オフィスの効率を最大化するOA機器の賢い選び方と導入メリット解説
職場に新しい複合機やプリンター、コピー機、ファクスなどのOA機器を導入したいけれど、「どれを選べばいいの？」「うちの業務に合うのか不安…」と感じていませんか？OA機器は種類も多く、価格や機能もさまざま。間違った選択をすると無駄なコストがかかったり、業務効率が下がってしまうことも少なくありません。この記事では、初心者の方でも失敗せずに最適なOA機器を選べるよう、導入のメリットや具体的な選び方、注意点を分かりやすく解説します。あなたの不安を解消し、安心してオフィス環境を整えられるお手伝いをしますので、ぜひ最後までご覧ください。
OA機器とは？基本をしっかり押さえよう
OA機器の代表的な種類と特徴
OA機器とは「オフィスオートメーション機器」の略称で、職場の事務作業を効率化するための機械全般を指します。主なOA機器には以下のようなものがあります。
- 複合機：プリンター・コピー・スキャン・ファクスなど複数の機能を1台でカバーする機器。省スペース化や業務効率化に役立ちます。
- コピー機：主に書類の複製を行う機器。多くのオフィスで必須アイテムです。
- プリンター：パソコンのデータを紙に印刷する機器。業務資料や請求書、プレゼン資料の作成に欠かせません。
- ファクス：紙の書類を電話回線経由で送受信する機器。業界によっては今も重要な通信手段です。
これらの機器をひとくくりに「OA機器」と呼びます。最近では、インターネット連携やクラウド保存機能が搭載された高機能モデルも増え、業務効率化の幅が広がっています。
OA機器導入のよくある悩みと失敗例
OA機器導入を検討している方からは、次のような悩みや不安の声がよく聞かれます。
- 「最新機種を買ったが、使わない機能が多くて持て余している」
- 「コピー用紙やトナーのコストが想定以上にかかってしまった」
- 「導入してみたら設置スペースが足りなかった」
- 「使い方が難しく、スタッフが戸惑って業務が止まった」
こうした失敗を防ぐには、事前の情報収集と自社の課題把握が重要です。次章から、失敗しないための具体的な選び方やポイントを整理していきます。
OA機器導入のメリットとは？
業務の効率化・省力化
複合機やプリンター、コピー機などを導入する大きな理由は、日常業務の効率化です。例えば、複数の機器で行っていた作業を1台の複合機で完結できれば、移動や操作の手間が減り、スタッフの時間を有効活用できます。大量印刷やスキャン、同時送信などの機能も、業務の省力化に貢献します。
コスト削減
高性能なOA機器は初期費用がかかりますが、適切な選択をすればトータルでコスト削減に繋がるケースが多いです。たとえば、消耗品のコストパフォーマンスが高いモデルや、複合機1台でコピー・プリント・ファクスをまとめられる機種を選べば、管理やメンテナンスも効率化できます。
情報管理・セキュリティの強化
最新のOA機器には、印刷データの暗号化やアクセス制限、利用履歴のログ管理など、セキュリティ面が強化されたモデルもあります。紙書類の電子化やクラウド保存にも対応できれば、情報漏洩リスクを減らし、業務の安心感もアップします。
コミュニケーションの円滑化
ファクスやスキャナーを活用すれば、遠隔地の取引先との書類共有がスムーズに行えます。また、プリンターや複合機の「ウォークアップ印刷」などの機能を使えば、出力物を間違いなく受け取れるなど、社内外のやりとりのミスを防げます。
効率化に直結！OA機器選びのポイント5選
1. 業務内容と使用頻度を正しく把握する
最初に大切なのは「どんな業務に」「どれくらいの頻度で」OA機器を使うのかを具体的に把握することです。例えば、月間のコピー・印刷枚数や、ファクスの送受信頻度、スキャンの利用状況などをリストアップしましょう。必要な機能や求める性能は、オフィスごとに異なります。
- 1日あたり・月あたりの想定印刷枚数
- 同時に利用する人数や部署
- 業務で使う主な書類サイズ（A4/B4/A3など）
- カラープリントの頻度や必須度
- 複合機への機能要望（スキャン to メール、クラウド保存、両面印刷など）
このような点を確認しておけば、必要以上に高機能・大型の機種を選んでしまうリスクも減ります。
2. 設置スペースとレイアウトを確認する
OA機器は意外と大きく、設置スペースが足りないトラブルもよくあります。選定前に必ず設置予定場所の寸法を測り、通路の確保や作業導線も考慮しましょう。
- 幅・奥行き・高さ、扉の開閉スペース
- コンセントやLANケーブルの位置
- 搬入経路（エレベーター、階段など）のサイズ
- 消耗品の交換やメンテナンスの余裕スペース
せっかく高性能な機器を選んでも、使い勝手が悪ければ業務効率は下がってしまいます。レイアウトも意識して選びましょう。
3. 必要な機能・性能をチェック
OA機器にはモデルごとに多彩なオプション機能があります。自社に本当に必要な機能か、次のような観点で見極めましょう。
- ネットワークプリントやスキャン to クラウドなどの連携機能
- 両面印刷・集約印刷の対応
- 印刷速度（分速何枚か）・解像度
- セキュリティ機能（ユーザー認証、暗号化など）
- 省エネ・エコモードの有無
- ファクスの自動転送やペーパーレス受信
「便利そうだから」という理由で高機能モデルを選ぶと、使わない機能のためにコストばかりが膨らむことも。導入後に「こんな機能が欲しかった！」と後悔しないためにも、実際の業務フローに照らし合わせて必要性を検討しましょう。
4. コストパフォーマンスを細かく比較する
本体価格だけでなく、維持費や消耗品コストにも注意を払いましょう。特にトナーやインク、用紙などのランニングコストは、長期的には大きな差になります。
- トナー・インク1本あたりの印刷枚数と価格
- 消耗品交換の頻度と価格
- 保守・メンテナンス契約の内容と費用
- リース契約と購入のコスト比較
たとえば、リース契約なら初期費用を抑え、定額でメンテナンスも含まれることが多いですが、契約期間や途中解約の条件も要チェックです。メーカーや販売店ごとの保守体制も比較しましょう。
5. サポート体制・アフターサービスを確認する
OA機器は日常的に使うものだからこそ、トラブル時のサポートやメンテナンス体制が非常に重要です。特に初心者の方ほど、導入後のフォローまでしっかりしている業者を選びましょう。
- 故障時の対応スピード（即日対応や代替機の有無）
- 操作トレーニングやマニュアルの提供
- リモートサポートや定期メンテナンスの有無
- 消耗品の自動配送や残量検知システムの有無
万が一の際も安心して業務を続けられるよう、サポート充実の販売店・メーカーを選ぶことをおすすめします。
【実践編】OA機器選びのチェックリスト
ここまで解説した内容をもとに、OA機器選びの際に確認すべきポイントをチェックリストにまとめました。印刷して実際の選定時にご活用ください。
- 業務内容・利用用途、印刷枚数などの具体的なニーズを洗い出したか
- 設置スペース・レイアウトを現地で確認したか
- 必要な機能・性能をリストアップし、優先順位をつけたか
- 本体価格・リース料だけでなく、ランニングコストも比較したか
- 導入後のアフターサポートや保守体制を確認したか
- 複数メーカー・販売店の見積もりを取り、比較検討したか
このチェックリストを活用することで、「思っていたのと違った…」という失敗を防ぎやすくなります。
導入事例で学ぶ！OA機器活用のリアルな効果
【事例1】複合機導入で紙業務を大幅効率化
ある中小企業では、以前はコピー機・プリンター・ファクスが別々に設置されていました。しかし、用紙やトナーの在庫管理が煩雑で、機器のトラブル時も対応がバラバラ。そこで、高機能複合機1台に統一したところ、機器の管理が一元化でき、ペーパーレス化も進みました。スタッフからは「スキャンがワンタッチでできて便利」「コピーや印刷の待ち時間も減った」と好評です。
【事例2】ネットワークプリンター導入でテレワーク対応
コロナ禍以降、テレワークが進んだIT企業では、ネットワークプリンターの導入で、社員が自宅や外出先からも安全に印刷指示を出せる環境を構築。社内外の情報共有がスムーズになり、出社しなくても書類作成業務が効率化しました。セキュリティ機能付きのモデルで、情報漏洩対策も万全です。
【事例3】ファクスのペーパーレス化でコスト削減
医療機関では、ファクスは今も重要な連絡手段ですが、受信した紙の管理が課題でした。そこで、ファクスを複合機でペーパーレス受信できる機種に切り替えたところ、用紙代や保管スペースが大幅に削減され、問い合わせ対応も迅速になりました。
初心者が注意したい！OA機器選定の落とし穴
必要以上の高機能モデルを選んでしまう
「せっかくなら最新・高機能を」と考えて大きすぎるモデルを選んでしまうと、操作が難しいだけでなく、維持費やスペースも無駄になることがあります。自社に本当に必要な機能に絞って選びましょう。
ランニングコストを軽視してしまう
初期費用が安くても、トナーやインクの交換頻度が高かったり、消耗品が高額だったりするとトータルコストがかさみます。印刷コストやメンテナンス費用まで含めて比較するのが大切です。
サポート体制を確認しないまま導入してしまう
トラブル時の対応が遅いと業務がストップするリスクがあります。サポート窓口や保守契約、代替機の有無なども必ず確認しましょう。
OA機器の最新トレンドと今後の選び方
クラウド連携とモバイル対応の進化
最近のOA機器は、クラウドストレージへのスキャン保存や、スマートフォンからの直接印刷など、ネットワーク連携が進んでいます。テレワークや社外業務の増加に合わせて、場所を選ばず使えるモデルが注目されています。
省エネ・エコ機能の充実
CO2削減や紙資源の有効活用が求められる中、省エネ対応や両面印刷・集約印刷機能が標準装備されている機種も増えています。経費削減だけでなく、企業の社会的責任（CSR）にも貢献します。
セキュリティ重視の機種選定
機密情報の漏洩リスクが高まる現代では、ユーザー認証や印刷ログ管理、データ消去機能など、セキュリティ重視のOA機器が一般的になってきました。特に医療・金融・法律事務所などでは必須項目です。
まとめ｜最適なOA機器選びで理想のオフィス環境を実現しよう
OA機器の選定は、単なる「機械選び」ではありません。あなたのオフィス環境や業務フロー、今後の成長戦略まで見据えて検討することが、効率アップやコスト削減への第一歩です。この記事でご紹介した5つのポイントやチェックリストを活用すれば、初心者の方でも安心して最適なOA機器を選べるはずです。
もし、「自分たちに本当に合った機種がわからない」「導入や設定、運用までしっかりサポートしてほしい」といったお悩みがあれば、ぜひ一度、弊社MIRIXまでご相談ください。実際の業務内容や課題を丁寧にヒアリングし、専門スタッフが最適なご提案から導入後のアフターサポートまで一貫して対応いたします。理想のオフィス環境づくりを、安心してお任せいただけます。あなたの一歩が、より快適で効率的なオフィスづくりにつながることを、心から応援しています。
