はじめてでも安心！OA機器の正しい選び方と導入メリット5選｜効率アップとコストダウンを叶えるオフィス作りガイド
「社内のペーパーワークが多くて時間がかかる」「印刷コストが思いのほか高い」「OA機器って何をどう選べばいいの？」
そんなお悩みをお持ちの方も多いのではないでしょうか。OA機器は業務効率化やコスト削減の強い味方ですが、種類や機能が多く、初めて導入・入れ替えを検討する際は戸惑うものです。
この記事では、初心者の方にも分かりやすく、コピー機やプリンター、複合機、スキャナー、ファックスなど代表的なOA機器の違いや選び方、導入メリット、失敗しないポイントを丁寧に解説します。
記事を読み終えた後には、OA機器導入に対する不安や疑問が解消され、自信を持って最適な選択ができるようになります。
OA機器とは？種類と基本機能をやさしく解説
OA機器ってどんなもの？主な種類をチェック
OA機器とは「オフィスオートメーション機器」の略で、オフィスにおける事務作業を自動化・効率化するための機器全般を指します。
以下のようなものが代表的です。
- コピー機：紙の書類を原寸大で複製する機械
- プリンター：パソコンから送信されたデータを紙に印刷する機械
- 複合機：コピー、プリント、スキャン、ファックスなど複数の機能を1台に搭載した機器
- スキャナー：紙の書類や写真などをデジタルデータとして読み取る機械
- ファックス：電話回線を使って文書を送受信できる機械
- レーザープリンター：高精細・高速印刷が得意な方式のプリンター
- インクジェットプリンター：写真やカラー印刷に強く、比較的コンパクトなプリンター
それぞれのOA機器の役割と特徴
オフィスによって必要なOA機器は異なります。まずは主な機器の特徴を知っておきましょう。
- コピー機：大量コピーに強く、書類の配布や保存に役立ちます。現在では複合機と一体化したものが主流です。
- プリンター：ビジネス文書や資料の印刷が中心。モノクロかカラーか、印刷枚数や用紙サイズも選択ポイントです。
- 複合機：コピー・プリント・スキャン・ファックスなどを1台でこなす省スペース型。導入コストや管理の手間も減らせます。
- スキャナー：紙の書類をPDFなどのデータ化して、ペーパーレス化や書類管理を効率化。
- ファックス：取引先との連絡や重要書類のやりとりでまだまだ活躍。最近はインターネットFAXも普及しています。
- レーザープリンター：印刷速度が速く、ランニングコストも低め。ビジネス利用に最適です。
- インクジェットプリンター：写真やカラー資料の印刷に強み。小規模オフィスや個人事業主にもおすすめです。
OA機器を導入する5つのメリット
OA機器を導入すると、どんな良いことがあるのでしょうか？主なメリットを5つご紹介します。
- 1. 業務の効率化が進む
書類作成や印刷、資料配布、データ化といった事務作業をスムーズに。例えば、複合機を導入すればコピー、プリント、スキャン、FAXの各作業を1台で完結でき、移動や待ち時間も減ります。
- 2. コスト削減につながる
最新のOA機器は省エネ設計や消耗品コストの低減が進んでいます。また、複数の機器を1台にまとめることで、リース料や管理コストも抑えられます。
- 3. ペーパーレス推進で書類管理がラクに
スキャナーや複合機のスキャン機能を活用すれば、紙の書類をデータ化して管理できます。検索性が上がり、保管スペースも必要なくなります。
- 4. 情報セキュリティ向上
機器によっては、印刷物の暗号化や認証印刷などセキュリティ機能も充実。情報漏洩リスクの低減に貢献します。
- 5. 働き方改革・テレワークの推進
スキャンした書類をクラウドに保存したり、遠隔地から印刷指示を出せる機能で、テレワークやペーパーレス化を後押し。働きやすい環境づくりに役立ちます。
初心者でも失敗しないOA機器の選び方
選ぶ前に！チェックすべきポイント
OA機器選びで失敗しないためには、以下のポイントを押さえておきましょう。
- 利用目的・頻度（例：毎日大量印刷が必要？たまに使う程度？）
- 必要な機能（コピー／プリント／スキャン／FAXなど）
- 設置スペース（置き場所は確保できる？コンパクトな機器が必要？）
- 導入コスト・ランニングコスト（本体価格だけでなく、トナーやインク、用紙代、電気代も考慮）
- サポート体制（故障時の対応やメンテナンスは充実している？）
OA機器ごとの選び方のコツ
コピー機・複合機
・1日に何枚くらいコピー・印刷するか把握しましょう。
・複合機は、プリンター・スキャナー・FAXの機能や、両面印刷、自動原稿送り（ADF）など、必要な機能が搭載されているか確認しましょう。
・A4サイズ中心か、A3・A2など大判印刷も必要かもポイントです。
プリンター
・印刷枚数が多いなら、レーザープリンターがおすすめ。
・写真やカラー印刷が多い場合はインクジェットプリンターが向いています。
・ネットワークプリンターなら複数人で共有も可能です。
スキャナー
・書類のデータ化が主な目的なら、複合機のスキャン機能でも十分です。
・名刺や写真、両面同時スキャンなど特殊な用途には専用スキャナーの導入も検討しましょう。
ファックス
・FAXの使用頻度が少ないなら複合機のFAX機能でOK。
・インターネットFAX機能付きなら、紙を使わずパソコンで送受信でき、コスト削減＆ペーパーレス化も実現します。
よくある疑問・不安をやさしく解消！OA機器導入Q&A
「複合機とプリンター、どちらを選ぶべき？」
複合機は「コピー・プリント・スキャン・FAX」を1台で賄えるので、複数の機能が必要な場合や省スペースを重視するならおすすめです。
一方、印刷だけで無駄な機能は不要という場合や、すでに他の機器が揃っている場合は、単機能プリンターでも十分です。
「機種が多すぎて、何を選べばいいかわかりません…」
まずは社内の「どんな作業をどれくらいの頻度で行うか」を整理しましょう。
例えば「1日5人で合計100枚程度印刷する」「FAXは月に数回」「書類のデータ化もしたい」等、具体的に数字や用途をイメージすると、最適な機種やスペックが見えてきます。
「導入コストや維持費が不安なんですが…」
本体価格だけでなく「トナー・インクなどの消耗品代」「用紙代」「電気代」なども比較しましょう。
リースやレンタルの活用で初期費用を抑える方法や、最新機種では消費電力や消耗品のコスト低減が進んでいるものも多いです。
「中古やリースのOA機器って大丈夫ですか？」
信頼できる業者からの購入であれば、中古やリースも十分選択肢になります。
ただし、サポートや保証の有無、消耗部品の状態などはしっかり確認しましょう。
OA機器を導入する際の注意点とチェックリスト
導入前のチェックリスト
- 現状の業務フローと課題を整理できているか
- 必要な書類の量・種類・処理頻度を把握しているか
- 設置スペースや電源・ネットワーク環境を確認したか
- 消耗品やメンテナンスのコストを見積もったか
- 従業員が使いやすい操作性か（タッチパネル・日本語対応など）
- セキュリティ機能（ID認証や暗号化印刷など）は必要か
- トラブル時の対応体制（保守契約・サポート窓口の有無）
導入時・導入後の注意点
- 導入後すぐに使えるよう「操作説明会」や「マニュアルの用意」をしておきましょう
- 定期的な清掃やメンテナンスで快適に使い続けることが大切です
- 用途や人数・業務の変化にあわせて、定期的に機器の見直しを検討しましょう
タイプ別！おすすめOA機器の選び方事例
事例1：小規模オフィス・スタートアップ
スタッフ数が5名以下の小規模オフィスなら、複合機（A4対応）が1台あれば十分。
FAXはインターネットFAXでペーパーレス、プリントはインクジェットまたは低価格帯のレーザープリンターでコストを抑えましょう。
スキャナーは複合機の機能でOKです。
事例2：中規模オフィス・営業所
印刷・コピー・スキャン・FAXが多い場合は、A3対応の中型複合機が便利です。
レーザープリンターを追加して大量印刷の効率化。
部門ごとにプリンターを分けると、業務のスムーズさもUPします。
事例3：業種別の選び方
- 建設・設計事務所：A3・A2など大判印刷対応の複合機や高性能スキャナーが活躍します。
- 医療・福祉：個人情報管理のため、セキュリティ機能付き複合機や電子カルテ連携可能な機器を選ぶと安心です。
- 士業・法律事務所：大量の書類管理・保存にスキャン機能が充実した複合機、または専用スキャナーの導入がおすすめです。
最新OA機器のトレンドと活用法
ペーパーレス化・クラウド連携の進化
近年のOA機器は、パソコンだけでなくスマートフォンやクラウドサービスと連携できるものが増えています。
たとえば、スキャンした書類を自動的にクラウド保存、外出先からもデータアクセスや印刷指示が可能といった機能で、働き方の多様化をサポートします。
AI・IoT連携でさらに便利に
AIによる書類の自動分類や読取精度の向上、IoT連携による機器の遠隔監視・故障予知など、OA機器もますます進化しています。
「今だけでなく、今後どのように働き方が変化するか」を見据えて選ぶことも大切です。
まとめ｜OA機器導入で理想のオフィスを実現しましょう
OA機器は、単なる事務作業のための道具ではなく、オフィスの業務効率化・コスト削減・働きやすい環境づくりを支える大切なパートナーです。
はじめての導入や機器の入れ替えには不安もあると思いますが、この記事の内容を参考に「自社に合ったOA機器」を選ぶポイントを整理しておけば、失敗や後悔のリスクを大きく減らせます。
迷ったときは、信頼できる専門業者に相談するのもひとつの手です。
「こんな機能が欲しい」「コストを抑えたい」「サポートも重視したい」など、あなたのご要望に合わせて最適なご提案をいたします。
弊社MIRIXでは、OA機器選びから導入、アフターケアまでトータルにサポート。まずはお気軽にご相談いただき、理想のオフィス環境を一緒に実現しましょう。
