会社移転登記の手続きを正しく進めるための完全ガイド―失敗しない本店移転と手続きの流れ
会社のオフィスや本店を移すとき、「登記の手続きが複雑で不安」「何をどこに提出するの？」「抜け漏れがあるとどうなる？」といった悩みを持つ方は多いものです。特に初めての会社移転登記では、法律や手続きの専門知識がなく、不安が増してしまいますよね。この記事では、あなたの不安を解消しながら、会社の本店移転登記を正しく・漏れなく進める方法を、初心者にもわかりやすく、実践的なチェックリスト付きで解説します。「これさえ読めば安心」と思える内容で、あなたの会社の新しいスタートをサポートします。
1. 会社移転登記とは？―基礎知識と手続きが必要な理由
1-1. 移転登記とは何か
「会社移転登記」とは、会社の本店所在地（＝会社の住所）を変更した際に、法務局にその変更を届け出る手続きのことを指します。会社法により、本店移転があった場合には法務局で登記内容を変更することが義務付けられています。本店は法人の「本拠地」となるため、登記に正しく反映しないと、契約や税務手続きなどの実務に大きな支障が出てしまいます。
1-2. なぜ移転登記が必要なのか？
正しい本店所在地の登記がされていないと、以下のようなリスクがあります。
- 官公庁や取引先とのやりとりで支障がでる
- 銀行口座や許認可の変更手続きが進められない
- 登記懈怠による過料（ペナルティ）発生
会社の信頼性や事業の円滑な運営のために、移転登記は欠かせません。
2. 本店移転のパターンと必要な意思決定手続き
2-1. 本店移転の主なケース
本店移転には大きく分けて次の2パターンがあります。
- 同一管轄内での移転（例：東京都千代田区内での移転）
- 管轄外への移転（例：東京都から神奈川県、または千代田区から港区など）
管轄とは、法務局の管轄区域のことです。移転先によって必要な手続きや書類、申請先法務局が変わるため、事前確認が必須です。
2-2. 移転に必要な決議と手続き
本店移転にあたり、まず社内で必要な決議を行う必要があります。多くの場合、定款（会社の基本ルール）に「本店所在地」が記載されているため、定款変更も伴います。
- 定款変更：株主総会の特別決議が必要（発行済株式総数の3分の2以上の賛成）
- 取締役会設置会社の場合：取締役会の決議も必要
- 取締役会非設置会社の場合：株主総会のみで決議
定款の記載内容によっては、取締役会のみで本店移転が可能な場合もあります。会社の定款を確認し、必要な意思決定手続きを必ず踏んでください。
3. 会社移転登記の流れ―実際の手続きステップ
3-1. 手続きの全体像
会社の本店移転登記は、以下の基本ステップで進みます。
- （1）社内での決議（定款変更・取締役会または株主総会）
- （2）必要書類の作成
- （3）登記申請書の作成・押印
- （4）法務局への申請（窓口・郵送・オンライン）
- （5）登記完了後の社内外手続き（変更登記簿の取得・各種変更届など）
各ステップごとにポイントと注意点を詳しく解説します。
3-2. 【STEP1】社内決議と定款変更
まずは社内で「どこに本店を移すのか」を明確にし、必要な決議を行います。以下の書類作成もこのタイミングで準備しましょう。
- 株主総会議事録（定款変更を伴う場合）
- 取締役会議事録（取締役会設置会社の場合）
- 新本店所在地・移転日を明確に記載
議事録作成時は、会社名・日付・出席者・決議内容などの基本事項を正確に記載しましょう。
3-3. 【STEP2】必要書類の準備
本店移転登記では、法務局に提出するための書類を揃える必要があります。主な必要書類は以下の通りです。
- 登記申請書（本店移転登記用）
- 株主総会議事録または取締役会議事録のコピー
- 定款（写し）
- 委任状（代理人が申請する場合）
- 登録免許税（収入印紙で納付）
管轄外への移転の場合は、転出・転入両方の法務局へ申請が必要となることもあるので注意しましょう。
3-4. 【STEP3】登記申請書の作成と押印
登記申請書には、下記の必須情報を正確に記載します。
- 会社名・新旧本店所在地
- 移転日
- 決議日
- 申請日・申請者氏名
書類の記載ミスや押印忘れが多いので、作成後は必ずダブルチェックしましょう。代表取締役印を使用するケースがほとんどです。
3-5. 【STEP4】法務局への申請方法（窓口・郵送・オンライン登記申請）
書類が揃ったら、所轄の法務局（新本店所在地の管轄）へ申請します。申請方法は主に以下の３つです。
- 窓口持参：その場で書類チェックを受けられるメリットあり
- 郵送：遠方の方や窓口に行けない方に便利。提出日を証明できる方法（簡易書留など）がおすすめ
- オンライン登記申請：商業登記オンライン申請システム（登記・供託オンライン申請システム）を利用。電子署名や専用ソフトが必要
申請から登記完了までは通常1週間程度ですが、繁忙期や法務局によっては前後します。完了後は登記事項証明書を取得し、内容を必ず確認しましょう。
4. 本店移転登記の実務チェックリスト＆注意点
4-1. 必要書類チェックリスト
スムーズな登記申請のため、以下のチェックリストを活用しましょう。
- □ 登記申請書（移転先・移転日・旧本店所在地の記載を確認）
- □ 株主総会議事録または取締役会議事録（署名または記名押印があるか）
- □ 定款（新旧本店所在地の記載があるか）
- □ 会社代表印（押印漏れがないか）
- □ 登録免許税分の収入印紙（申請書に貼付）
- □ 委任状（代理申請の場合）
特に議事録の記載内容と日付、新旧住所の間違いが多いので慎重に確認してください。
4-2. 登記手続き時の注意点
- ・移転日＝登記申請日ではなく、原則として「実際に移転した日」を記載すること
- ・登記申請は移転後2週間以内に行う必要がある（会社法第915条）
- ・登録免許税は同一管轄内なら3万円、管轄外なら6万円（株式会社の場合／2024年現在）
- ・管轄外移転は「旧管轄」と「新管轄」の両方の法務局への申請が必要となる（移転登記は同時申請）
- ・定款変更の手続きも必ず同時または事前に済ませておく
- ・オンライン申請の場合は、電子証明書や専用ソフトの準備・操作方法も事前に確認
4-3. 移転登記申請後に必要な手続き
登記が完了したら、以下の社内外手続きを忘れずに実施しましょう。
- ・税務署、都道府県税事務所、市区町村への異動届（法人設立異動届出書など）
- ・銀行や取引先への住所変更届け
- ・社会保険・労働保険関係の住所変更
- ・許認可（各種営業許可など）が必要な場合、管轄官庁への変更申請
- ・名刺・パンフレット・ウェブサイトの住所更新
登記簿謄本（登記事項証明書）を取得し、各種変更届や取引先手続きに活用しましょう。
5. よくある疑問・ミスとその防止策
5-1. 会社移転登記に関するQ&A
- Q. 本店移転は「仮住所」でも登記できる？
仮住所や未確定の住所では原則として登記できません。賃貸契約書など、正確な所在地が確定してから決議・申請しましょう。
- Q. 申請期限を過ぎた場合はどうなる？
申請が遅れると、登記懈怠として10万円以下の過料が科される可能性があります。
- Q. オンライン登記申請は簡単？
電子証明書や専用ソフト、書類のPDF化など準備が必要ですが、窓口に行かずに済むメリットも。操作に不安がある場合は専門家や代行サービスの利用も検討を。
- Q. 管轄外移転はどの順番で申請するの？
旧管轄・新管轄法務局への「同時申請」が原則です。事前に両局の受付方法や必要書類を確認しましょう。
5-2. ありがちなミスの例と予防ポイント
- ・議事録や登記申請書の記載内容ミスや日付ミス
- ・定款変更の手続きを忘れる
- ・2週間の申請期限を過ぎる
- ・移転後の社内外各種変更手続きを失念
- ・管轄外移転時に旧局と新局の両方に申請しない
- ・必要書類の添付漏れや印鑑漏れ
各種チェックリストや社内のダブルチェック体制を活用し、早め早めの準備を心がけましょう。
6. 会社移転登記をスムーズに進めるコツと専門家活用のポイント
6-1. スムーズな手続きのためのコツ
- ・新旧の住所が確定した時点で早めに社内決議と議事録作成を
- ・必要書類をリストアップし、漏れがないか都度チェック
- ・法務局の公式サイトで最新情報や必要書類を確認
- ・記載例を参考にしながら、わかりにくい点は事前に法務局窓口や専門家に相談
- ・オンライン登記申請の場合はシステムの操作方法を事前に練習
6-2. こんなときは専門家や代行サービスの活用も
- ・初めての登記で手続きが不安
- ・定款変更や社内決議が複雑
- ・スケジュールがタイトで登記ミスを避けたい
- ・オンライン登記申請の準備や電子署名に不安がある
司法書士や行政書士などの専門家や実績ある登記代行サービスに依頼することで、書類作成や申請手続きのミスを防ぎ、確実かつスピーディーに会社移転登記を完了できます。費用は数万円からが目安ですが、社内リソースやリスク削減を考えると十分なメリットがあります。
まとめ：会社の移転登記は「正しい知識」と「丁寧な準備」で安心して進めましょう
会社の本店移転登記は、一見すると難しそうに感じますが、手順を押さえて一つ一つ準備すれば、決して怖いものではありません。大切なのは、必要な書類や社内決議の流れ、そして法務局への申請方法を「正確に」「期限内に」進めることです。この記事のチェックリストやポイントを活用し、不安な点は一つずつ確認しながら準備してください。
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