オフィス移転の期間はどのくらい？初心者でも失敗しないスムーズ移転の流れと効率化のコツ
「オフィス移転を検討しているけど、どのくらいの期間がかかるのか分からない」「段取りが多そうで不安」「限られた期間でムダなく進めたい」――この記事をご覧のあなたも、このような疑問や悩みを抱えていませんか？
オフィス移転は、日常業務に影響しやすい大きなイベントです。しかし、計画的に進めれば、無駄なロスやトラブルを最小限に抑え、スムーズな移転が実現できます。
本記事では、オフィス移転の目安となるスケジュールや期間短縮のコツ、効率的な計画の進め方、実践的なチェックリストまで、初心者の方にも分かりやすく、具体的に解説します。この記事を読むことで、移転への不安を解消し、自信を持って準備を進められるようになります。
オフィス移転の全体像と一般的なスケジュール
オフィス移転の流れを把握することの重要性
オフィス移転は、大きく分けて「準備」「計画」「実施」「移転後対応」の4つのステージに分かれます。
それぞれの段階を理解しておくことで、全体の流れが見渡せ、抜け漏れのないスムーズな進行につながります。
一般的なオフィス移転スケジュールの目安
一般的なオフィス移転のスケジュールは、オフィスの規模や移転距離、業務内容によって異なりますが、標準的な中小規模オフィス（20～100名程度）では、以下が目安となります。
- プロジェクト開始～新物件決定：2～3カ月
- レイアウト設計・内装工事・ITインフラ設計：2～3カ月
- 引越し準備・業者選定：1～2カ月
- 実際の引越し作業：1～3日
- 移転後のフォロー・原状回復：1カ月程度
全体では最低でも6カ月ほど、余裕をもって8カ月程度が理想とされています。
ただし、スケジュールの組み方次第では期間を短縮することも可能です。次は、各ステージの具体的な作業内容やポイントを詳しく解説します。
オフィス移転準備の期間を短縮するポイント
早めの情報収集と社内プロジェクト体制の構築
移転準備の期間短縮のカギは、「情報収集」と「体制づくり」です。
はじめに取り組みたいのは、以下のポイントです。
- 移転目的や予算、必要条件の整理
- 社内のプロジェクトメンバーの任命と役割分担
- 現オフィスの契約内容（解約予告期間など）の確認
プロジェクトメンバーを早めに決めておくことで、意思決定や作業分担がスムーズになり、結果として全体の期間短縮につながります。
移転計画の効率化のコツ
「移転計画の効率化」には、段取りの工夫が重要です。以下のような観点から進めましょう。
- 専門業者（移転コンサル・引越し業者・内装業者）との早期連携
- ToDoリストや進捗管理表の作成
- 必要な承認や予算申請は先回りして準備
- 外部との連絡や各種届出の締切を逆算して計画
チェックリストを活用すれば、タスク漏れも防げるため、効率的なプロジェクト運営が実現します。
失敗しない！オフィス移転チェックリスト
チェックリストで「やるべきこと」を明確に
オフィス移転では、やるべきことが多岐にわたり、抜け漏れがあると大きなトラブルにつながります。
ここでは、代表的なチェックリストを作成しました。ダウンロードして使えるようにカスタマイズするのもおすすめです。
- 移転スケジュールの作成・共有
- 新オフィスの選定・契約
- 現オフィスの解約手続き・原状回復相談
- レイアウト・内装工事の計画と業者選定
- ITインフラ（ネットワーク・電話）の設計・移設手順の確認
- 引越し業者の比較・選定
- 什器・備品・機器のリスト化と移設/廃棄の振り分け
- 各種行政手続き（法務局・税務署・社会保険等）の準備
- 社員への周知・説明会の実施
このようなリストをもとに、各担当者が「今やるべきこと」「次にやるべきこと」を可視化しておくことが、スムーズな移転成功への近道です。
ITインフラの移設手順と注意点
ITインフラ移設の流れ
現代オフィスでは、ネットワークや電話、複合機などのITインフラが業務の生命線です。
ITインフラの移設は、通常以下の流れで進みます。
- 現状の機器や回線、ネットワークの棚卸し
- 新オフィスのITレイアウト・配線計画（無線/有線LAN、電話配線など）
- 移設・新設に必要な回線申込や工事のスケジューリング
- 移設当日の機器搬入・設置・動作確認
- 不要機器の廃棄やデータ消去の管理
IT移設での注意点
IT工事は混み合いやすく、希望日に実施できない場合も。新オフィスのネットワークや電話回線は、遅くとも移転の2〜3カ月前には準備を始めるのがおすすめです。
また、移転直後はトラブル対応を想定し、IT担当者や外部サポート体制も整えておきましょう。
内装工事のスケジュール管理と効率化のポイント
内装工事スケジュールの立て方
新オフィスの内装工事は、全体工程の中でも期間や予算に大きな影響を与えます。
一般的な工事の流れは下記です。
- レイアウト設計・デザイン
- 見積もり・業者選定
- 工事内容の確定・各種申請
- 着工～完了（2週間〜2カ月程度）
- 竣工検査・引き渡し
特にビル管理者や消防署への申請・承認が必要な場合、追加で日数がかかることも。工程に「申請〜承認待ち」の期間をしっかり織り込んでおきましょう。
スケジュール管理を成功させるコツ
内装業者と密に連絡を取り、工程表を共有しておくことが大切です。週次ミーティングや定例連絡を設定すると、進捗遅れやトラブルも早期発見できます。
また、複数業者が関わる場合は、作業の重複や順序ミスが起こらないよう、「現場監督者（PM）」役を置くと安心です。
オフィス移転のコスト管理・最適化
主なコスト項目と見積もりのポイント
オフィス移転では、予想外のコストが発生しやすいため、最初に「何にどれだけ費用がかかるのか」を明確にすることが大切です。主な項目は以下の通りです。
- 新オフィスの賃貸契約関連費用（保証金・仲介手数料など）
- 内装工事・レイアウト設計費
- ITインフラの新設・移設費用
- 引越し業者への依頼費用
- 原状回復工事費用（現オフィス）
- 不用品の廃棄・リサイクル費用
- 各種届出・手続きの費用
各項目ごとに複数社で相見積もりを取り、内容と金額をしっかり比較しましょう。また、想定外の出費に備え「予備費」を全体予算の1割程度見込んでおくと安心です。
コスト最適化のための工夫
コスト管理の最適化には、下記のような工夫が有効です。
- 内装や什器は「新品」と「中古」「レンタル」を組み合わせて必要最小限に
- 不要な備品・機器は早めに処分し、運搬費や保管費を節約
- オフィスレイアウトのシンプル化で工事コストを抑制
- 移転支援サービスや補助金（自治体による場合あり）を活用
「何にいくらかけるか」を明確にし、予算内で最適な選択をすることが満足度の高い移転につながります。
まとめ：スムーズなオフィス移転の実現へ
オフィス移転は、関係者や作業も多く、最初は「本当に無事に終わるのだろうか…」と不安に感じる方も多いものです。ですが、段階ごとの進め方や注意点を押さえ、しっかりとしたスケジュール・チェックリストを活用すれば、初心者の方でも着実かつ効率的にプロジェクトを進めることができます。
「移転準備を短縮したい」「スケジュールやコスト管理が不安」そんな時は、専門家の力を借りることも大切です。
弊社MIRIXでは、豊富な移転実績と最新ノウハウを活かし、計画立案から現場管理、ITインフラの設計・工事、コスト最適化までワンストップでご支援しています。
「まずは相談だけ」「自社に合ったスケジュールを知りたい」という方も、お気軽にお問い合わせください。一緒に理想のオフィス実現へ、一歩を踏み出しましょう。
