オフィス移転を成功に導く！コスト削減とスムーズ移転のために押さえたい5つの秘訣
「オフィス移転を検討しているけど、どこから手を付ければいいのかわからない」「コストや手間が膨大になりそうで不安…」「業務に支障なく移転を完了したい」――このような悩みをお持ちの方も多いのではないでしょうか。
実は、オフィス移転には見落としがちなポイントや、始める前に知っておくことで大きな費用削減や効率化につながるコツがたくさんあります。
この記事では、初心者の方向けにオフィス移転支援の流れと、失敗しないための具体的な5つのポイントを丁寧に解説。読んだあとには「やるべきことが明確になり、不安が解消された！」と感じていただける内容を心掛けました。
ぜひ、理想の新オフィス実現へ向けての一歩を踏み出す参考にしてください。
1. オフィス移転の全体像を把握し、計画的に進めることが成功のカギ
なぜ計画が重要？
オフィス移転は、単なる「引越し」ではありません。
新しい拠点で効率的に業務をスタートさせるには、準備・手配・工事・ITインフラ構築まで多岐にわたる工程があります。
計画不足によるトラブルや追加コスト、業務ストップにつながるリスクを避けるため、まず全体像を把握したうえで段階的に進めることが最重要です。
オフィス移転の主な流れ
- 現状分析と課題・目的の整理
- 新オフィス選定・内覧
- レイアウト設計・什器配置の検討
- ITインフラ構築や通信環境の手配
- 内装工事・原状回復工事の手配
- 引越し会社の選定・調整
- 移転当日のスケジュール作成・実施
- 各種届出・アフターフォロー
このように多くの工程が連動するため、事前にスケジュールや役割分担を明確にしておくことが、スムーズな移転の第一歩です。
チェックリスト：移転計画で押さえるべきポイント
- 現状のオフィスにどんな不便や課題があるか、社内アンケートなどで洗い出す
- いつまでに移転を完了する必要があるか、理想のスケジュールを固めておく
- 移転の目的（コスト削減・拡大・BCP対策など）を明確にする
- 社内の誰がどの工程を担当するか、早めに役割分担を決める
- 移転計画書や工程表を作成し、進捗を見える化する
2. オフィス移転コストを賢く削減！見落としやすい費用項目と対策
主なオフィス移転コストとその内訳
オフィス移転には、家賃や敷金・礼金といった目に見える費用以外にも、さまざまなコストが発生します。
代表的な項目は以下の通りです。
- 新オフィスの契約費用（敷金、礼金、仲介手数料 など）
- 原状回復工事費用（現オフィスの退去時）
- 内装工事費用（新オフィス）
- 什器（デスク・チェア・収納など）購入や移設費用
- ITインフラ構築費用（LAN・電話・ネットワーク・OAフロア）
- 引越し・搬送費（搬出入作業や廃棄物処理）
- 各種届出や印刷物（名刺・封筒など）の作成費用
コスト削減の具体的なポイント
- 現状什器・OA機器はできるだけ再利用し、必要最小限の新規購入に抑える
- 複数の業者から相見積もりを取得し、価格・サービス内容を比較検討する
- 不用品は早めにリスト化し、有価買取やリサイクルを活用する
- 原状回復工事や内装工事は、移転支援業者に一括発注すると効率的
- ITインフラや内装工事は、移転後の将来拡張も視野に入れて計画することで、二重投資を防ぐ
注意したい隠れコスト
・想定外のレイアウト変更や追加工事で発生する追加費用
・移転作業中の業務停止による営業損失
・移転後、通信やOA機器の不具合によるトラブル対応コスト
こうした事態を防ぐためにも、事前の工程管理と専門業者の活用が有効です。
3. 効率的なレイアウト設計と什器配置で働きやすいオフィスを実現
レイアウト設計の基本
新オフィスのレイアウト設計は、働く人の快適性や生産性に直結します。
業務内容やチーム構成に合わせて、「コミュニケーションのしやすさ」「集中しやすい環境」「動線の短縮」などを重視しましょう。
レイアウト設計で考慮すべきポイント
- 各部署の人数や業務特性に合ったゾーニング
- 来客スペースや会議室の配置バランス
- 収納・コピー機・ロッカーなどの共用スペースの最適化
- バリアフリーや感染症対策（十分な通路幅・換気・レイアウト工夫）
- 将来の拡張や増員にも柔軟に対応できる設計
什器配置の工夫と注意点
- デスクやチェアのレイアウトは、パーソナルスペースを意識し「密」を避ける
- 什器（机・ラック・収納）のサイズや搬入経路を事前に確認
- 既存什器の再利用可否や、追加購入の必要性を早めに判断
- 固定席・フリーアドレスの導入など、働き方に合わせて検討
レイアウト設計の進め方
- 現オフィスの使用状況をヒアリングし、課題を洗い出す
- 新オフィスの図面をもとに、仮レイアウト案を複数作成
- 社員の意見を反映しながら、最適案を決定
- 専門業者による3Dシミュレーションやバーチャル内覧も有効
4. ITインフラ構築と内装工事：業務に直結する基盤はプロに任せる
ITインフラ構築の重要性
快適なオフィス環境に欠かせないのが、ネットワークや電話回線などのITインフラ。
これらが整っていないと、移転後すぐに業務が開始できなかったり、トラブルが発生しやすくなります。
ITインフラ構築の主な項目
- インターネット回線・電話回線の手配と開通
- 社内LAN（有線・無線）の設計・配線工事
- サーバールームや通信機器ラックの設置
- セキュリティ（入退室管理・防犯カメラ・情報漏洩対策）
- OAフロアの設置や、電源コンセント増設
失敗しないITインフラ構築のポイント
- 現状の機器・システム構成をリスト化し、移設・追加が必要なものを整理
- 新オフィスのネットワーク配線や電源容量を事前に確認
- 業務開始日から逆算して、回線開通の申し込みや工事を早めに実施
- 移転支援やITベンダーと連携し、設計から施工・テストまで一元管理
内装工事の注意点と進め方
内装工事もオフィス移転の重要工程です。
壁・床・天井の仕上げだけでなく、照明・空調・間仕切り・サイン工事など多岐にわたります。
安全基準や消防法に適合しているか、工事期間や予算内で収まるかの確認も不可欠です。
- 内装工事の内容や仕様を明確にし、見積もりを複数社から取得
- 工事スケジュールを移転全体の流れと調整
- ビル管理会社やオーナーへの届け出や許可が必要な場合は事前に確認
- 原状回復工事（退去時）の条件も契約時にチェック
5. スムーズな引越し手配とプロジェクト管理で業務停止を最小限に
引越し手配の流れとポイント
オフィス移転の成否を左右するのが、引越し当日の手配と全体のプロジェクト管理です。
特に、複数部署や拠点がある場合は、担当者同士の連携不足や情報伝達ミスが大きなトラブルにつながりがちです。
引越し手配でやるべきこと
- 移転日とタイムスケジュールを早めに決定、全社で周知
- 引越し業者は移転支援に強い専門業者を選定し、十分な事前打ち合わせを
- パソコンや精密機器、什器の梱包・搬出・搬入の手順を明確に
- 重要書類・情報資産のセキュリティ管理も徹底
- 廃棄物や不用品の処分計画も同時並行で進める
- 移転当日は、現地リーダーや各部署担当者を配置し、現場指揮系統を明確に
プロジェクト管理のコツ
- ガントチャートや工程表で全体の進捗を可視化
- 週次・日次ミーティングでタスク進捗や課題共有
- トラブル発生時の連絡体制・責任者を明確化
- 移転後の業務テストやアフターフォローも忘れずに
チェックリスト：移転当日・直後の確認事項
- 什器や備品が全て新オフィスに無事搬入されているか
- ネットワーク、電話、OA機器が正常に稼働するか
- 各種届出（法務局、郵便局、取引先など）が完了しているか
- 社員や来客の動線・案内表示が十分か
- 退去後の原状回復工事や返却手続きが予定通り進行しているか
まとめ：オフィス移転の悩みはMIRIXに相談を！安心して理想のオフィスを実現しましょう
オフィス移転は、事前準備や専門的な知識・工数が多く、誰もが「うまく進められるだろうか…」と不安になるものです。ですが、今回ご紹介した5つのポイントを押さえれば、コストを抑え、業務への影響を最小限にしながら、理想の新オフィスを実現できます。
もし、「具体的にどう進めればいいかわからない」「業者選びや工事・ITインフラのことが不安」「自社にとって最適なレイアウト設計が知りたい」といった疑問や悩みがあれば、ぜひ一度、弊社MIRIXにご相談ください。
オフィス移転支援の専門家が、初回ヒアリングから現地調査、レイアウト設計、ITインフラ構築、引越し手配、什器配置、内装工事、プロジェクト管理までトータルでサポート。貴社の理想やご事情に寄り添いながら、ワンストップで安心して移転を実現できるようお手伝いします。
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