1. リモートワーク時代のオフィス移転、なぜ難しくなった？
従来のオフィス移転は、「より広い」「駅に近い」「綺麗なビルに」という物理的な条件が主な軸でした。しかし、テレワークやリモートワークが普及した今、オフィスの役割や働き方が大きく変化しています。
オフィスに頻繁に出社しない人が増えたため、「集まる場」としての機能や、分散して働く社員同士のコミュニケーション促進、安全・衛生面の配慮など、従来とは違う視点が求められるようになりました。移転計画を「今まで通り」に進めてしまうと、あとで「使いづらい」「無駄なコストがかかった」と後悔する原因になります。
まずは、オフィス移転とリモートワーク導入が密接に関わっていること、そして時代にあった最適なオフィスをつくるための準備が大切であることを押さえましょう。
2. 失敗しない！リモート対応強化のための5つのポイント
2-1. 「自社に最適なワークスタイル」を明確にする
オフィス移転を考える前に、まず「自社の働き方」を見つめ直しましょう。オフィスに常駐する人が多いのか、週1〜2回の出社が主流か、完全テレワークなのか。それによって、必要なスペースや機能は大きく変わります。
- 部署や職種ごとに出社頻度を確認する
- リモートワークの課題や要望を社員からヒアリングする
- 柔軟な働き方に合わせたオフィス利用ルールを検討する
例えば、全社員が毎日出社しない場合は「従来の広さの7割程度」に面積を抑えるケースも多いです。余剰スペースの賃料や移転コスト削減にもつながります。
2-2. コミュニケーションを促すオフィスレイアウトと設計
リモートワークでは「情報共有が難しい」「雑談が減る」といった声も多く、物理的なオフィスは「偶発的な出会い」や「対面でのコラボレーション」を生む場所として重要性が増しています。オフィスレイアウトや設計の工夫で、コミュニケーションを自然に促しましょう。
- フリーアドレス席やカジュアルなミーティングスペースの配置
- オンライン・オフラインの両方に対応した会議室づくり
- 集中できる個室ブースや、リフレッシュエリアの設置
「ここに集まると話しやすい」「気軽に相談できる」と感じられる空間を意識してください。リモートワーカーも出社したくなるオフィスが理想です。
2-3. リモート環境構築とITインフラの最適化
テレワーク導入とオフィス移転は、ITインフラを見直す絶好のチャンス。ネットワークやセキュリティ、オンライン会議設備を再設計しましょう。
- 高速で安定したWi-Fi環境を全フロアで整備
- VPNやクラウドサービスでセキュリティを強化
- 会議室や共用部に大型モニターやWebカメラを設置
- リモート参加と現地参加が混在するハイブリッド会議に対応
移転と同時に「IT担当者しか使えないシステム」にならないよう、誰でも直感的に使えるツールを選ぶのがポイントです。社員への事前トレーニングも効果的です。
2-4. オフィス移転コストを正しく把握し、無駄を省く
オフィス移転には、賃貸契約の初期費用・内装工事・ITインフラ構築・引っ越し費用・原状回復費用など様々なコストが発生します。「リモートワークが増えたから」と単純に面積を減らすだけでは、思わぬ課題が出ることも。
- 現オフィスの解約予告期間を確認（通常6カ月前通知）
- 原状回復費用や敷金返還の条件を調べておく
- 家具・什器・IT機器の流用と新調のバランスを検討
- 移転に伴う各種サービス（通信・セキュリティ・清掃等）の契約見直し
- テレワーク用の社内備品やサテライトオフィスの費用も加味
「移転前にしっかり費用を見積もる」「優先順位を決めてコスト配分する」ことで、あとから発生する予想外の出費を減らせます。
2-5. スムーズなオフィス移行計画で混乱を防ぐ
移転プロジェクトは多くの人や業者が関わるため、段取りが不十分だと混乱やトラブルの元。特にリモートワーク併用時は「出社・在宅の切り替え」もスムーズにできるよう、計画的に進めましょう。
- プロジェクトリーダーとチームを社内で明確にする
- スケジュール表とToDoリストを作成し、進捗を共有
- 移転に伴う業務分担や、リモート勤務ルールの再確認
- 社員向けの説明会やQ&Aセッションの実施
- 移転後のアンケートで課題や改善点を吸い上げる
「何を誰が、いつまでに、どのように進めるか」を明確にし、社内外の連携を密にしましょう。急なルール変更やトラブルにも柔軟に対応できる体制づくりが大切です。
3. 実践例：リモートワーク時代の最適なオフィスとは？
ここでは、実際にオフィス移転とリモートワーク導入を両立させた企業の一例を紹介します。どのような工夫や注意点があったのでしょうか。
ケーススタディ1：ハイブリッド型オフィスで出社率3割でも快適
社員の出社率が3割以下のIT企業では、「従来オフィスの半分」の面積に縮小し、フリーアドレス化を導入。集中スペース・オンライン会議ブース・カフェ風のコラボレーションエリアをバランスよく配置しました。
- オンライン会議用に防音ブースを複数設置し、リモート参加者との音声問題を解消
- 座席予約システムで密集を回避し、出社人数をコントロール
- オフィス内のWi-Fiアクセスポイントを倍増し、動画会議時の通信トラブルを防止
移転コストは初期投資がやや増えたものの、賃料と光熱費を大幅に削減。社員からは「出社のモチベーションが上がった」と好評でした。
ケーススタディ2：地方拠点とリモート環境の最適化
営業系企業では、地方拠点のオフィスを縮小してテレワークを標準化。クラウドPBXやオンライン営業ツールへの切り替えで、どこにいても顧客対応が可能に。
- 個人用ロッカーと郵便物転送サービスで出社不要の体制に
- サテライトオフィスやコワーキングスペースの法人契約を活用
- 移転に伴うIT資産管理やネットワークセキュリティも強化
移転コストは「本社と地方拠点の一括見直し」によって最適化できました。地方社員の通勤負担も軽減され、採用力アップにもつながっています。
4. オフィス移転とリモート対応強化のためのチェックリスト
実践的な移転計画を立てるために、以下のチェックリストを活用してください。
- 自社の働き方の現状把握（出社頻度・テレワーク状況）
- 移転目的と優先順位の明確化
- 新オフィスの利用ルールやレイアウト設計
- ITインフラ・セキュリティ・会議システムの見直し
- 家具・什器や備品の流用計画
- 移転全体のコストシミュレーション
- スケジュール・ToDoリスト・担当者の明確化
- 社員（特にリモートワーカー）への情報共有と説明
- 移転後のアンケートやフィードバック体制
このリストをもとに順を追って進めることで、抜け漏れや後悔を防げます。
5. よくある失敗例と注意点
オフィス移転とリモート対応でよくある「失敗」を事前に知り、回避策も押さえておきましょう。
失敗例1：リモート用スペースが不足し、会議がうまくできない
移転後、「オンライン会議ブースが足りない」「周囲の音が気になる」といった声が多発。対策としては、事前に実際の利用人数と1日の会議件数をシミュレーションし、必要なブース数や防音設備を確保することが重要です。
失敗例2：ITインフラの移設や構築に想定以上の時間とコストがかかる
契約や回線工事の手配が遅れ、移転直後に業務がストップした例もあります。早めに専門業者と調整し、現状オフィスと新オフィス両方のIT環境を並行して準備しましょう。
失敗例3：移転コストを甘く見て、予算オーバーに
「敷金が戻らない」「原状回復費用が高額だった」「新しい家具の費用が想定外」などのトラブルも。契約条件や見積もりを詳細に確認し、余裕を持った予算計画が不可欠です。
失敗例4：社員への説明不足で混乱や不安が生じた
移転の目的や新しい働き方を丁寧に共有せず、社員の不安や反発を招くケースも。説明会やFAQ、移転後のサポート体制をしっかり用意し、コミュニケーションを大切にしましょう。
失敗例5：リモートワーク規定や利用ルールの整備を忘れた
オフィスだけでなく、テレワークのガイドラインや社内ルールの見直しも大事です。新しい働き方全体を制度面でもサポートしてください。
6. オフィス移転＋リモート対応を「成功」に導くコツ
最後に、オフィス移転とリモートワーク導入、両方をバランス良く進めるためのポイントをまとめます。
- 「全社員が毎日出社」前提を捨てる：必要な面積やレイアウト、設備をゼロベースで見直す。
- コミュニケーションの場を大切に：「雑談」や「相談」が生まれる工夫をレイアウトや設計で。
- IT・セキュリティは妥協しない：設備・ツール選びとセキュリティ対策を、専門家アドバイスも交えて最適化。
- コストと使い勝手のバランス：「今必要なもの」「将来の変化に対応できるもの」を見極めて投資。
- 移転プロジェクトは「全社一丸」で：担当者任せにせず、経営層も現場も一体となって取り組む。
また、経験豊富な専門業者への相談や、ワンストップで支援してくれるパートナーの存在も、余計なストレスや手間を大きく減らしてくれます。
7. まとめ：安心して新しい働き方へ踏み出そう
オフィス移転もリモートワーク導入も、初めての方にとっては「何から始めればいいのか不安…」と感じるものです。しかし、しっかりポイントを押さえ、準備を重ねれば必ず理想の職場を実現できます。
ご紹介した5つのコツやチェックリストを活用しながら、無理なく・着実にオフィス移行計画を進めていきましょう。わからないことや「こんな場合はどうすれば？」という細かな疑問でも、ぜひ私たち専門家にご相談ください。
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