はじめての事務所移設でも安心！オフィス移転の流れ・費用・準備のポイントを徹底ガイド
「事務所移設やオフィス移転って、どこから手をつけていいかわからない」「費用やスケジュールの見積もりに不安がある」「社員への連絡やITインフラの移行は大丈夫かな…」――このような悩みをお持ちではありませんか？
多くの企業で経験することが少ない事務所移設は、初めてだとわからないことや不安が多いものです。
この記事では、オフィス移転の初心者の方が安心して準備・実行できるよう、費用の見積もり方法やスムーズに進める手順、失敗しないためのコツをわかりやすく丁寧に解説します。具体的なチェックリストや注意点もご紹介していますので、読み終える頃には「これならできそう！」と自信を持って移設準備を進められるはずです。
事務所移設・オフィス移転とは？はじめに知っておきたい基礎知識
事務所移設（オフィス移転）は、現在のオフィスから新しい場所へ拠点を移す業務のことです。
単なる「引っ越し」とは異なり、物理的な移動だけでなく、レイアウトプランニング、ITインフラの再構築、書類や機材の整理、従業員連絡体制の整備など、多岐にわたる準備と調整が必要です。
事務所移設を成功させるには、「全体を見通した計画」と「細やかな準備」が不可欠です。
「思ったより費用がかかった」「業務が何日もストップしてしまった」といった失敗談も少なくありません。
このようなリスクを防ぐためにも、正しい知識を持って進めていきましょう。
事務所移設の主な流れと全体スケジュール
理想のオフィス移転を実現するには、全体の流れを把握し、計画的に進めることが大切です。
大まかなスケジュール例を以下にご紹介します。
- 6ヵ月前：移転プロジェクトチームの結成、現状課題の洗い出し
- 5～4ヵ月前：新オフィスの候補選定・現地見学、レイアウトプランニング
- 4～3ヵ月前：移設費用見積もり・業者比較、社内への連絡体制構築
- 3～2ヵ月前：ITインフラ移行計画、不要物の整理・廃棄、什器・備品選定
- 1ヵ月前：具体的な引っ越しスケジュール調整、書類整理方法の確定、最終確認
- 当日～移転後：移設作業、IT機器設置・動作確認、各種届け出対応
事務所移設は一般的に半年程度前から準備を始めるのが安心です。
急な移転はミスや余計なコストが発生しやすくなるため、なるべく余裕を持ったスケジュールをおすすめします。
ステップごとに解説！事務所移設の具体的な手順と注意点
1. プロジェクトチームの結成と役割分担
まずは事務所移設を推進するための「プロジェクトチーム」を立ち上げましょう。
主な役割は以下の通りです。
- 全体統括（リーダー）：全体の進捗・意思決定
- スケジュール管理担当：進行管理、タスク調整
- 業者選定・交渉担当：引越し業者・設備業者の選定と窓口
- IT担当：ネットワーク・電話・サーバー移設計画
- 書類・備品担当：整理、廃棄計画、新調品の手配
- 総務・労務担当：契約関係、届け出、社員連絡体制
できれば現場の意見も取り入れながら、各部署からバランスよくメンバーを選出しましょう。
2. 現状把握と課題洗い出し
「何のために移転するのか」「現在のオフィスで困っていることは？」を明確にします。例えば…
- 手狭になった・拡張が必要
- 立地を変えて通勤利便性を上げたい
- 働き方改革・リモートワークに対応したい
- 老朽化・設備更新の必要がある
このフェーズでしっかりと現状把握を行うことで、後悔のない移設計画が立てられます。
3. 新オフィスの選定・レイアウトプランニング
希望条件・現状課題を整理した上で、新オフィスの候補地と物件選びを進めます。
物件選びのポイント例：
- 交通アクセス（社員や来客の利便性）
- 賃料・管理費・共益費のトータルコスト
- レイアウトしやすい間取りかどうか
- 設備（ネット・空調・防災など）の充実度
- 成長や変化に対応できる拡張性
物件が固まったら、レイアウトプランニングを開始します。
「フリーアドレス化」「会議室数の増減」「リモートワーク用スペース」など、自社の働き方に合ったレイアウトを検討しましょう。
レイアウトプランニングのコツ：
- 動線を意識し、日常の業務がスムーズに行える配置に
- 将来の増員や部署再編にも対応できる柔軟さ
- 会議室・打ち合わせスペースの適正数
- 収納や書類管理スペースの確保
- ネットワーク・電源コンセントの配置も同時に検討
4. 移設費用の見積もりと業者比較
事務所移設では費用が大きく変動するため、適正な見積もりと業者選びが非常に重要です。
まずはどんな費用がかかるのかを整理しましょう。
- 引越し業者への支払い（作業代・搬出入費・特殊作業費ほか）
- 什器・備品の新調・増設・廃棄費用
- 原状回復・現オフィスの退去費用
- 新オフィスの内装・設備工事
- ITインフラ移行（ネット・電話・サーバー設置等）
- 各種手続き・届け出関連コスト
見積もりを取る際のポイント：
- 複数（最低3社以上）の業者から相見積もりをとる
- 「標準作業」と「追加料金（休日・夜間作業等）」の範囲を確認
- 内装・IT・廃棄物処理など、トータルでの費用感を比較
- サービス内容や補償範囲、実績・信頼性も重視
コスト最適化のためにも、安さだけでなく「自社に合ったサービスか」を重視して選びましょう。
5. ITインフラの移行計画
現代のオフィスでは、ネットワーク・電話・サーバー・複合機などITインフラの移行が不可欠です。
- インターネット回線の移設（新規契約or移設手続き）
- 電話・FAX番号の継続利用手続き
- サーバー・PC・NAS等の安全な運搬・設置
- 各種ライセンス・設定情報のバックアップ
- 移転後の動作確認・トラブル対応体制
ITインフラの移行は、専門性が高くトラブルが起きやすい工程です。
信頼できるITベンダーや業者に早めに相談し、移行計画と予算を決めておきましょう。
6. 書類整理・備品管理のポイント
移設を機に書類や備品を整理・断捨離することで、効率的な新オフィス運営が実現できます。
- 法定保存期間が過ぎた書類の廃棄・溶解処理
- よく使う書類は「持ち出し用箱」、保管のみは「アーカイブ箱」に分類
- 備品・機材はリスト化し、不要なものはリサイクル・廃棄
- 重要書類・データはバックアップも忘れずに
書類整理方法が不明確だと、移転後に「どこに何があるかわからない！」と混乱の原因になります。
事前にルールを決めて、社員全員に周知しましょう。
7. 社内連絡・社員フォロー体制を整える
移設にあたっては、全社員への情報共有と連携が欠かせません。
- 移設スケジュールや新オフィスの住所・アクセス情報の共有
- 座席配置やレイアウトの案内、当日の動き方マニュアル
- 引っ越し当日の担当・役割分担表の作成
- 不明点・相談窓口の明示
- 移設後の不具合・要望受付体制
従業員連絡体制としては、社内ポータルサイトやチャット、掲示板、メールなど複数のチャネルを活用し、確実な周知徹底を図りましょう。
8. 引っ越し当日の流れと注意点
引越し当日は、想定外のトラブルが起きやすいタイミングでもあります。
落ち着いて対応できるよう、事前に「当日マニュアル」を作成しておきましょう。
- 社員は事前に貴重品・私物を持ち帰る
- 各部署ごとに「移動優先順位」と「担当」を明確化
- 移設業者と作業手順・注意事項の最終打ち合わせ
- 新オフィスの養生・搬入動線の確認
- IT機器は専門業者立ち会いで設置・動作チェック
- 使用後のダンボール回収・廃棄手配
チェックリスト例：
- 重要書類・データは二重バックアップ済みか
- 新オフィスの電源・ネット回線は開通しているか
- 引越し用通行許可証など、必要な手続きは完了しているか
- エレベーターや共用部分の利用許可を得ているか
9. 移設後のチェックポイントとアフターフォロー
事務所移設は「引っ越したら終わり」ではありません。
業務再開までに、以下の点をしっかりチェックしましょう。
- ITインフラ（ネット・電話・PC等）の動作確認
- 什器・備品の破損・不足がないか
- 社内連絡体制の再確認、周知不足がないか
- 移転関連の各種届け出（登記・税務署・郵便転送など）の手続き
- 社員からの不具合・要望の吸い上げ、必要な修正対応
新オフィスで快適に業務をスタートできるよう、移設後も丁寧なアフターフォローを心がけましょう。
事務所移設を成功させるコツとコスト最適化のポイント
失敗しないための注意点・よくあるトラブル例
- スケジュールが遅れ、業務停止期間が長引いた
- 費用が見積もりより大幅にオーバーした
- ITインフラの不具合で業務がストップ
- レイアウトが想定と違い、社員の不満が噴出
- 重要書類や備品の紛失・破損
これらのトラブルは、計画段階での見落としや、十分な情報共有不足が主な原因です。
「万が一」を想定し、計画的にリスク管理を行いましょう。
コスト最適化のための具体策
- 不要な什器・備品は事前に廃棄・売却し、移設量を減らす
- 業者の「繁忙期（3～4月）」を避け、閑散期を狙う
- 内装・IT・運搬をワンストップで依頼できる業者を選ぶ
- 社内でできる作業（書類整理・簡単な清掃等）は内製化し外注費削減
- 補助金・助成金の活用も検討
必要な部分にしっかり予算をかけつつも、無駄なコストは極力カットする工夫が大切です。
業者選びのポイントと比較チェックリスト
- 移設実績・口コミ・評判の確認
- 見積もり内容の明確さ（作業範囲・追加オプション等）
- ITインフラに強いか、ワンストップで依頼できるか
- 保険・補償制度の有無
- 担当者が親身に相談に乗ってくれるか
- アフターフォローの充実度
安さだけでなく、「安心して任せられるか」「自社の事情に寄り添ってくれるか」を大切にしましょう。
【まとめ】はじめての事務所移設も、安心と理想の実現を！
事務所移設やオフィス移転は、多くの手間や費用がかかる大仕事です。だからこそ、「どこから手をつければいいのかわからない」「業者選びや費用、IT周りが不安」と感じるのは当然のこと。大切なのは、全体像を把握し、各ステップを一つずつ丁寧にクリアしていくことです。
この記事でご紹介した流れやチェックリスト、注意点を参考にしていただくことで、きっとあなたのオフィス移設がスムーズに、そして理想の働き方へとつながる一歩になります。
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