オフィス移転とテレワーク時代の最適な働き方改革5つのポイント【業務効率・従業員満足度を両立させるために】
オフィス移転やテレワーク対応を検討しているものの、「何から始めたらいいかわからない」「移転やレイアウト変更で失敗しないか不安」と感じていませんか？働き方改革やハイブリッドワークが当たり前になった今、単なるオフィス移転ではなく、従業員の満足度や業務効率、コスト削減、ITインフラ整備など、考えるべきことが増えています。
この記事では、初心者の方でも理解しやすいように、オフィス移転とテレワーク・リモートワーク対応を成功させるための「5つのポイント」を具体的かつ実践的に解説します。事前に知っておくべき注意点やチェックリスト、最新のオフィスレイアウト事例も盛り込みました。
読み終えた後には「自分にもできそう」「もう不安はない」と安心して一歩を踏み出せる内容です。ぜひ参考にしてください。
1. 失敗しないオフィス移転のための計画と準備
なぜオフィス移転が必要？現状の課題を明確にしよう
まずは「なぜ今、オフィス移転が必要なのか」を明確にしましょう。例えば以下のような悩みや課題はありませんか？
- 人員増減によるスペースの過不足
- テレワークやリモートワークの普及で出社人数が減った
- 既存オフィスの老朽化や設備の不十分さ
- 業務効率やコミュニケーションの悪化
- 固定費（賃料・光熱費など）の見直し
課題を洗い出すことで、最適な移転先やオフィスレイアウト、必要なITインフラ設備、コスト削減など、意思決定がしやすくなります。
オフィス移転の全体スケジュールと段取り
移転は「準備・計画」が8割といわれるほど、事前の段取りが重要です。具体的なスケジュール例を挙げます。
- 約6〜12か月前：現状調査・移転目的の明確化・プロジェクトチーム編成
- 約6か月前：新オフィス候補の選定・現地視察・条件交渉
- 約4か月前：レイアウト設計・ITインフラ検討・予算決定
- 約2か月前：業者選定・引越し工程表作成・社内外告知
- 1か月前：什器・設備の発注・電話・ネットワーク環境工事
- 当日/前日：引越し作業・設備搬入・動作確認
- 移転後：旧オフィスの原状回復・業務体制のチェック
スケジュールを「逆算」で組み立て、余裕を持った準備が大切です。
チェックリスト｜準備段階で気をつけたいこと
- 現状の契約内容（解約予告の期間・原状回復義務）を確認
- 新しい働き方（テレワーク・ハイブリッドワーク）に合ったオフィス像の共有
- 社内アンケートやヒアリングで従業員の声を把握
- 各部署の要望を一覧化し、優先順位を明確に
- 移転に伴うコストや一時的なダウンタイムの洗い出し
2. テレワーク＆リモートワーク対応型オフィスの最適解
これからのオフィスは“ハイブリッドワーク”が主流
コロナ禍以降、テレワークやリモートワークが急速に普及し、多くの企業が「週の一部だけ出社」「プロジェクトごとに出社日を調整」などのハイブリッドワークを導入しています。今後も働き方の柔軟性は求められ続けるでしょう。
そのため、「頻繁に全員集合するオフィス」から「必要なときだけ集まれる、効率的なオフィス」へのシフトが進んでいます。
ハイブリッドワーク時代のオフィスレイアウトとは？
以前のオフィスは「固定席」が主流でしたが、リモートワーク時代には次のような工夫が効果的です。
- フリーアドレス席（その日来た人が自由に座る）
- Web会議用の小型個室・ブースの設置
- プロジェクト単位のコラボレーションエリア
- 集中作業スペースとリフレッシュスペースの明確な区分け
- ペーパーレス推進のため収納や書類スペースの縮小
ポイントは、「出社する価値がある空間」にすること。例えば、
・クリエイティブなアイデアを生むためのホワイトボード付き会議スペース
・リラックスできるカフェ風スペース
など、従業員が「行きたい」と思える場所にする工夫が、仕事のモチベーションや従業員満足度向上にもつながります。
テレワーク・リモートワークを支えるITインフラ整備
オフィス移転時には、ITインフラの見直し・強化は欠かせません。以下の観点でチェックしましょう。
- 高速・セキュアなWi-Fi環境の構築（全席・会議室で利用可能に）
- VPNやクラウドサービスの導入・運用体制
- Web会議ツール（Zoom、Teams等）のための機材・ネットワーク帯域
- 情報セキュリティ対策（認証、端末管理、データ暗号化）
- リモートワーク端末（ノートPCやモバイルWi-Fi等）の標準化
ITトラブルが起きると業務全体がストップしかねません。事前のテストや、障害発生時の問い合わせフローも決めておきましょう。
3. コスト削減と業務効率アップの両立方法
オフィス移転でコスト削減を実現するには？
移転やレイアウト変更は「無駄なコスト削減」の大きなきっかけです。例えば…
- テレワーク・リモートワーク活用で、オフィス面積自体の見直し
- 使われていない会議室や倉庫の削減
- レイアウトの最適化で什器（机・椅子等）の数を調整
- ペーパーレス化により書庫・複合機台数を減らす
- 共用スペース（カフェ・休憩所）の活用で満足度を上げつつ、スペース効率化
「ただ狭くする」「経費を削る」だけではなく、従業員の利便性やコミュニケーションを損なわないよう配慮することが大切です。
業務効率を落とさないための工夫とポイント
「オフィスが狭くなって逆に作業しづらくなった」「IT環境が不十分で業務に支障が出た」…そんな失敗例も少なくありません。
業務効率を維持・向上させるためには次のような工夫が有効です。
- 業務フロー（出社・リモート双方）の見直し・標準化
- 情報共有やスケジュール管理をクラウド化し、どこでもアクセスできる体制
- Web会議やチャットツールの運用ルールを明確に
- 出社時の荷物ロッカー・私物保管の仕組みを整備
- 集中できる空間と気軽なコミュニケーション空間の両立
「働きやすさ」と「業務効率」を天秤にかけず、どちらも叶えるオフィス設計が重要です。
4. 従業員満足度を高めるオフィスづくり
なぜ従業員満足度が重要なのか？
働き方の多様化が進む今、社員満足度は企業の生産性や定着率、採用力に直結します。
「仕事がしやすい」「コミュニケーションがとれる」「自分らしく働ける」と感じられるオフィスは、従業員のやる気や創造性を引き出す原動力です。
逆に、「騒がしい」「座席が足りない」「設備が古い」など小さな不満が積み重なると、モチベーション低下や離職につながることも。
移転やリニューアルのタイミングは、従業員満足度を高める絶好のチャンスです。
従業員の声を反映させる方法
- 事前アンケートやヒアリングで“本音”を吸い上げる
- ワーキンググループ（各部署代表者による意見交換の場）を設置
- 試験的な席替えやレイアウト案の体験会を実施
- 「困りごと」「あったらいいな」を匿名で投稿できる仕組みを作る
- 移転後も定期的にフィードバックを集めて改善を続ける
全員の希望を100%叶えることは難しいですが、「声が届く」「意見が反映される」と実感できることが大切です。
従業員満足度を高めるオフィスの工夫例
- 自然光やグリーン（観葉植物等）を多く取り入れる
- リフレッシュスペースや仮眠スペースの設置
- 多様な働き方に対応できる可変式のデスクや椅子
- 飲み物や軽食の提供・カフェスペースの設置
- 身体に配慮した照明・空調・音響設備
こうした工夫が“ホスピタリティ”として伝わり、従業員満足度の向上につながります。
5. これからのオフィス移転・テレワーク対応の最新トレンド
“フレキシブルオフィス”や“サテライトオフィス”の活用
必要なときだけ使える「レンタルオフィス」や「コワーキングスペース」「サテライトオフィス」の利用も増えています。特にリモートワークが定着し、「全員分の固定席は不要だが、集まれる場所は必要」という企業に最適です。
フレキシブルオフィスを活用するメリットは以下の通りです。
- 無駄なスペース・コストの削減
- 拠点ごとの柔軟な働き方が可能
- 出張や一時的な増員にも対応しやすい
- 最先端のITインフラやセキュリティ環境を低コストで利用
「本社機能は最小限に、拠点や在宅、サテライトで多様に働く」スタイルが今後も広がっていくでしょう。
ウェルビーイングを意識したオフィス設計
近年注目されているのが、従業員の“ウェルビーイング”（心身の健康・幸福感）を重視したオフィスづくりです。
例えば、
- 立ち仕事用の昇降デスクやバランスボール
- 仕事の合間にストレッチできるスペース
- 音楽やアロマを取り入れたリラックス空間
- 健康管理アプリや社内ウォーキングイベントの導入
物理的な快適さだけでなく、「心の健康」を意識した設計が、離職率低下や組織力強化にも効果的です。
現場の声と最新事例から学ぶ
最近のオフィス移転・リニューアル事例では、次のような傾向が見られます。
- 全席フリーアドレスにしつつ、予約制の集中ブースや会議室を併設
- ペーパーレスにより収納スペースを半減
- 「出社＝コミュニケーション」に特化したカフェラウンジエリア
- 健康経営を意識した照明・エアコン・空気清浄機の導入
- 出社・リモートの選択制、柔軟な勤務体系の導入
多くの企業が、従来の「オフィス」像から脱却し、“人が集まりやすく、心地よく、効率的に働ける場所”を目指しているのが特徴です。
まとめ｜理想のオフィス移転・テレワーク対応は「準備」と「想い」から
オフィス移転やテレワーク対応は、単なる「場所移動」や「設備変更」ではありません。
従業員一人ひとりが働きやすく、企業としても成長できる“理想の働き方”を実現するための大切な一歩です。
そのためには、計画的な準備・現状の課題把握・従業員の声の反映・ITインフラの整備・コストと満足度のバランスが欠かせません。
「何から始めればいいのか分からない」「自社に合うレイアウトやIT環境が知りたい」など、どんな小さなご不安もお気軽にご相談ください。
弊社MIRIXは、豊富な実績と専門知識で、貴社の課題やご要望に寄り添いながら最適なオフィス移転・テレワーク対応をご提案いたします。
ぜひ一度、私たちにご相談・ご依頼いただき、理想の働き方・オフィスづくりを一緒に実現しましょう。
