オフィス移転を成功させるための徹底準備ガイド｜コスト削減と業務効率化を叶える実践ポイント
オフィスの引越しは、会社全体にとって大きな変化。
「初めてで何から始めていいかわからない」「引越しで業務が止まるのが心配」「費用はどれくらい？」「信頼できる業者の選び方が知りたい」——そんな不安や疑問を抱えている方も多いのではないでしょうか。
本記事では、初心者の方でも安心して進められるよう、オフィス引越しの全体像から準備・費用見積もり・業者選び・荷造り・スケジュール立案・旧オフィスの片付けまで、実践的かつ具体的なポイントを網羅的に解説します。
読めば「何をいつ・どう進めればよいか」がはっきりし、コストも業務効率も両立した理想のオフィス移転が叶います。
1. オフィス引越し準備の全体像とスケジュール
オフィス引越しがもたらす主な課題と不安
オフィス引越しは単なる荷物移動ではなく、事業活動に直結する一大プロジェクトです。
スムーズな移転ができなければ、業務停止やコスト増、従業員の混乱などさまざまなトラブルにつながることも。
「何から手をつけていいかわからない」「準備が漏れていないか不安」など、初めての方が抱える悩みは共通です。
しかし、適切なステップとスケジュールを把握し、早めに着手すれば多くのリスクを回避できます。
引越し準備の基本スケジュール（目安）
- 6か月前：移転方針決定・物件選定・大枠予算設定
- 4か月前：引越し業者選定・各種見積もり依頼
- 3か月前：新オフィスレイアウト検討・業者との打ち合わせ
- 2か月前：社内通知・荷造りリスト作成・不要品リストアップ
- 1か月前：荷造り開始・各種手続き（住所変更等）
- 1〜2週間前：最終確認・現オフィス片付け・引越し当日の指揮体制確認
- 引越し当日：移転作業実施・新オフィス配置指示
- 引越し後：片付け・各種点検・追加手続き
移転規模や会社の業種により変動はありますが、余裕を持った計画が成功へのカギです。
2. オフィス引越し費用の見積もりとコスト削減のコツ
費用項目の内訳を知ろう
オフィス引越しの費用は、家庭の引越しとは異なり多岐にわたります。主な費用項目を知り、無駄を省くことがコスト削減の第一歩です。
- 引越し業者への基本作業費（運搬、搬出・搬入、養生など）
- 梱包資材費（ダンボール、梱包材等）
- 什器・備品の新規購入・廃棄費用
- 内装工事・LAN/電話等の工事費
- 原状回復工事費（旧オフィス）
- 各種手続き関連費用（登記・印刷物変更等）
- 新オフィスのクリーニング・清掃費
見積もり取得の注意点とチェックリスト
複数の業者から相見積もりを取り、内訳や条件の違いをよく比較することが重要です。見積もり時は以下の点を必ず確認しましょう。
- 「基本作業費」にどこまで含まれるか（搬出入・梱包・開梱等）
- 追加費用が発生する作業・条件は何か（階段作業・重量物・緊急対応など）
- 什器・備品廃棄やリユースに対応しているか
- 休日や夜間の作業可否と追加料金の有無
- 新オフィスのレイアウト設計や工事も依頼可能か
- 見積もり有効期限・キャンセル時の規定
「安さ」だけでなく、サービス内容や信頼性を総合的に比較することが失敗防止につながります。
コスト削減の具体策
- 不要な什器・備品は早めにリストアップして廃棄・売却で経費圧縮
- オフィス移転繁忙期（3〜4月、9月）を避ける
- 梱包・開梱作業を自社で分担することで費用カット
- 可能なら平日・日中の作業日程を選ぶ
- 内装や工事は一括発注より相見積もりで細かく管理
事前準備と情報収集がコスト削減の決め手です。
3. 安心できるオフィス引越し業者の選び方
業者選びで失敗しないためのポイント
業者によって得意分野やサービス範囲はさまざまです。特にオフィス移転は専門的な知識と経験が不可欠。以下の観点で選ぶと安心です。
- オフィス移転の実績・専門ノウハウがある
- 現地調査や事前ヒアリングが丁寧
- 見積もり内容と内訳が明確
- 当日の作業手順・人員体制がしっかりしている
- 什器・備品の解体・再組立やIT機器の移設サポートも可能
- 廃棄やリサイクルも含むワンストップ対応ができる
- 万が一の損害補償など保険加入が明示されている
- 口コミや評判、過去の実績が公開されている
担当者の説明やレスポンスの良さも大事なチェックポイントです。
おすすめ業者・ランキング
- MIRIX（ミリックス）
対応エリア：東京都23区
得意分野／特徴：オフィス移転専門、徹底した現地調査とヒアリング、ワンストップ対応、IT機器移設や原状回復工事にも強み
4. 失敗しない荷造りのやり方・チェックリスト
荷造りを始める前にやるべき3つのこと
オフィスの荷造りも「計画」が肝心です。いきなり箱詰めを始めるのではなく、次の3つを必ず準備しましょう。
- 移転先のレイアウト図を用意し、必要な荷物・不要な荷物を明確化
- 社員やチームごとの荷物分担を決める
- 荷造りの手順とスケジュールを全員に共有
荷造りの基本ルール・コツ
- ダンボールや養生材は業者・自社で事前に十分確保する
- 箱には「部門名・担当者名・中身」を大きく明記
- PCや精密機器は専用の梱包材でガードし、取扱注意シールを貼る
- 重要書類・機密文書はまとめて管理し、紛失防止
- 私物や使用頻度の低いものから荷造りを始め、直前まで使うものは最後にパッキング
- 不要になった備品・書類はリストアップして処分またはリサイクル
荷造りチェックリスト
- 全社員の私物・デスク周りは自分で梱包するルールを共有
- 共用スペース、会議室、倉庫などの荷物も担当者を決めて管理
- 重要な書類やデータはバックアップをとる
- IT機器の配線・周辺機器は写真を撮っておくと再設置が楽
- 梱包済みダンボールをリスト化して「何がどこにあるか」を把握
無理のない計画的な荷造りが、移転当日の混乱防止と業務再開のスムーズさにつながります。
5. オフィス移転のスケジュール管理と社内調整
プロジェクトリーダーとチームの役割分担
オフィス移転は「誰が・いつ・何を」担当するかを明確にし、全体を統括するリーダーを任命することが必須です。
主な担当例は以下の通りです。
- 移転プロジェクトリーダー（全体進行・業者連絡・判断役）
- 部門リーダー（自部門の荷造り・スケジュール管理）
- IT担当（回線・機器の移設・新設手配）
- 総務担当（各種届出・契約手続き・備品管理）
- 広報担当（社内外への移転通知、案内状作成等）
スケジュールを「見える化」して進捗管理
進捗表やタスクリストを使い、週次で進捗確認ミーティングを設けると、遅れや漏れを早期発見できます。
Googleスプレッドシートやプロジェクト管理ツール（Backlog、Trelloなど）を活用し、誰でも進行状況が把握できる体制づくりをおすすめします。
6. 旧オフィスの片付け・原状回復で気をつけたいこと
片付けと原状回復のポイント
移転後も「旧オフィスの片付け・原状回復」は怠れません。ここがおろそかだと余計な費用やトラブルが発生します。
原状回復とは、「借りた時の状態に戻す」こと。壁紙・床・照明・空調・電気配線などが対象となる場合が多いです。
以下の流れで進めるとスムーズです。
- 契約書を確認し、「原状回復範囲・責任範囲」を必ず把握
- 原状回復工事の範囲を明確にするため、オーナー・管理会社と事前に現地立会い
- 不要な什器・ゴミの廃棄やリサイクルは引越し前後でまとめて実施
- 原状回復工事は信頼できる業者に依頼し、作業内容・工期・費用を事前確認
- 工事完了後にオーナーと再度立会い、確認を得る
注意点とトラブル防止策
- 原状回復工事の範囲を曖昧にしない（後から追加請求のリスク）
- 不用品廃棄・リサイクルは法令遵守で行う（マニフェスト管理等）
- クリーニングや小修繕も忘れずに
- 引越し直前・直後での荷物の「置き忘れ」や「未回収」に注意
「何を・いつまでに・どう片付けるか」をリスト化し、責任者を決めておくと安心です。
7. 役立つ！オフィス移転準備のチェックリスト
ここまでの流れをもとに、抜け漏れ防止のチェックリストをまとめました。これを使えば安心です。
- 新オフィスの物件契約・現オフィスの解約通知
- レイアウトや什器配置の決定・新規購入発注
- 引越し業者・原状回復業者の選定と契約
- 移転プロジェクトチームの編成・役割分担
- 荷造り計画と担当者への指示・進捗管理
- 社内外への移転通知（得意先、取引先、関係官庁等）
- 各種手続き（登記変更、郵便・電話・電気・ネット等の住所変更）
- IT機器・回線の移設・新設手配
- 不要品のリストアップと廃棄・リサイクル手配
- 新オフィスのクリーニング・設備チェック
- 旧オフィスの片付け・原状回復工事と現地立会い
- 引越し当日のタイムスケジュールと担当者配置
- 移転後の各種点検・備品確認
このリストを印刷して使えば、進捗状況が一目でわかり、忘れ物や手続き漏れを予防できます。
まとめ｜オフィス引越しは準備が９割。安心して理想の移転を叶えよう
オフィス引越しは、会社の未来を左右する大切なイベントです。
「わからない」「失敗したくない」というお気持ちは誰もが抱えるもの。
でも、段階ごとの準備と正しい情報で、誰でもスムーズなオフィス移転を実現できます。
本記事のガイドやチェックリスト、注意点を参考に、早め早めの行動とチームワークを心がければ大丈夫です。
もし「もっと具体的なアドバイスがほしい」「安心して任せられるプロに頼みたい」と感じたら、ぜひ弊社MIRIXにご相談ください。
MIRIXはオフィス移転のプロフェッショナルとして、現地調査から引越し作業、原状回復、IT機器の移設までワンストップで対応しています。
不安や疑問も丁寧に解消し、最高のオフィス移転を一緒に実現します。
まずはお気軽にご相談を。理想のスタートを一緒に切りましょう！
