オフィスの生産性が変わる！賢いOA機器選びとコスト削減の具体策を徹底解説
「新しい複合機やコピー機を導入したいけど、どれが自社に合うのかわからない」「プリンターやFAX機のコストが膨らんで困っている」「OA機器の選び方に失敗したくない」。
このようなお悩みをお持ちではありませんか？
オフィス業務の中心となるOA機器（事務機器やオフィス自動化のための各種機器）は、選び方ひとつで日々の業務効率やランニングコストが大きく変わります。
この記事では、初心者の方でも安心して導入できるOA機器の選び方や失敗しないポイント、そしてコスト削減につながる具体的な方法まで、やさしく丁寧に解説します。
知らないと損するチェックリストや実践的なアドバイスも盛り込みましたので、ぜひ最後までご一読ください。
そもそもOA機器とは？代表的な種類と特徴をやさしく解説
OA機器の基本を知ろう
OA（オフィス・オートメーション）機器は、オフィスの業務を自動化・効率化するための事務機器全般のことを指します。
近年はデジタル化やテレワークの流れもあり、その重要性はますます高まっています。
主なOA機器には以下のようなものがあります。
- 複合機（コピー・プリンター・スキャナー・FAXが一体化したもの）
- コピー機（主にコピー機能のみを持つ機器）
- プリンター（印刷専用機。インクジェットやレーザーなど種類がある）
- スキャナー（紙書類をデジタル化する機器）
- FAX機（ファクシミリ。書類を電話回線で送受信する機器）
これらの機器は単体でも利用できますが、最近は複数の機能をまとめた複合機が主流となっています。
また、オフィス自動化の観点からも、上手な機器選びは日々の効率やコストに直結します。
なぜ適切なOA機器選びが大切なのか
「とりあえず有名なメーカーの機種を入れれば安心」と思いがちですが、実はオフィスの規模や業務内容によって最適なOA機器は大きく異なります。
間違った選び方をすると、以下のようなデメリットが発生することも。
- 導入コストやランニングコストが無駄に高くなる
- 機能がオーバースペックで使いこなせない
- 逆に必要な機能が足りず、業務効率が下がる
- 不具合やトラブルで業務が止まるリスク
逆に、最適なOA機器を選べば、業務効率が飛躍的にアップし、コストも大幅に削減できます。
次の章から、失敗しないOA機器選びのポイントを具体的に見ていきましょう。
失敗しないOA機器選びのポイント
1. オフィスの業務内容や規模を正しく把握しよう
まず最初に大切なのは、「自社に本当に必要な機能や台数は何か」をしっかり整理することです。
これを怠ると、過剰スペックや無駄なコストにつながりやすくなります。
- 一日に印刷する枚数はどれくらいか？（例：月間1,000枚以下なら小型機で十分）
- カラー印刷の頻度は？ 白黒だけで十分か？
- FAXやスキャンはどの程度使うか？ 電子化（ペーパーレス）とのバランスは？
- 拠点や部署ごとに必要な台数は？
実際に現場で使用している社員さんにもヒアリングし、「普段困っていること」や「もっとこうだったら便利」という声も集めると、より具体的なニーズが見えてきます。
2. 機能と価格のバランスをチェック
OA機器は多機能なほど価格が高くなりがちですが、「必要な機能だけを備えた機種を選ぶ」のがコスト削減の第一歩。
例えば、FAX機能がほとんど使われていないのに高機能な複合機をリースしているケースもよく見られます。
- 本当に必要な機能だけに絞る（例：スキャンやFAXは別機器で十分な場合も）
- プリンター単体 vs 複合機の違いを比較検討する
- 高性能なカラープリンターが必要か、モノクロで十分か
「なんとなく全部入りの最新機種」から一歩離れて、現状に最適なスペックを選びましょう。
3. 導入方法（購入・リース・レンタル）の比較
OA機器は「購入」「リース」「レンタル」といった導入方法があります。それぞれメリット・デメリットがあるため、状況に合わせて選びましょう。
- 購入：初期費用が高いが長期的には安く済む場合が多い。資産計上が必要。
- リース：月額払いで負担を分散できる。最新機種に定期的に入れ替えやすい。
- レンタル：短期利用や急な増設に便利。初期費用が安いがトータルコストは高め。
中長期的な利用計画や、会社のキャッシュフロー、税務上の取り扱いも踏まえて選択しましょう。
4. ランニングコストもしっかり比較しよう
OA機器選びで意外と見落としがちなのが「ランニングコスト」です。特にプリンターやコピー機の場合、「インク・トナー代」「保守・メンテナンス費用」「紙代」などが毎月のように発生します。
- トナーやインクのコスト（1枚あたりの印刷単価に注目）
- 保守契約やメンテナンス費用（故障時の対応も重要）
- 電気代などの消費電力
安価な機器を選んでも、インク代や修理代が高額では本末転倒。
導入前にメーカーごとの差や、月間利用枚数に応じたコストを試算しておくのがおすすめです。
5. アフターサポートと保守体制も要チェック
OA機器はトラブルや故障がつきもの。いざという時に「どれだけ迅速かつ丁寧なサポートが受けられるか」は、業務に直結する大切なポイントです。
- 保守契約の内容（定期点検や緊急時の対応時間など）
- メーカーや販売店のサポート体制（電話・訪問・リモート対応など）
- 消耗品の補充や修理パーツの入手しやすさ
価格だけでなく、導入後の安心感も重視して選びましょう。
コスト削減のために今すぐ実践できる5つのポイント
1. 業務フローを見直して無駄な印刷やFAX送信を削減
「なんとなく印刷」「念のためのコピー」が積み重なると、紙代やトナー代が大きな負担になります。
業務フロー全体を見直し、不要な印刷やFAX送信を減らすだけでも大きなコスト削減につながります。
- 回覧書類や会議資料の電子化でペーパーレス化
- FAXの送受信履歴を定期的にチェックし、頻度を減らす
- 両面印刷や集約印刷（複数ページを1枚に）を活用する
業務自動化・文書管理ソフトとの連携もおすすめです。
2. 適切な機器台数の配置で過剰投資を防ぐ
「部署ごとに1台ずつ設置しないと不便そう」と思いがちですが、近年の複合機は高性能かつネットワーク対応が充実しています。
拠点やフロアごとに適切な台数を見極めることで、初期費用や維持費を抑えることができます。
- 利用頻度が低い部署は共用機1台で十分なケースも
- プリンター・FAX・スキャナーを1台の複合機に集約する
現状の利用実績を定期的に見直し、不要な機器は整理しましょう。
3. インク・トナーのコスト管理と互換品活用
消耗品の費用はバカになりません。
純正品と互換品（サードパーティ製）を比較し、安心できる互換トナーやインクの導入も選択肢に。
- 複数社の見積りを取り、単価や品質を比較する
- まとめ買いや定期購入で割引を活用
- リサイクルトナーやエコカートリッジの活用
ただし、一部の互換品は故障リスクや保証外となる場合があるため、信頼できる業者を選ぶことが重要です。
4. メンテナンス契約を見直して無駄な費用をカット
「とりあえず全部コミコミの保守契約に…」と契約していませんか？
月額の保守契約内容を確認し、利用頻度に合ったプランへ見直すことで無駄なコストを削減できる場合があります。
- カウンター料金（1枚あたりの保守費用）の見直し
- 過剰なサービスやサポートは外せるかを検討
- 複数台まとめての契約で割引交渉も可能
定期的に契約内容をチェックし、時代に合った最適なプランへアップデートしましょう。
5. 最新の省エネ機器への入れ替えで電気代も削減
近年のOA機器は省エネルギー性能が大幅に向上しています。
古いコピー機やプリンターを使い続けていると、消費電力が高く電気代がかさんでしまうことも。
- 省エネモードや自動スリープ機能を活用
- 5年以上前の機種は最新モデルへの入れ替え検討
- 機器の利用時間を最適化（使わない時は電源オフ）
こうした工夫で、月々のランニングコストをさらに圧縮できます。
OA機器選定・導入の失敗例と、成功に導くチェックリスト
よくある失敗例
OA機器の導入やリプレースにおいて、初心者の方が陥りがちな失敗例をいくつかご紹介します。
- 営業担当者に勧められるまま契約し、必要以上の高性能機種を導入してしまった
- 初期費用の安さだけで選び、トータルコスト（インク・保守代）が高額になった
- 導入後に使いたい機能が足りないことに気付き、追加費用が発生した
- サポート体制が不十分で、トラブル時に業務が止まった
- 部署ごとにバラバラのメーカー機器を導入し、管理や保守が煩雑になった
失敗しないためのチェックリスト
導入前に以下のポイントを確認しておくことで、失敗リスクを大幅に減らせます。
- 現状の業務フローに照らし合わせ、必要な機能・台数を明確化したか
- 導入コスト・ランニングコスト（消耗品・メンテナンス費含む）を事前に試算したか
- 複数社から見積もりを取得し、条件を比較したか
- 導入後のアフターサポートや保守体制の内容を確認したか
- 社内の利用者から現場の要望や困りごとをヒアリングしたか
- オフィス自動化や今後の働き方（テレワーク対応など）も見据えているか
このチェックリストをもとに、冷静かつ客観的な判断を心がけましょう。
オフィス自動化の最新トレンドとOA機器の進化
業務効率アップを加速する機能・連携
OA機器は進化を続けており、単なる「印刷・コピー」だけでなく、さまざまな業務自動化との連携が可能です。
- スキャンデータを自動でクラウド保存し、書類管理を簡単に
- 複合機から直接メール送信や電子FAX送信が可能
- スマートフォンやタブレットからのリモート印刷
- OCR（文字認識）機能による帳票の自動データ化
こうした機能を活用することで、手作業や転記ミスを減らし、より高度なオフィス自動化が実現できます。
テレワーク・ペーパーレス化とOA機器の役割
コロナ禍以降、テレワークやリモートワーク対応が急速に進みました。
その流れに合わせ、OA機器もオフィス外からのアクセスや、ペーパーレス化への対応が進んでいます。
- クラウドファックスや電子署名機能で、印刷・郵送の手間を大幅削減
- スキャナー連携で書類をPDF化し、オンラインで共有
- オフィスと自宅で同じ情報にアクセスできる仕組み作り
こうした最新機能の活用が、今後のオフィス業務の効率アップには欠かせません。
よくある質問（FAQ）でさらに安心！OA機器導入前の疑問解消
Q1: コピー機と複合機、どちらがいいの？
業務内容によりますが、最近はコピー・プリンター・スキャナー・FAXが一体化した「複合機」が主流です。
一台で多機能をまかなえるため、省スペースやコスト削減、管理の手間の軽減にもつながります。
ただし、印刷枚数が極端に多い場合や、特定機能だけを重視する場合は、単機能機器を組み合わせた方が経済的なケースもあるため、用途に合わせて選びましょう。
Q2: プリンターやインクの互換品は本当に大丈夫？
信頼できるメーカーや販売店の互換品であれば、コスト削減に有効です。
ただし、ごく一部の安価な粗悪品は故障や印刷品質の低下の原因となることも。その場合、メーカー保証が効かなくなるリスクもあります。
不安な場合は、導入前にOA機器業者へ相談してみましょう。
Q3: FAX機はまだ必要？電子FAXってなに？
業種や取引先によっては、まだFAX機が必須というケースもあります。
一方、ペーパーレス化やリモートワークの流れで、PCやスマホ、複合機から送受信できる「電子FAX」サービスの利用も増えています。
自社の取引スタイルや今後の働き方に合わせて、最適な方法を選びましょう。
Q4: OA機器はどのくらいで入れ替えればいい？
一般的には5～7年ごとが目安とされていますが、故障頻度や消耗品コスト、業務効率の観点からも「古くなったら早めのリプレース」が推奨されます。
新型機種は省エネ性能や自動化機能が進化しているため、入れ替えによるトータルコスト削減効果も期待できます。
Q5: OA機器のセキュリティ対策は大丈夫？
最近の事務機器はネットワークにつながるため、セキュリティも重要です。
パスワード設定やアクセス制限、データ暗号化、定期的なファームウェアアップデートなど、メーカー推奨の対策を必ず実施しましょう。
社内のIT担当者や専門業者に相談するのも安心です。
まとめ：最適なOA機器選びで安心とコスト削減を実現しよう
OA機器（複合機・コピー機・プリンター・スキャナー・FAX機など）は、オフィス業務の効率やコストに直結する大切なインフラです。
「どれを選べばいいの？」と不安に思う方も、自社の業務内容を整理し、必要な機能・コスト・サポート体制を冷静に比較することで、失敗や後悔を未然に防ぐことができます。
そして、オフィス自動化やペーパーレス化、最新の省エネ機器の活用など、時代に合った選択でさらなるコスト削減と業務効率アップも実現可能です。
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