事務所移転の手続き完全ガイド：初心者でも安心の届出・必要書類・スムーズな進め方
事務所移転――新たなスタートに心が弾む一方で、「どんな手続きをしたらいいの？」「移転届出や必要書類は何が必要？」「失敗して罰則を受けないか不安…」そんな疑問や不安をお持ちではありませんか？
本記事では、事務所移転を初めて経験する方にもやさしく、手続きの流れや必要書類、注意点をぜんぶ網羅的に解説します。読み終えた後には、「これで大丈夫」と安心して事務所移転の準備・手続きを進められるようになります。
大切な節目だからこそ、正しい知識と具体的なチェックリストでミスなく乗り切りましょう。
事務所移転とは？ ― 基本をやさしく解説
なぜ届出や手続きが必要なのか
事務所（本店・支店・営業所など）の移転は、事業運営や法的な義務に密接な関わりがあります。
事務所の所在地は、会社の登記や税務署・社会保険事務所などへの届出情報の基本となるため、正しく手続きしないと法律違反や行政サービスの遅れといったリスクが生じます。
また、移転先での事業活動や契約にも影響が及ぶため、移転届出や必要書類の準備はとても大切です。
事務所移転の種類と範囲
ひと口に「事務所移転」といっても、次のようなパターンがあります。
- 本店移転（会社の本拠地となる所在地の変更）
- 支店や営業所の移転（本店以外の拠点を移す）
- 同一市区町村内か、他市区町村・他都道府県への移転か
移転の種類によって、届出先や必要な手続き・書類、提出期限が異なります。
「自分のケースはどれに該当するのか」をまず確認しましょう。
事務所移転で必要な主な届出と提出先
どこに届け出ればいい？主要な提出先一覧
事務所移転では、各種行政機関・関係先に届出が必要です。忘れやすいので、チェックリストとして活用してください。
- 法務局（本店移転の場合は商業登記が必要）
- 税務署（法人・個人とも異動届）
- 都道府県税事務所、市区町村役場（法人住民税や事業税のため）
- 社会保険事務所（年金事務所）、労働基準監督署・ハローワーク
- 取引先・金融機関・リース会社・保険会社などの民間関係先
これらのうち、特に重要なのが登記・税務・社会保険の届出です。
どれか一つでも漏れると、罰則や行政手続きの遅れにつながることがあるため注意しましょう。
本店移転の際の注意点
法人の場合、本店移転は「会社の登記簿上の住所」を変更することになります。
これにより、定款変更・株主総会（取締役会）決議・官報公告などの手続きが必要な場合もあります。
また、同一管轄内の移転か、管轄外への移転かによって必要な届出書類や手順が異なるため、事前確認が重要です。
移転手続きの全体スケジュールと流れ
移転のタイミングと手続きの順番
事務所移転の流れは、以下のように進めるのが一般的です。
- 1. 新しい事務所の選定・契約
- 2. 移転日（実際に業務を開始する日程）の決定
- 3. 旧事務所の解約手続き・引越し準備
- 4. 法的な移転手続き（登記・各種届出）
- 5. 社内外への通知・案内（取引先、顧客、関係先）
特に登記や税務署への届出は、移転日が決まり次第できるだけ早めに準備し、提出期限内に完了することが大切です。
提出期限に要注意！
提出期限を過ぎると、思わぬトラブルや罰則が発生することも。主な提出期限は以下のとおりです。
- 法務局（登記）：本店移転日から2週間以内
- 税務署・都道府県税・市区町村税務担当：移転日から原則1か月以内
- 社会保険・労働保険関係：移転日から5日～10日以内が目安
期限に遅れた場合、過料（罰金）や手続きの遅延、最悪の場合は行政サービスの利用停止などが生じることもあります。
移転スケジュールに「届出の期限管理」も必ず組み込みましょう。
事務所移転に必要な書類一覧と書き方のコツ
主要な必要書類リスト
ここでは、事務所移転に際して必要となる主な書類を一覧でご紹介します。
実際の手続きはケースによって若干異なりますが、以下を中心に揃えておけば安心です。
- 登記関係
- 登記申請書（株式会社の場合は「本店移転登記申請書」等）
- 株主総会（または取締役会）議事録
- 定款（変更がある場合）
- 委任状（代理人申請の場合）
- 登録免許税（収入印紙）
- 税務署関係
- 異動届出書（異動届出書兼事業開始等申告書）
- 法人設立届出書（新設の場合）
- 添付書類（新旧の登記事項証明書など）
- 社会保険・労働保険関係
- 事業所所在地変更届（健康保険・厚生年金保険）
- 労働保険所在地変更届（労働基準監督署、ハローワーク）
- 自治体関係
- 事業開始等申告書（市区町村による）
ポイント：提出時に「新住所を証明する書類（賃貸契約書の写し、入居通知書など）」を求められる場合もあります。
書類に不備があると受理してもらえず、再提出が必要になるため、事前に各機関のホームページで最新の様式・必要書類を確認しましょう。
書類作成の具体的な注意点
初心者の方でも迷わないために、書類作成時のコツや注意点をまとめます。
- 旧住所・新住所は正確に記載（番地・ビル名・部屋番号まで正確に）
- 登記情報・契約書と同じ表記に統一
- 提出日や移転日を間違えない
- 印鑑の押し忘れに注意
- 添付書類は指定通りコピー or 原本を用意
書類は一度下書きをし、記載漏れや誤字脱字、署名・捺印忘れがないか何度も確認しましょう。
「チェックリスト」を作って一つずつ潰していくのがおすすめです。
事務所移転の事前準備とスケジュール管理
失敗しないための事前準備ポイント
移転手続きをスムーズに進めるためには、次の事前準備が不可欠です。
- 希望移転日から逆算したスケジュール作成
- 提出書類の様式ダウンロード・印刷
- 必要な添付書類の収集（賃貸契約書、住民票など）
- 関係各所への事前相談（法務局、市役所、税務署など）
- 社内（社員や役員）への周知と説明
手続きの遅れや書類の不備は「どこかに問い合わせし忘れた」「誰かに相談しそびれた」ことが原因で起きがちです。
少しでも疑問があれば、各機関の窓口や専門家に早めに確認しましょう。
移転スケジュールの作成例
- 3か月前：移転候補先の選定・現地調査・契約
- 2か月前：移転日決定・社内外へ周知、旧オフィス解約通知
- 1か月前：各種届出書類の準備、移転業者手配、移転先の備品計画
- 2週間前：必要書類の記入・捺印、添付書類の準備
- 移転当日：引越し・移転先での業務開始
- 移転後すぐ：法務局・税務署・社会保険事務所などへ届け出
このように、余裕を持ったスケジューリングが大切です。
特に「登記」「税務」「社会保険」の手続きは、移転日から提出期限が短いため、直前に慌てないよう早めの準備を心がけましょう。
よくある失敗例と注意点―うっかりミスを防ぐには
ありがちなトラブルとその対処法
- 届出の提出漏れ・提出遅延：忘れずにチェックリストで管理しましょう。
- 住所の記載ミス（表記ゆれ、誤字）：郵便番号やマンション名まで正確に記載。
- 添付書類不足：提出先ごとに求められる書類が違うため、各機関の案内を事前確認。
- 印鑑の押し忘れ：複数の書類をまとめて作成する際は、最後に「印鑑チェック」を。
- 移転日・提出日の混同：移転を実施する日と、届出・登記の日付を間違えないように。
これらの失敗は、「手続き早見表」や「必要書類リスト」を活用することで防げます。
また、余裕を持ったスケジュールと、疑問点が出たときにすぐ専門家に相談できる体制も大切です。
チェックリスト：事務所移転手続き確認表
- □ 新事務所の契約は完了しているか
- □ 移転日が確定しているか
- □ 旧事務所の解約手続きは済んでいるか
- □ 移転先で業務開始に必要な備品・回線の準備はできているか
- □ 各届出先（法務局・税務署・社会保険事務所など）への提出書類は全て揃っているか
- □ 書類の記載内容・添付書類・印鑑のチェックは済んでいるか
- □ 提出期限をカレンダーで管理しているか
- □ 社内外への移転通知（案内状・ホームページなど）の準備はできているか
このチェックリストを印刷して1つずつチェックしていくことで、うっかりミスや提出漏れを防ぐことができます。
専門家に依頼するメリットと選び方
自分でやるのが不安…専門家活用のポイント
「手続きがたくさんあって自信がない」「本業が忙しくて余裕がない」…
そんなときは、司法書士・行政書士・社会保険労務士などの専門家に依頼するのも良い選択肢です。
- 書類作成や申請の代行をしてくれる
- 個別のケースに応じてアドバイスしてもらえる
- 提出先ごとの最新情報を押さえている
- 手続きのミスや漏れを確実に防げる
特に本店移転や他の事業所との同時移転、複雑な組織変更を伴う場合は、専門家のサポートで安心して進められます。
依頼する際は、「移転手続きの実績」「見積もりの明確さ」「コミュニケーションのしやすさ」を確認しましょう。
Q&A：事務所移転のよくある質問
Q1：個人事業主でも移転届は必要？
はい、個人事業主（フリーランス・自営業）の場合も、税務署や都道府県税事務所、市区町村役所への「事業所の所在地変更届」が必要です。
忘れると青色申告の承認や各種控除に影響することもあるので注意しましょう。
Q2：提出先が多くて混乱しそう…一括で済ませる方法は？
完全に「一括提出」はできませんが、提出書類や必要情報をまとめて準備しておくことで、スムーズに各窓口を回れます。
専門家に依頼すれば、複数の手続きをまとめて代行してもらうことも可能です。
Q3：移転後、早く届け出るとどんなメリットがある？
各種行政からの通知が新住所に届き、税金や社会保険の手続きの遅れ・誤送付を防げます。
また、金融機関や取引先への信用維持にもつながりますので、できる限り早めの届出が安心です。
Q4：移転届を出さないとどうなる？
提出期限を過ぎたり、届出を怠ったりすると、法令違反による過料（罰金）や、行政からの案内や補助金案内などが受け取れないリスクにつながります。
事業の信用問題にも関わりますので、必ず所定の届出をしましょう。
まとめ・まずは安心して一歩踏み出しましょう
事務所移転は、「手続きの種類が多くて大変そう」「なにから始めていいのかわからない」と不安を感じる方が多いですが、正しい情報と計画的な準備があれば決して難しいものではありません。
この記事でご紹介した流れや必要書類リスト、チェックリストを活用し、一つひとつ丁寧に進めていけば、必ずスムーズに移転手続きを終えることができます。
「急がば回れ」で、焦らず着実に準備を進めてみてください。
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