はじめての事務所移設ガイド｜費用・手続き・業者選びから成功のコツ10選
事務所の移設は、多くの方にとって初めての経験かもしれません。
「どれくらい費用がかかるの？」「どんな手続きが必要？」「何から始めれば良いのか分からない…」そんな不安や疑問をお持ちではありませんか？
本記事では、初心者の方でも安心して事務所移設を進められるよう、費用相場や具体的な手順、業者選びのポイント、スケジュール管理、トラブル防止のチェックリストからコスト削減のコツまで、実践的な情報を丁寧に解説します。
これを読めば、面倒に思えた事務所移設もきっとスムーズに進められるはずです。
事務所移設とは？知っておきたい基礎知識
事務所移設の意味とタイミング
事務所移設とは、現在のオフィスや事業所を別の場所に移転することを指します。移設理由はさまざまで、事業拡大や人員増加、コスト削減、老朽化対策、利便性アップなどがあります。
移設を決断するタイミングには、契約更新や人員増減、大型案件の受注など節目となる出来事がきっかけになることが多いです。
事務所移設の流れと全体像
事務所移設には多くの準備と手続きが必要です。主な流れは以下の通りです。
- 現事務所の現状確認と退去通知の準備
- 新事務所の選定・契約
- レイアウト設計・備品準備
- 移設業者選び・見積もり取得
- 移設スケジュールの決定
- 各種手続き（官公庁・取引先・郵便等）
- 移設当日の作業
- 新事務所のセットアップおよび旧事務所の原状回復
- 移設後のアフターフォロー
一つひとつの工程を丁寧に進めることが、トラブルなく事務所移設を成功させる秘訣です。
事務所移設の費用相場と内訳
主な費用項目
事務所移設ではさまざまな費用がかかります。主な内訳は以下の通りです。
- 引越し作業費（移設業者への依頼費用）
- 新事務所の契約費用（敷金・礼金・仲介手数料など）
- 内装工事・レイアウト変更費
- 電話・インターネット回線の移設工事費
- 什器・備品の購入や移動、廃棄費用
- 旧事務所の原状回復費
- 社員の移動交通費や宿泊費（遠距離の場合）
- 各種手続き・印刷物の変更費（名刺、封筒、Webサイト等）
事務所移設の費用相場
事務所移設の費用は規模や距離、移設内容によって大きく異なりますが、一般的な目安は以下の通りです。
- 10～20名規模：50万～150万円程度
- 20～50名規模：150万～300万円程度
- 50名以上の大規模：300万円～1000万円以上
上記はあくまで目安です。移設距離や内装工事の有無、原状回復の内容によって大きく変動しますので、必ず複数社から見積もりを取りましょう。
費用を左右するポイント
- 移設する荷物量（書類・什器など）
- 移動距離（近隣か遠方か）
- 新旧オフィスの階層やエレベーター有無
- 工事や設置作業の有無
- 移設作業日（繁忙期・土日祝日かどうか）
これらによって費用が変わるため、早めに現地調査・見積もり依頼することが大切です。
事務所移設の手続き一覧とスケジュール管理
主な手続き項目
事務所移設では、さまざまな手続きが発生します。忘れやすいものも多いので、チェックリスト形式で管理するのがおすすめです。
- 現事務所の解約通知（通常は6か月前～3か月前）
- 新事務所の契約
- 法人登記の住所変更（法務局）
- 税務署・都道府県税事務所・市区町村役場への変更届
- 社会保険事務所・労働基準監督署などへの届出
- 銀行・取引先・関係会社への住所変更連絡
- 郵便局への転送届
- 名刺・封筒・ホームページ・印刷物の住所変更
- 電話・インターネット回線の移設手続き
- 各種保険（火災・賠償等）の住所変更
これらの手続きは、内容によっては法定期限があるものも含まれます。担当者を決め、進捗管理をしっかり行いましょう。
移設スケジュールの立て方
事務所移設のスケジュールは、通常3か月～6か月前から準備を始めるのが理想です。主なスケジュール例は以下の通りです。
- 6か月前：現事務所の契約内容・解約通知の確認、新事務所の候補リストアップ
- 4か月前：新事務所の決定・契約、内装設計の打合せ
- 3か月前：レイアウト図面作成、移設業者選定、手続き担当者決定
- 2か月前：電話・ネット回線工事手配、什器・備品の手配
- 1か月前：引越し詳細打合せ、各種住所変更届の準備、社員説明会
- 当日：引越し作業、新事務所セットアップ
- 移設後１週間：各種アフターフォロー、旧事務所原状回復工事
移設日は業務への影響が少ない日を選び、余裕を持ったスケジューリングが大切です。
移設業者の選び方と注意点
業者選びで失敗しないためのポイント
事務所移設の成否は、業者選びにかかっているといっても過言ではありません。
業者を選ぶ際の具体的なチェックポイントは以下の通りです。
- 事務所移設の実績が豊富か
- 見積もりが明朗で分かりやすいか
- 作業範囲や責任範囲が明確か
- 下請けやアルバイト任せではなく自社スタッフ中心か
- 移設後のアフターフォロー体制があるか
- 自社で対応できない場合、信頼できる協力会社がいるか
- 損害保険などの保証がしっかりしているか
見積もりの比較・確認方法
複数の業者から見積もりを取り、費用だけでなく「サービス内容の違い」もよく比較しましょう。
- 作業範囲（梱包・開梱、設置、ネットワーク工事等）の違い
- 追加費用が発生しないか（養生、残置物処理など）
- オプション・有償サービスの有無
安い見積もりでも、後から予期せぬ追加費用が発生しないか必ず確認しましょう。
業者との打合せで気をつけたいこと
- 事前現地調査を必ず依頼する
- 荷物リストや搬出入ルートを共有する
- 作業責任者・連絡先を明確にしておく
- 当日の立ち会い担当者を決めておく
- 作業中の養生やセキュリティ対策について確認する
やっておきたい！事務所移設のチェックリスト
事務所移設では、やるべきことが多すぎて「何か忘れているかも…」と不安になることも多いですよね。
以下のチェックリストを参考に、確実に抜け漏れなく進めましょう。
- 現事務所の契約書・解約通知の内容確認
- 新事務所の内覧・契約手続き
- レイアウト図面の作成・承認
- 什器・備品のリストアップと移設可否の確認
- 不要品の廃棄手配
- IT機器・電話回線の移設/新設手配
- 移設業者の選定・見積もり取得
- 作業スケジュールの確定
- 各種届出・手続きのリストアップ
- 移設当日の担当者・立ち会い者の決定
- 移設後のアフターフォロー体制
これらをもとに、社内で担当者や期限を明確に割り振ることが成功のカギです。
事務所移設の注意点とトラブル防止策
よくあるトラブルとその予防策
- 解約通知の期限切れ：契約書を必ず再確認し、退去通知時期を守る
- 原状回復義務の見落とし：退去時の原状回復内容を事前に確認しておく
- 什器・備品のサイズミス：レイアウト図で搬入経路や設置可能スペースを検証
- IT機器やネットワークの不具合：専門業者と十分に打合せし、テスト期間を設ける
- 近隣トラブル：新旧オフィスの管理会社や近隣へ事前挨拶を行う
セキュリティ対策も忘れずに
- 重要書類や情報機器の管理を徹底する
- データ移行・バックアップ作業を事前に完了させる
- 不要な書類の適正な廃棄（シュレッダー処理等）
社員への説明・周知も必須
- 新オフィスの場所や通勤経路の案内
- 作業日程や移動手段、当日の服装・持ち物の説明
- 業務マニュアルや電話・ネットワークの利用方法の周知
社員の理解と協力が、スムーズな移設を実現します。
コスト削減のためのポイント
費用を抑える具体策
- 不用品を事前に整理し、荷物量を減らす
- 内装・設備の再利用を検討する
- 複数業者から相見積もりを取り、料金・サービスを比較する
- 移設時期を閑散期（繁忙期を避ける）に設定する
- 社員による梱包・開梱を一部自社対応する
- IT機器や家具のリース・中古利用も検討する
原状回復・内装工事のコツ
- 原状回復工事は貸主指定業者以外でも対応できる場合があるので要交渉
- 内装工事は、入居先のレイアウトを工夫して無駄な工事を減らす
- セット工事や一括発注でコストダウンを図る
「業者に丸投げ」ではなく、自社でできることを見極めてコスト削減に努めましょう。
事務所移設をスムーズに進める10のコツ
- 早めの計画立案とスケジュールの可視化
- 担当者・責任者を明確にして役割分担
- 現地調査・見積もりは複数業者に依頼
- 荷物リストとレイアウト図面を事前作成
- 不要品は事前に廃棄・売却して荷物削減
- IT・インフラは専門スタッフと入念に打合せ
- 移設当日は社員で協力し、役割分担を徹底
- 各種手続き・届出はリスト化し、進捗を管理
- トラブル時の連絡体制を事前に決めておく
- 移設後は必ずアフターフォロー・点検を実施
この10のコツを意識すれば、初心者でもトラブルなくスムーズな移設を実現できます。
まとめ｜事務所移設は段取りと信頼できるパートナー選びがカギ
事務所移設は多くの工程や手続きが絡み、初心者の方には分かりづらい部分も多いですが、事前の計画とチェック体制、信頼できる業者選びがあれば決して難しいものではありません。
本記事のチェックリストやスケジュール例、コストダウンのコツを参考に、余裕を持って準備を進めてください。
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