オフィス移転にかかる期間とスムーズに進めるためのスケジュール設定・成功の秘訣5選
「オフィス移転を考えているけど、どのくらいの期間が必要なんだろう？」「スケジュール管理が不安…」「初めての移転で何から始めればいいかわからない」。
こうしたお悩みや疑問を抱えてこの記事を読んでくださっている方も多いのではないでしょうか。オフィスの引越しは、通常の引越しとは異なり、業務への影響や設備、レイアウトなど多くの準備や調整が必要です。そのため、事前の計画やスケジュール管理が大きな鍵となります。
本記事では、初めての方でも安心して移転準備を進められるよう、オフィス移転にかかる期間や移転スケジュールの立て方、失敗しないためのポイントなどを具体的にやさしく解説します。実践的なチェックリストや注意点も盛り込んでいますので、ぜひ参考にしてください。
オフィス移転の期間はどれくらい？目安とスケジュール全体像を知ろう
オフィス移転期間の平均的な目安
オフィス移転には、物件探しから契約、内装工事、引越し、各種手続きまで、さまざまな工程があります。一般的に、移転計画の立案から新オフィスでの業務開始までに必要な期間は約4〜6か月と言われています。
ただし、オフィスの規模や現オフィスの契約条件、新オフィスの内装やITインフラの準備状況によって大きく変動します。
例えば、数十人規模の中小企業であれば平均3〜4か月、大規模オフィスや特殊な設備が必要な場合は6か月以上かかるケースも珍しくありません。
移転スケジュールの大まかな流れ
オフィス移転の全体的なタイムラインは、以下のような流れになります。
- 移転計画・現状分析（1週間〜1か月）
- 新オフィス選定・契約（1〜2か月）
- レイアウト・内装設計、工事手配（1〜2か月）
- インフラ・IT・家具等の準備（1か月前後）
- 引越し・移転作業（1週間〜2週間）
- 各種手続き・アフター対応（〜1か月）
上記はあくまで目安です。各工程での「移転準備日数」は、社内決裁や調整に要する時間によっても左右されますので、余裕を持った日程調整がポイントです。
オフィス移転の移転準備日数とチェックポイント
各工程ごとの準備期間と注意点
各工程で「どのくらい日数が必要か？」の目安と、忘れがちなポイントをまとめました。
- 現状分析・課題整理（1週間〜1か月）
業務フローや現状の課題を洗い出すことで、より良い移転計画が立てられます。現オフィスの契約終了日や原状回復義務もこの段階で確認しましょう。 - 新オフィス探し・契約（1〜2か月）
条件に合う物件がなかなか見つからないケースもあるので、早めの着手が安心です。不動産会社とのやり取りや内見、稟議などには十分な時間を見積もりましょう。 - レイアウト・内装工事（1〜2か月）
オフィスの規模や内装の内容によって工期が大きく異なります。繁忙期は工事業者が混み合うため、スケジュールの柔軟な管理が必要です。 - 移転作業・引越し（1週間〜2週間）
書類や備品の整理、廃棄物の処理など意外と工数がかかるので、余裕をもったタイムラインを組みましょう。 - 各種手続き（並行して〜1か月）
各自治体や取引先への住所変更届など、抜け漏れがないかチェックリストで確認しながら進めましょう。
移転期間見積もりの際のチェックリスト
失敗しない移転期間の見積もりには、以下のような項目を確認しましょう。
- 現オフィスの退去予告期間（通常3〜6か月前）
- 新オフィスの契約、入居可能日
- 内装工事や各種設備工事の工期
- ITインフラや電話回線の移設・新設の手配期間
- 社内外への通知・住所変更手続きに必要な期間
- 引越し業者や廃棄業者の手配時期
これらを洗い出し、工程ごとにスケジュール表を作成することが、スムーズな移転工期管理の第一歩です。
オフィス移転スケジュール設定のコツ
スケジュール設定で失敗しやすいポイント
オフィス移転が遅延・混乱しがちなポイントを把握し、事前に対策しておきましょう。
- 現オフィスの退去予告期間を見落としている
- 新オフィスの契約・入居日と工事期間が合わない
- 各種工事（内装・IT・電気）の工程が重なり、調整漏れが発生
- 社内の意思決定・承認プロセスに時間がかかる
- 業務を止めずに移転するための段取りが曖昧
- 関係各所（取引先・自治体・銀行等）への連絡や手続きの遅れ
特に「移転工期管理」が甘いと、引越しが完了してもITインフラや電話が使えない、などのトラブルにつながります。
具体的なスケジュール調整の方法
オフィス移転の日程調整・スケジューリングで押さえておきたいコツを解説します。
- ガントチャートを活用
各工程、関係者、締め切り日を「見える化」することで、進捗管理がしやすくなります。 - 進捗会議を定期的に開催
各担当者や外部業者も交えて、進行状況や課題を共有し、遅延を早期発見しましょう。 - 予備日（バッファ）を必ず設定
工事や納品、手続きの遅れに備えて各工程に予備期間を計画しましょう。 - 早めの業者手配・連絡
繁忙期（3月・9月等）は業者が混み合うため、早めに引越し業者や内装業者の予約を済ませておくことが大切です。
オフィス移転の期間を短縮するには？効率化のポイント
移転期間短縮のためにできること
「業務への影響を最小限にしたい」「なるべくスピーディーに移転したい」と考える方も多いでしょう。期間短縮のために実践できるポイントは以下の通りです。
- プロジェクトチームを編成
移転専任のプロジェクトチームを設け、意思決定を迅速化しましょう。 - 業者や専門家への早期相談・依頼
オフィス移転を専門にする業者に早い段階で相談することで、段取りや手配がスムーズになります。 - 複数工程の同時進行
物件探し・内装設計・ITインフラ準備など、可能な工程を並行して進めることで、全体のリードタイムを圧縮できます。 - チェックリストの活用
移転準備の抜け漏れを防ぐために、工程ごとのチェックリストを活用しましょう。
移転期間短縮時の注意点
期間を短縮するあまり、重要な工程が抜け落ちたり、業務品質が下がったりするリスクも。以下の点に注意しましょう。
- 内装やインフラの品質・安全性を確保すること
- 法令に則った手続き・届け出を怠らないこと
- 社員・関係者への十分な周知・説明を行うこと
効率化と安全・品質のバランスを意識して進めましょう。
成功するオフィス移転のための5つのポイント
1. 余裕を持った移転計画・スケジュール設定
「早め・早め」の準備が移転成功の一番の近道です。特に物件探しや各種工事のスケジュールは読みづらい部分も多いため、計画段階から十分なバッファを設けましょう。
2. プロジェクト体制の整備と社内外の連携強化
社内にプロジェクトチームを作り、担当者を明確にしておくことで、業務分担と意思決定がスムーズに進みます。業者や専門家とも密に連携をとることが成功のカギです。
3. 工期管理と進捗「見える化」
ガントチャートや進捗管理表を活用し、各工程の状況を可視化しましょう。定期的なミーティングで遅れや課題を早期に把握できます。
4. 事前の準備とチェックリストの活用
移転に必要な手続きやタスクは思いのほか多いものです。チェックリストを作って進捗状況を確認しながら進めることで、抜け漏れのない管理ができます。
5. 専門業者・コンサルタントへの相談
オフィス移転を専門とする業者やコンサルタントに早い段階で相談すれば、日程調整や工期見積もり、業者手配などの負担を大きく軽減できます。自社だけで抱え込まず、プロの力を活用しましょう。
まとめ：オフィス移転期間の不安を解消し、理想のオフィスを実現しよう
オフィス移転には多くの工程と関係者が関わるため、「何から始めていいのかわからない」「移転期間が本当に間に合うか不安」と感じるのは自然なことです。
しかし、スケジュールの全体像や各工程のポイントをしっかり押さえ、余裕をもって計画を立てれば、初めての方でも安心して進めることができます。
もし「自分たちだけで進めるのは不安…」「スケジュール管理や移転工期の見積もりに自信がない」という場合は、ぜひ移転のプロである弊社MIRIXにご相談ください。
MIRIXでは、オフィス移転計画からスケジュール調整、現地調査、各種業者の手配、工期管理までトータルでサポート。初めての方でも安心して理想のオフィスを実現できるよう、親身にご提案いたします。お悩みやご要望をぜひお気軽にご相談ください。
