これで安心！オフィス移転業者の選び方とコスト比較、手続き・流れまで徹底解説
オフィス移転は、多くの企業にとって大きなイベントです。しかし「どの業者を選べばいいの？」「費用はどれくらいなの？」「手続きや流れがよく分からない…」と、初めての方ほど不安や疑問を抱えているのではないでしょうか。
この記事では、オフィス移転の経験が豊富なプロの視点から、業者選びのコツやコスト削減のポイント、スムーズな移転のための流れや手続きについて、初心者の方にも分かりやすく徹底解説します。
「なにから始めていいか分からない」「失敗したくない」という方におすすめの、実践的なチェックリストや注意点もご紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。
オフィス移転業者の選び方―失敗しないための5つのポイント
1. 実績・専門性があるか確認しよう
オフィス移転は、一般的な引越しとは異なり、OA機器・重要書類・什器など多様な荷物や複雑なレイアウト変更があります。
そのためオフィス移転の実績が豊富な業者を選ぶことが、トラブルやミスを防ぐ第一歩です。
業者の公式サイトやパンフレットで「過去の移転事例」「移転に関する資格・認定」などをチェックしましょう。特に、自社と同規模・同業種の実績がある業者は、特有の事情や注意点も把握しているため安心です。
2. 見積もりは複数社から取得して比較
オフィス移転のコストは、業者によって大きく異なります。
必ず2～3社以上から見積もりを取り、サービス内容と金額を比較しましょう。
見積書が「一式」だけの記載で詳細が分からない場合は、内訳を依頼して、どこにどれだけ費用がかかるかを把握してください。
- 搬出入・運搬費用
- 什器・OA機器の移設費用
- レイアウト変更・内装工事の費用
- 不用品の処分費用
- オプション（養生・原状回復・クリーニングなど）
これらの項目が明記されているか、他社と比較して高額・安価な部分はないかをチェックしましょう。
3. 口コミ・評判は必ずチェック
業者の公式サイトだけでなく、ネットでの口コミや評判も参考にしましょう。
知人や同業者の紹介も有力な情報源ですが、Googleの口コミ、SNS、オフィス移転専門の比較サイトなど多方面から評判を調べるのが安心です。
- 作業の丁寧さ・迅速さ
- トラブル発生時の対応力
- スタッフの対応（マナー・柔軟性）
- 追加料金の有無・説明の明瞭さ
このような点が高く評価されている業者は信頼できます。逆に、「見積もりより高額を請求された」「当日トラブルが多かった」などの口コミが目立つ場合は注意しましょう。
4. サポート範囲（ワンストップ対応か）を確認
オフィス移転には、単なる荷物の運搬だけでなく、レイアウト設計、ネットワーク・電話の配線、原状回復工事、各種手続きなど多くの作業が必要です。
ワンストップで対応してくれる業者を選ぶと、各工程で別業者に依頼する手間が省け、トータルコストの削減やスケジュール調整も容易になります。
5. 見積もり・現調時の対応もチェックポイント
見積もりや事前の現地調査時に、担当者が親身に話を聞いてくれるか、提案内容が具体的かも重要です。
「漠然とした説明しかなく、不明点をはぐらかす」「要望を聞き流す」担当者は、移転本番でもトラブルにつながる可能性があるため要注意です。
- 自社の希望・予算に合わせて柔軟に提案してくれるか
- リスクや懸念点も正直に説明してくれるか
- スケジュールや作業工程が明確か
オフィス移転コストの比較と安く抑えるポイント
オフィス移転コストの主な内訳
オフィス移転の費用は、一般的に以下のような項目で構成されます。
- 移転先までの運搬費用
- 什器・OA機器・書類等の梱包・搬出・設置費用
- 新オフィスのレイアウト設計・内装工事費
- ITインフラ（ネットワーク・電話等）の移設・新設費用
- 原状回復工事費用（退去時の現状回復）
- 不用品の処分・リサイクル費用
- 備品・消耗品の購入費
- 引越しに伴う臨時経費（人件費・交通費など）
オフィスの規模、移動距離、人数、必要な作業内容によって費用は大きく変動します。
目安としては、10人規模の事務所で50万円～150万円程度、30人規模では200万円～400万円程度が相場ですが、内訳や依頼内容によって大きく前後します。
コスト比較の実践手順
- 複数業者に同じ条件で見積もりを依頼
- 各社の見積書を項目ごとに並べ、差額やオプションを把握
- 不明な費用や「一式」で済まされている項目は明細を必ず確認
- 値引きやサービス追加の交渉も検討
オフィス移転コストを安く抑えるコツ
- 繁忙期（3月・9月など）を避ける: 繁忙期は業者の費用が高騰しやすいです。可能であればオフシーズンを狙いましょう。
- 搬入日・搬出日を平日に設定: 休日や夜間は割増料金になる場合が多いです。
- 不要な什器・備品は早めに処分: 運ぶ量を減らせば移転費用もダウンします。
- 複数業者の相見積もりで価格交渉: 競合を意識して提示されるため、値引き交渉の材料になります。
- オフィス移転専門の業者を選ぶ: 一般の引越し業者よりノウハウがあり効率的。トラブルも少なくなります。
見積もりはどう取る？安くするためのポイントと注意点
見積もり依頼の流れ
- 電話・メール・Webフォームなどで問い合わせ
- 業者による現地調査（現調）の日程調整
- 現地で荷物量・レイアウト・搬出入経路などを確認
- 具体的な要望・条件を業者に伝える（予算も目安を伝達）
- 見積書の送付（通常1週間以内）
安い見積もりの注意点
「とにかく一番安い業者」が必ずしもベストではありません。
安すぎる見積もりには、以下のようなリスクが潜んでいる場合があります。
- 必要な作業が省かれていて、当日になって追加料金が発生する
- スタッフの経験不足で、搬出・設置時にトラブルが起こる
- 養生や保険対応が不十分で、万が一の際に補償されない
「安さ」だけでなく、提示された作業範囲、補償内容、スタッフの質も必ず確認しましょう。
安く抑えるためのチェックリスト
- 本当に必要な作業・オプションだけを選択しているか
- 不要な什器・備品は事前に処分しているか
- スケジュールに余裕を持って依頼できているか
- 業者が明細付きの見積書を提示しているか
- 保険・補償内容が十分か
オフィス移転の流れと各種手続き
オフィス移転の全体フロー
- 移転計画の立案
- 新オフィスの条件整理（面積・立地・設備など）
- 予算・スケジュールの決定
- 移転担当プロジェクトチームの結成
- 物件探し・契約
- 不動産会社との相談、物件内覧・決定
- 契約・入居日の調整
- 業者選定・見積もり
- 移転業者に現調・見積もり依頼
- レイアウト設計・内装工事のプランニング
- 移転準備・各種手続き
- 移転スケジュールの策定
- 社内外への通知（取引先・関係各所への案内状作成）
- 役割分担と社員説明会の実施
- 固定電話・ネットワーク回線の移設手配
- 官公庁への住所変更届
- 引越し当日
- 荷物梱包・搬出・搬入
- 新オフィスでの什器・機器設置
- 動作確認・最終点検
- 業務開始・原状回復
- 現オフィスの原状回復工事・鍵の返却
- 新オフィスでの業務開始・落ち着き対応
主な手続きリスト
- 法務局：本店・事業所の所在地変更
- 税務署・都道府県税事務所・市区町村：異動届の提出
- 社会保険事務所・労働基準監督署：変更届
- 銀行・取引先・契約会社：住所変更手続き・書類送付
- 郵便局：転送届
- 電話会社・プロバイダ：回線移設・番号移転
- 警備会社・宅配業者：契約内容の変更
これらの手続きは移転後すぐに必要な場合が多いため、チェックリストを作成し、担当者を決めておくのがおすすめです。
スムーズな移転には、事前段取りと情報の周知徹底が不可欠です。
口コミ・評判から分かる安心できるオフィス移転業者の特徴
実際に利用した企業の口コミや評判は、業者選びの重要な判断材料です。ここでは、多くの企業が「良かった」と感じたポイントと、注意すべき口コミの傾向をご紹介します。
- 作業がスムーズでミスが少ない
段取りやスタッフ間の連携がしっかりしていて、想定外の遅延やトラブルが少ない。 - 説明が丁寧で料金体系が明確
見積もり時や打ち合わせで不明点をすぐ説明し、納得できる形で案内してくれる。 - 臨機応変な対応力
イレギュラーな要望や当日の急な変更にも、柔軟に対応してくれる。 - 責任感のあるスタッフ
破損や不具合があった場合も、誠実に補償・修理や説明対応をしてくれる。
逆に、「見積もりと実際の請求額が大きく違った」「搬出時にトラブルがあったのに対応が遅い」などの声が多い業者は避けるのが無難です。
総じて、安心できる業者は「コミュニケーションの質」「段取り力」「トラブル対応力」に優れています。
口コミや評判を調べる際は、1～2件で判断せず、複数のサイトやSNSを横断的にチェックしましょう。
実践で役立つ！オフィス移転準備のチェックリスト
- 移転スケジュールと業務影響度の確認（早めの計画がカギ）
- レイアウト希望・各部署の要望のヒアリング
- 什器・備品・書類の仕分け・断捨離
- 移転先オフィスの設備・ネットワーク環境事前チェック
- 社内・取引先への移転案内文書の作成、各種手続きの洗い出し
- 移転当日の役割分担、立ち会い者の決定
- 原状回復や清掃の段取り確認
- 新オフィスでの緊急時連絡体制・セキュリティ確認
- 移転後の業務安定化・フォロー体制
上記をもとに、「何を・いつまでに・誰が」対応するかを明確にしておきましょう。
チェックリストは関係者全員で共有し、進捗管理も徹底することがスムーズなオフィス移転の秘訣です。
まとめ：オフィス移転を成功させるためにできること
オフィス移転は決して簡単なプロジェクトではありませんが、信頼できる業者の選定と綿密な事前準備、コスト比較・手続きの徹底で、トラブルを避けて理想の職場を実現することができます。
本記事でお伝えした業者選びのコツ、コスト削減のポイント、流れ・手続きやチェックリストを参考に、安心して移転準備を進めてみてください。
不安な点や分からないことがあれば、無理に一人で抱え込まず、プロのサポートを活用するのも大きな成功の秘訣です。
なお、弊社MIRIXでは、初めてのオフィス移転でも安心してご相談いただけるよう、豊富な実績と専門知識・親身なサポートを提供しています。
費用やスケジュール、お悩みの内容に応じて最適なご提案が可能ですので、ぜひお気軽にご相談・お見積もり依頼ください。
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