失敗しないオフィス移転サービスの選び方7つのポイント｜手間とコストを大幅削減する方法を徹底解説
オフィス移転や事務所の引越しを考えているものの、「何から始めればいいのかわからない」「なるべく費用を抑えたい」「失敗したくない」と、不安や疑問を感じていませんか？オフィス移転は、レイアウト設計や業者選び、コスト管理など多岐にわたる準備が必要で、初めての方には特に難しく感じるものです。
本記事では、初心者でも安心して進められるように、信頼できるオフィス移転サービスの選び方や、手間とコストを大幅に削減するための秘訣を7つのポイントに分けて解説します。さらに、移転費用の相場や見積もりのチェックリスト、オフィス設計の注意点なども具体的に紹介。この記事を読むことで、オフィス移転の全体像がつかめ、不安が解消されるはずです。
1. オフィス移転サービス選びの重要性
オフィス移転は単なる引越し作業以上に、会社のこれからの成長や働きやすさに大きく影響します。移転計画の立案からレイアウト設計、業者選び、現場での作業、コスト管理まで、さまざまな工程が複雑に絡み合っています。
そのため、信頼できるオフィス移転サービスを選ぶことが、失敗しない移転プロジェクトを実現するカギとなります。逆に、適当に選んでしまうと「想定外の費用がかかった」「レイアウトに不満が残った」「業務に支障が出た」などのトラブルにつながることも。
ここからは、押さえておきたい7つの選び方のポイントを具体的に解説します。
2. 失敗しないオフィス移転サービスの選び方7選
2-1. 実績と専門性が豊富な業者を選ぶ
オフィス移転は、一般的な引越しサービスとは違い、オフィス特有の設備やレイアウト、セキュリティ、ITインフラへの配慮が不可欠です。
そのため、オフィス移転やオフィス設計の実績が豊富な移転業者を選びましょう。
ホームページや口コミ、事例紹介をチェックし、次のようなポイントを確認してください。
- 過去の移転事例が豊富か
- 自社と同規模・同業種の移転実績があるか
- 専門スタッフやプロジェクトマネージャーが在籍しているか
- オフィスレイアウトや設計の提案力があるか
専門性の高い業者であれば、移転コストの適正化や、社員の働きやすさ向上など、長期的に見ても大きなメリットになります。
2-2. ワンストップ対応かどうかを確認
オフィス移転には、現状調査、レイアウト設計、原状回復工事、引越し、ITインフラ工事、家具・備品の手配など、多くの工程があります。
これらを別々の業者に頼むと、スケジュール調整や費用管理が煩雑になるだけでなく、トラブルの原因にもなりがちです。
ワンストップでトータルサポートしてくれるオフィス移転サービスなら、窓口が一本化され、担当者の負担も大幅に軽減できます。
- 移転計画の立案からレイアウト設計、施工、引越し作業まで一貫して対応
- IT・ネットワークの移設やセキュリティ対策も含む
- 原状回復や廃棄品処分にも対応
ワンストップ対応の業者かどうか、事前に確認しましょう。
2-3. 見積もりが明瞭で比較しやすいこと
オフィス移転で意外と多いのが「最初の見積もりより費用が膨らんだ」「追加費用が多かった」といったコスト面のトラブルです。
複数社から移転見積もりを取り寄せ、費用項目が明瞭に記載されているか、比較しやすい内容になっているかをチェックしましょう。
- 作業内容や範囲が明確か
- 追加料金が発生する場合の条件が明記されているか
- オフィスレイアウト設計やIT工事など、個別の費用が内訳として示されているか
- 「移転費用一式」など曖昧な項目がないか
納得できるまで質問し、不明点は必ず解消しておくことが大切です。
2-4. スケジュール管理・進行サポート力を確認
オフィス移転プロジェクトは、限られた期間で多くの作業を効率的に進める必要があります。
移転計画の遅れやミスは、業務への影響や余計なコスト増加にもつながります。
業者には、詳細なスケジュール作成、定期的な進行報告、万が一のトラブル対応まで、しっかりサポートしてもらえるかを確認しましょう。
- 移転計画書や工程表の作成
- 進捗報告や打ち合わせの頻度
- 突発的なトラブル対応の実績
自社の業務スケジュールに合わせて柔軟に対応してくれるかも重要です。
2-5. オフィスレイアウト・設計提案が充実している
せっかく移転するなら、社員が働きやすいオフィスを実現したいもの。
オフィス設計やレイアウトのノウハウが豊富な業者なら、単なる引越しだけでなく、業務効率アップやコミュニケーション促進など、理想の空間を実現できます。
- 働き方に合わせたゾーニング・レイアウト提案
- 最新のオフィスデザインやトレンドの取り入れ
- 収納や動線設計など細部への配慮
- 家具選定や配置も含めてトータル提案
打ち合わせ時に要望や課題をしっかりヒアリングしてくれるか、実際の提案事例を見せてもらいましょう。
2-6. コスト削減や助成金の提案力がある
オフィス移転には、多くの費用（移転コスト）がかかりますが、工夫次第で大幅なコストダウンも可能です。
例えば、既存家具の再利用やリース活用、内装工事の見直し、自治体や国の助成金制度の活用など、経験豊富な移転業者なら費用を抑える提案をしてくれます。
- 不要な工事や備品の削減提案
- 原状回復工事の交渉・調整
- 助成金・補助金の申請サポート
- 移転全体のコスト最適化プラン
ただし「安さ」だけで選ぶと、サービスや品質に不満が残る場合もあるので、バランスを重視しましょう。
2-7. アフターサポートの有無・充実度を確認
オフィス移転後も、レイアウト変更や追加工事、トラブル対応など、何かとサポートが必要になる場面があります。
移転後もしっかりフォローしてもらえる体制があるかどうか、事前に確認しておくのがおすすめです。
- 移転後のレイアウト変更や追加工事の対応
- ITインフラ・ネットワークの不具合時のサポート
- 緊急時の駆けつけ対応
アフターサポートが手厚い業者は、長い目で見ても安心して任せられます。
3. オフィス移転費用の相場とコスト削減のポイント
3-1. オフィス移転費用の主な内訳
オフィス移転にかかる費用（移転コスト）は、業者によって見積もり内容が異なりますが、主に次のような項目があります。
- 引越し作業費（搬出・搬入・運搬）
- オフィスレイアウト設計・内装工事費
- 原状回復工事費（旧オフィスの現状復帰）
- IT・ネットワーク工事費（配線、サーバー、電話、セキュリティなど）
- 新規オフィス家具・備品の購入費
- 廃棄品処分費やクリーニング費
- 移転計画・プロジェクト管理費
一般的な移転費用の目安（例）：
従業員10名程度：50万円～100万円
従業員50名程度：200万円～400万円
従業員100名以上：500万円～1,000万円以上
※立地やオフィスの広さ、移転内容により大きく前後します。
3-2. 移転コストを削減するための実践的ポイント
- 早めに計画を立て、複数業者から見積もりを取る
- 不要な家具や設備は売却・廃棄でコストカット
- 既存家具やOA機器の再利用を検討
- 内装工事の内容を見直し、必要最小限に抑える
- 荷物量を減らして運搬費用を抑える
- 助成金や補助金の情報を事前にチェック
無理なコスト削減はサービスの質低下やトラブルのもとになるため、信頼できる移転業者と相談しながら、最適なプランを選びましょう。
4. オフィス移転計画の流れとチェックリスト
4-1. オフィス移転計画の大まかな流れ
オフィス移転（事務所移転）は、以下の流れで進めるのが一般的です。
- 目的・課題の明確化（例：手狭になった、働きやすさ改善など）
- 移転スケジュール・予算の策定
- 新オフィスの物件選定・契約
- オフィスレイアウト設計・内装プランの検討
- 移転業者の選定・見積もり
- 工事・ITインフラ・什器手配など各種手配
- 引越し作業・現場立ち合い
- 旧オフィスの原状回復・退去手続き
- 移転後のレイアウト変更・最終調整
4-2. チェックリスト：スムーズな移転のために
移転作業はやるべきことが多く、抜け漏れやトラブルも起こりやすいです。以下のチェックリストを参考に、計画的に進めましょう。
- 社内で移転プロジェクトチームを立ち上げたか
- 移転目的や新オフィスの要件を明確にしたか
- 移転予算・スケジュールを決めたか
- オフィス移転業者の候補をリストアップしたか
- 複数社から移転見積もりを取得し比較したか
- レイアウト設計や内装プランの要望を伝えたか
- IT・ネットワーク工事のスケジュールを確認したか
- 旧オフィスの原状回復条件・費用を確認したか
- 社員への移転説明・周知をしっかり行ったか
- 移転当日の役割分担や立ち合い体制を決めたか
- 移転後の不具合や要調整項目の担当を決めたか
事前準備と段取りが、成功のカギです。わからないことは遠慮なく業者に相談しましょう。
5. オフィスレイアウト・設計で失敗しないために
5-1. 最新トレンドと働きやすさの両立
オフィスレイアウトや設計は、単にデスクを並べるだけでなく、社員のモチベーションや生産性にも直結します。
最近では、ABW（アクティビティ・ベースド・ワーキング）やフリーアドレス、テレワーク対応スペース、リフレッシュエリア、集中ブースなど多様な働き方を支えるレイアウトが注目されています。
- コミュニケーションが取りやすいゾーニング
- 感染症対策を意識したレイアウト
- セキュリティやプライバシーへの配慮
- 配線・ネットワークの分かりやすさ・安全性
社員の意見も聞きながら、働き方に合った設計をオーダーしましょう。
5-2. オフィス設計時の注意点
- 消防法・建築基準法などの法令順守
- バリアフリー対応の有無
- 照明・空調・換気の快適さ
- 収納スペースやロッカーの配置
- 将来的なレイアウト変更のしやすさ
- 電話・ネットワーク・電源コンセントの配置
経験豊富なオフィス移転業者なら、これらを踏まえた設計・提案が可能です。打ち合わせの際は、不安や疑問点をしっかり伝えましょう。
6. 信頼できるオフィス移転業者を見極めるコツ
6-1. 対応の丁寧さ・提案力に注目
初めてのオフィス移転で不安がある場合、業者の対応力はとても大切なチェックポイントです。
見積もりや打ち合わせ時の質問に丁寧に答えてくれるか、要望や事情をきちんとヒアリングしてくれるか、実際の提案内容が現実的か、などを確認しましょう。
- 専門スタッフが現地調査に来てくれる
- 要望や課題に応じた複数パターンの提案がある
- スケジュールやコストについて正直に説明してくれる
- 「できない理由」ではなく「できる方法」を考えてくれる
信頼できる業者は、押しつけではなく、一緒に最適解を考えてくれます。
6-2. 口コミ・評判・事例をチェック
インターネット上の口コミや、実際に利用した企業の評判、具体的な移転事例も参考にしましょう。
「納期やコストが明確」「トラブル時の対応が迅速」など、具体的な感想が多い業者は安心です。
- GoogleやSNS、口コミサイトの評価
- 実際の移転事例やビフォーアフター写真
- 同業種・同規模の実績があるか
良い口コミだけでなく、悪い口コミにも目を通して、納得できるか判断基準にしましょう。
7. よくあるオフィス移転の失敗例とその対策
7-1. 移転スケジュールがずれる
「工事や引越し作業が遅れて業務に支障が出た」「計画が甘くてギリギリまでバタバタした」という失敗はよくあります。
対策： 移転計画はできるだけ早めに始め、工程表・進捗管理を業者と密に行いましょう。重要な施設やITインフラの移設は特に余裕を持って準備が必要です。
7-2. 見積もりより費用が膨らむ
「追加料金がかかった」「作業範囲が想定と違った」というケースも少なくありません。
対策： 複数社の見積もりを比較し、作業範囲・内訳を明確にしておきましょう。不明点は必ず事前に質問し、書面で確認を。
7-3. レイアウトや内装に不満が残る
「社員の動線が悪い」「会議室が足りない」「収納が少ない」など、使い勝手に不満が残ることも。
対策： 事前に社員アンケートやヒアリングを行い、業者と複数パターンのレイアウトプランを検討しましょう。実際のサンプルや3D提案を受けるのもおすすめです。
8. まとめ｜理想のオフィス移転を、安心して実現しましょう
オフィス移転は、一度きりの大きなプロジェクト。分からないことや不安も多いと思いますが、信頼できる移転業者をパートナーにすれば、手間もコストも大幅に削減でき、理想のオフィスを実現できます。
今回ご紹介した「7つの選び方のポイント」と、費用・計画・レイアウト・注意点を意識すれば、失敗しない移転がきっと叶うはずです。
もし「どこに相談すればいいかわからない」「自分たちだけでは不安」という方は、ぜひ私たちMIRIXにご相談ください。
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理想の新オフィスで、会社の未来を一緒にスタートしましょう！
