初心者でも安心！ビジネスフォン選びの基礎と導入メリットをやさしく解説｜コスト削減・業務効率化の秘訣5選
ビジネスフォンの導入を考えているけれど、「どれを選べばいいのか分からない」「費用や手間が心配」「社内とテレワーク、両方に対応できるの？」――そんな不安をお持ちではありませんか？
この記事では、初心者の方にもわかりやすく、ビジネスフォンの選び方や導入メリット、コスト削減・業務効率化を実現する5つのポイントまで丁寧に解説します。
電話システムや内線通話、留守番電話、テレワーク対応の最新事情まで、今すぐ役立つ情報を具体例やチェックリストとともにご紹介します。
この記事を読むことで、自社に最適なビジネスフォンを安心して選べるようになります。
そもそも「ビジネスフォン」って何？初心者でも分かる基礎知識
ビジネスフォンと家庭用電話の違い
ビジネスフォンとは、オフィスなどのビジネスシーン向けに設計された電話システムです。
一般家庭の電話機よりも多機能で、複数の回線や内線通話、保留転送など、業務に欠かせない機能を備えています。
- 複数回線対応：1台で複数の外線・内線に対応できる
- 内線通話：社内の電話機同士で無料通話が可能
- 転送・保留・留守番電話機能：外出中でも電話対応を逃がさない
- 電話会議やグループ着信：コミュニケーションを効率化
どんな企業・業種に必要？
ビジネスフォンは、以下のような企業や組織に特におすすめです。
- 従業員が複数いるオフィスや店舗
- 複数部署があり、内線通話や転送が必要な環境
- テレワークと出社を併用している企業
- 留守番電話や電話会議が業務に欠かせない職場
「うちの会社規模だと必要ないかも…？」と悩む方も少なくありませんが、現在は小規模事業者向けのリーズナブルなビジネスフォンも多数あります。まずは自社の課題と照らし合わせて検討しましょう。
ビジネスフォン導入の主なメリット5選
1. コスト削減できる
ビジネスフォンの導入で一番気になるのがコスト面ではないでしょうか？
「費用がかかりそう」と敬遠されがちですが、実は工夫次第で毎月の通信費や人件費を大きく減らせます。
- 内線通話による通信費削減：社内通話は無料！部署や拠点間の電話代を大幅カット
- 効率的な着信管理：代表番号にかかってきた電話を自動で振り分け。取りこぼし減でビジネスチャンス損失を防止
- 保守・管理コストの削減：クラウド型なら機器メンテナンス・入替コストも最小限
例えば、これまで各社員が個別に携帯電話や一般回線を使っていた場合、ビジネスフォンに切り替えるだけで毎月の電話代が半分以下になるケースも珍しくありません。
2. 業務効率がアップする
ビジネスフォンは、日々の電話応対や社内コミュニケーションを格段に効率化します。
- ワンタッチで内線・外線を切り替え：相手を探して番号をかけ直す手間がゼロに
- 転送・保留・グループ着信機能：用件に応じて電話を瞬時に振り分け
- 自動応答・留守番電話：忙しい時間帯や不在時も顧客対応を逃さない
たとえば、代表番号にかかってきた電話をワンタッチで担当者へ転送できるので、取り次ぎの手間・時間が大幅に減ります。担当者が不在の時も、留守番電話や自動応答メッセージで顧客の安心感につながります。
3. テレワーク・リモートワークにも柔軟対応
近年急増しているテレワーク・リモートワークにも、最新のビジネスフォンはしっかり対応しています。
- スマホやPCでの内線通話：自宅や外出先でも会社の代表番号を使った発着信が可能
- クラウド型電話システム：物理的なPBX（主装置）が不要。インターネット環境さえあればOK
- 在宅ワーカーの電話対応も一元管理：オフィスと同じ感覚で電話業務が行える
これにより、テレワーク中の社員が自宅からでも会社の内線番号でやりとりしたり、代表電話の取り次ぎができるようになります。働き方改革やBCP対策にも有効です。
4. 顧客満足度の向上に貢献
ビジネスフォンを導入することで、電話応対の質も大きく向上します。
- 着信履歴や自動応答で取りこぼし防止
- 担当者ごとに留守番電話設定が可能
- 通話録音機能でトラブル防止・品質向上
電話がつながらない、担当者不在で対応できない――こんなケースでも、ビジネスフォンなら確実にメッセージを残せ、チャンスを逃しません。顧客対応のスピードと質が、会社の信頼感アップにつながります。
5. セキュリティ・コンプライアンスも安心
家用の電話や個人スマホ利用と比べ、ビジネスフォンはセキュリティ面でも安心です。
- 通話履歴や録音データを一元管理
- 情報漏えいリスクを最小化：個人端末への業務電話流出を防止
- 電話機ごとのアクセス制限：部署や役職による利用制限が容易
万が一のトラブルでも、履歴や録音データが残るため、証拠保全や後追い対応がしやすくなります。特に個人情報を扱う業種には必須のポイントです。
ビジネスフォンの選び方｜失敗しない5つのポイント
1. 導入目的・規模を明確にする
まずは、「ビジネスフォンを導入することで何を実現したいのか」を整理しましょう。例えば、
- コスト削減を最優先したい
- 内線通話や転送機能が必要
- テレワーク・外出先でも使えるシステムにしたい
- 留守番電話や自動応答を強化したい
また、従業員数や拠点数、今後の拡張予定もふまえて「必要回線数」や「電話機台数」もイメージしておくと、スムーズに製品選定が進みます。
2. 電話システムの種類を理解する
ビジネスフォンの電話システムには、主に以下の2種類があります。
- オンプレミス型（物理PBX）：オフィスに主装置を設置する従来型
- クラウド型（IPフォン）：インターネット経由で利用する最新型。テレワークに強い
オンプレミス型は、専用の主装置が必要ですが、安定性やカスタマイズ性に優れます。
クラウド型は、初期費用を抑えやすく、スマホやPCでも内線通話が可能。テレワークや多拠点展開に最適です。
どちらが自社に合うか迷う場合は、まず「現在の運用状況」と「今後の働き方」を整理してみましょう。
3. 必要な機能をリストアップ
ビジネスフォンには、さまざまな便利機能が搭載されていますが、全ての機能が必須というわけではありません。
自社に「本当に必要な機能」をリスト化し、過不足のない選定を心がけましょう。
- 内線通話・転送機能
- 代表番号の振り分け・グループ着信
- 留守番電話・自動応答
- 通話録音・履歴管理
- スマホ連携（アプリでの内線通話）
- FAXや会議電話機能（必要に応じて）
例えば「テレワークを強化したい」なら、PCやスマホでの内線通話は必須。
「電話対応の履歴管理や自動録音でコンプライアンスを強化したい」など、目的ごとに優先順位をつけてみてください。
4. サポート体制・拡張性をチェック
導入後のトラブルや、社員数・拠点数が増えた際の拡張対応も見落とせません。
- 24時間365日サポートがあるか
- 機器やシステムのリモート保守対応
- 将来の増設・機能追加が柔軟にできるか
- 故障時の対応スピードや代替機提供
特にテレワークや多拠点運用が前提の場合、拠点移転・社員増減にも柔軟に対応できるクラウド型がおすすめです。
5. 導入コストとランニングコストのバランス
「初期費用が安い」だけで飛びつくと、毎月のランニングコストが高くついてしまうケースもあります。
- 初期導入費用（機器・工事費・設定費）
- 月額利用料・保守費用
- 機能追加時の料金体系
- 既存電話番号の引き継ぎ可否
見積もりは複数社から取り寄せ、「総コスト（初期＋月額＋保守）」を必ず比較しましょう。追加機能や将来の拡張費用も事前に確認しておくことが大切です。
【チェックリスト】ビジネスフォン導入前に確認すべきポイント
- 自社の業務フローと現状の課題を整理したか
- 必要な電話機台数・回線数を把握しているか
- 求める機能・オプションをリストアップしたか
- オンプレミス型・クラウド型など電話システムの違いを理解したか
- 見積もりは複数社から取得したか
- 将来の増設・移転にも柔軟なシステムか
- アフターサポートや保守体制は十分か
- テレワークやスマホ連携への対応可否も確認したか
最新のビジネスフォン・電話システム導入事例
事例1：テレワーク拡大に合わせてクラウド型へ移行（IT企業）
50名規模のIT企業では、働き方改革の推進に伴い、従来のオンプレミス型ビジネスフォンからクラウド型に移行しました。
結果、社員は自宅やカフェなどどこからでも内線通話・代表番号での発着信が可能に。
「電話取り次ぎのために誰かが出社する」必要がなくなり、オフィス維持コストや人件費も大幅ダウン。
また、全ての通話がクラウド上で記録・管理できるため、セキュリティも向上しました。
事例2：留守番電話と転送機能で顧客対応を強化（士業事務所）
10名未満の士業事務所では、外出や会議で所員が全員不在になることが多く、電話の取りこぼしが悩みでした。
ビジネスフォンの留守番電話と自動転送機能を導入することで、クライアントからの重要な連絡を確実にキャッチ。
担当者のスマホへ自動転送されるため、外出中でも即対応が可能となり、顧客満足度が大きくアップしました。
事例3：多店舗展開の小売業で内線通話・本部一元管理を実現
全国に複数店舗を展開する小売業では、各拠点ごとに電話回線を契約しており、通信費が膨大になっていました。
ビジネスフォンのIP電話システムに統一し、本部と全店舗を内線ネットワーク化。
全社での内線通話が無料となり、毎月数十万円のコスト削減を実現。
さらに、本部からの一斉連絡や会議通話もスムーズに行えるようになりました。
最新トレンド｜ビジネスフォンとテレワークの最前線
クラウドPBXで「どこでもオフィス」化
コロナ禍以降、クラウドPBX（電話交換機）の利用が急速に拡大しています。これにより、従来の「オフィスに居なければ代表電話が取れない」「内線通話ができない」といった課題は解消されつつあります。
- スマホ・PCがそのまま会社の電話機になる
- 在宅勤務や外出先からも代表番号で発信・着信が可能
- 拠点間・社員間のコミュニケーションがシームレスに
「テレワークでも電話対応の質を落としたくない」「BCP対策を強化したい」と考える企業には、クラウド型ビジネスフォンが最適です。
スマホ連携で業務効率・顧客対応が進化
スマートフォンに専用アプリを入れるだけで、出先でも内線番号で発着信が可能になり、外回りの営業担当や在宅ワーカーからも好評です。
最新のビジネスフォンシステムでは、チャットやデータ共有機能も統合されており、電話と連動した新しい「働き方」が実現できます。
導入時によくある不安とその解消法
「本当にコスト削減できる？逆に高くならない？」
導入前にもっとも多い不安が「本当に安くなるのか？」というものです。
ポイントは、「現在の通信費・人件費」と「ビジネスフォン導入後の全体コスト」をしっかり比較検討すること。
特に内線通話・クラウド型システムの活用で、通信費や移転・拡張コストが大幅に削減できる事例が増えています。
「テレワーク社員もしっかり電話対応できる？」
クラウド型ビジネスフォンなら、インターネット環境があればどこからでも代表番号や内線通話が利用できます。
専用アプリの導入だけで在宅勤務や外出先でも会社電話と同じ対応が可能です。
また、留守番電話や自動転送機能も組み合わせることで、不在時も安心して電話業務を任せられます。
「ITや電話の設定・運用が苦手で不安」
初心者の方でも安心して使えるよう、導入時の設置サポートやマニュアルが充実したサービスも多数。
また、日々の保守やトラブル対応もリモートでサポートしてくれる業者が増えています。
「アフターサポートは必ず確認」しておくと安心です。
まとめ｜最適なビジネスフォンで業務とコストを大きく変えよう
ビジネスフォンの導入は難しそうに感じるかもしれませんが、実際には小規模のオフィスやテレワーク環境でも「コスト削減」「業務効率アップ」「顧客対応力向上」といった大きなメリットをもたらします。
内線通話・留守番電話・スマホ連携・柔軟な電話システムなど、今の働き方に合った機能を選べば、日々のストレスもぐっと減り、安心して本来の業務に集中できます。
不安な点や疑問がある場合は、一人で抱え込まず専門家に相談してみることが近道です。
弊社MIRIXでは、初心者の方にもわかりやすく、丁寧にヒアリングしながら最適なビジネスフォン導入プランをご提案しています。
「何を選べばいいのかわからない」「テレワークにも使いたい」など、どんなご相談にも親身に対応いたします。
安心して理想の電話環境を実現するために、ぜひ一度MIRIXまでお気軽にご相談ください。
