失敗しないオフィス移転作業の手順とプロが教える効率アップの秘訣10選

オフィス移転を成功させるための作業手順と効率化の秘訣10選

「オフィス移転」と聞いて、何から始めればよいかわからず不安を感じていませんか？今の業務を止めずにスムーズに進められるのか、コストは抑えられるのか、レイアウトや設計はどう決めればいいのか…悩みは尽きません。この記事では、そんな初めてのオフィス移転に不安や疑問を抱える方のために、失敗しないための具体的な作業手順と、プロが実践する効率アップのコツを10個厳選してわかりやすく解説します。実践的なチェックリストやスケジュール調整のポイントもまとめましたので、記事を読みながら一緒に準備を進めていきましょう。

オフィス移転の手順を知ろう

1. 移転プロジェクトの立ち上げ

まず最初に行うべきは、オフィス移転の目的やゴールを明確にし、社内外の関係者を集めてプロジェクトチームを結成することです。移転の目的が、単なる人員増加への対応なのか、業務効率化やコスト削減、イメージアップなどによるものなのかを共有し、方向性を統一しましょう。

• 移転担当のリーダー・担当者を決定する
• 社内のキーパーソンや外部専門家（業者）との連携体制を整える
• 現在の問題点と新オフィスに求める要素を洗い出す

2. スケジュール調整と全体計画の作成

オフィスの移転は多くの工程が複雑に絡み合っています。全体のスケジュール調整を早めに行い、作業ごとの期日や担当者を明確にしましょう。移転先の決定から実際の引っ越し、各種手続きまで、逆算して計画を立てるのがポイントです。

• 移転希望日・退去日・新オフィス入居日を確認
• 各作業の締切・マイルストーンを設定
• 必要に応じて外部業者や専門家への依頼タイミングを検討

3. 新オフィスの選定と契約

立地や広さ、コストだけでなく、今後の事業展開や働き方も視野に入れて新オフィスを選びましょう。賃貸条件や契約内容、内装・設備の自由度、ビルの管理体制も要チェックです。

• 通勤アクセスや周辺環境も確認
• 必要な坪数や設備、将来的な増員対応も検討
• 移転コストが総額いくらになるか目安を把握

4. オフィスレイアウト・設計のプランニング

新オフィスのレイアウトや設計は、移転後の働きやすさや業務効率に直結します。部門ごとの配置や、会議室・休憩スペースの使い勝手など、現場の声も取り入れながら具体的に設計しましょう。

• 業務フローを考慮したレイアウト設計
• オープンオフィスやフリーアドレス導入の検討
• セキュリティや感染症対策も念頭に

5. 移転に伴う各種コストの見積り・削減策の検討

オフィス移転では、賃料や内装工事費、引越し作業費、通信・ITインフラ整備費、各種手続き手数料など多様なコストが発生します。複数業者から見積りを取り、コスト削減の可能性も探ってみましょう。

• 不要物の廃棄やリース品の返却でコスト削減
• 現オフィスの原状回復費も事前に見積もり
• IT機器・什器のリユースやリース活用も有効

6. 移転作業の引越しチェックリスト作成

「何を、いつ、誰が、どうやって」進めるかを一覧化したチェックリストを作ることで、抜け漏れやトラブルを防げます。実際の引越し作業だけでなく、各種届け出や社内外への連絡も忘れずに組み込みましょう。

• 什器・備品のリストアップと移送/廃棄の振り分け
• IT・OA機器、ネットワーク関連の移設計画
• 名刺・封筒・HP・契約書等の住所変更リスト
• 官公庁・金融機関・取引先への移転連絡先リスト

7. 業者の選定と打合せ

オフィス移転作業は、引越し業者・内装工事業者・通信インフラ業者など複数の専門会社との連携が重要です。実績や費用、対応力、アフターサポートも含めて比較検討しましょう。

• 見積内容と「追加費用」の有無をしっかり確認
• スケジュールや作業範囲の明確化
• 業者同士の連携体制もチェック

8. 社内外への情報共有とスムーズな移行準備

従業員や取引先への情報共有も、スムーズな移転のための大切なポイントです。特に、移転当日に出社できない場合やテレワーク対応が必要な部署は、早めに準備を進めましょう。

• 社内説明会や移転マニュアルの作成
• Q&A対応窓口の設置
• 取引先・関係会社へ新住所・電話番号等の通知

9. 移転作業当日の流れ

いよいよ移転作業当日です。担当者ごとに役割を分担し、搬出・搬入、什器や機器の設置、動作確認までを確実に進めましょう。トラブルが起きた場合の連絡フローも事前に決めておきます。

• 最終確認のチェックリストを用意
• 貴重品・重要書類の別途管理
• 各部署責任者による現地立ち会い

10. 移転後のフォローと業務再開チェック

新オフィスでの業務がスムーズに始められるよう、什器やIT機器の不具合、ネットワーク・電話の接続、各種インフラの再確認も重要です。また、従業員アンケートや課題の洗い出しも、次回以降の改善につながります。

• 移転作業の振り返りと改善点共有
• 各種インフラの稼働状況をチェック
• 新住所での郵便・宅配物受け取り体制の確認

プロが教える効率アップの秘訣10選

1. 早い段階でプロジェクトチームを組成

社内外の関係者を早めに巻き込み、移転に関わる全体像を把握したチームを組成することで、情報共有や意思決定がスムーズになります。

2. 進捗管理はクラウドツールで一元化

Googleスプレッドシートやプロジェクト管理アプリを使って、作業の進行状況やタスクを可視化しましょう。担当者同士の連携も強化されます。

3. チェックリストは「部門別・工程別」に細分化

大まかなリストだけでなく、部門ごと・作業工程ごとにチェックリストを細かく分けることで、漏れなく進められます。

4. 不要物の事前整理・廃棄でコスト削減

移転当日に慌てないよう、早い段階から不要物の廃棄やリース品の返却を進めておきましょう。これだけで引越し費用や新オフィスの収納コストが大幅に下がります。

5. 引越し業者は複数社から見積を取得

価格だけでなく、対応実績やサービス内容も比較することで、最適な業者選びと交渉が可能です。追加費用や休日対応の有無も忘れずに確認しましょう。

6. オフィスレイアウトは「将来の変化」も見越して設計

増員や働き方改革など、今後の変化に柔軟に対応できるレイアウト設計を心がけましょう。モジュール式家具や可動式パーティションの導入も一案です。

7. IT・通信インフラは早めに専門家へ相談

ネットワークや電話、セキュリティなど、ITインフラは移転直前では間に合わないことも。早めに現地調査・設計・申込を行い、当日トラブルを防ぎましょう。

8. 住所変更は「リストアップ」と「一斉通知」で効率化

社内外で住所変更が必要な書類やサービスを一覧化し、テンプレートを使って一斉通知することで手間を大幅に削減できます。

9. 移転当日の「現地確認担当」を明確に

部門ごとに現地確認担当を任命し、各自の役割と連絡フローを決めておくことで、現場での混乱を回避できます。

10. 移転後の「声なき声」も拾うアフターフォロー

新オフィスでの働きやすさや不便な点をアンケートやヒアリングで収集し、早急に改善につなげることが従業員満足度アップに直結します。

オフィス移転の実践的チェックリスト

下記のようなチェックリストを活用して、各工程を一つずつ着実に進めていきましょう。

• 移転スケジュール・担当者の決定
• 新オフィス物件の選定・契約
• 現オフィス解約・原状回復の手配
• 内装・レイアウト設計の決定
• 什器・備品の移送・新規購入・廃棄の決定
• 通信・ITインフラの申込・移設手配
• 引越し業者・各種専門業者の選定・打合せ
• 名刺・印刷物・Web・各種契約書の住所変更
• 官公庁・取引先・金融機関等の住所変更手続き
• 従業員・取引先への移転告知・案内
• 移転当日のスケジュール・役割分担の周知
• 移転作業後のインフラ・設備の動作確認
• 移転後の課題・不具合のヒアリングと改善

コストを抑えるオフィス移転のポイント

コスト削減のためにできること

オフィス移転費用を抑えるには、単に安い業者を選ぶだけではなく、「何に・どれだけ」お金がかかるのかを全体で把握し、不要なコストを徹底的にカットすることが重要です。

• 不要物の早期整理・廃棄で運搬費削減
• 内装工事は必要最低限＋将来の拡張も見越して
• IT機器・什器はリース・中古活用で初期投資を抑える
• 引越し時期・曜日によって費用が変動するため、閑散期を狙う
• 複数業者から見積りを取得して比較・交渉
• 原状回復工事はビル指定業者以外も提案できるか確認

オフィスレイアウト設計のポイント

業務効率と働きやすさを両立するレイアウト

オフィスのレイアウトは、従業員のモチベーションや業務効率に大きな影響を与えます。コミュニケーションが取りやすく、集中しやすい配置、リフレッシュできる空間など、バランスのとれた設計を心がけてください。

• 部門間の動線を短く、連携しやすい配置
• 会議室や個室スペースの配置・数を明確に
• フリーアドレスやABW（アクティビティ・ベースド・ワーキング）の導入も検討
• 収納スペースや配線の取り回しも計画的に
• 自然光・グリーンの活用や、空調・換気にも配慮

まとめ：安心してオフィス移転を成功させるために

初めてのオフィス移転は、決めること・やることが多く、誰しも不安や疑問がつきものです。しかし、正しい手順と効率的な進め方を押さえ、綿密な準備とスケジュール調整、実践的なチェックリストを活用すれば、必ず理想のオフィス移転を実現できます。何より、「自分たちだけで抱え込まず、信頼できる専門家や業者に早めに相談すること」が最大の安心材料となります。

弊社MIRIXでは、豊富な移転実績と専門知識をもとに、物件探しからレイアウト設計、引越し作業、各種コスト削減提案までワンストップでご支援が可能です。不安や疑問を解消し、安心して理想のオフィス移転を実現したい方は、ぜひお気軽にご相談・ご依頼ください。