オフィス業務を一新！効率化を実感できるOA機器の選び方とおすすめ7選
「毎日のオフィスワーク、もっとスムーズにできないかな…」
こう感じている方は少なくありません。書類や資料の印刷、コピー、データ管理、コミュニケーションなど、オフィスには時間を取られがちな作業がたくさんありますよね。
でも、適切なOA機器を導入することで、驚くほど作業効率がアップし、働く皆さんの負担もぐんと減らせます。
この記事では、初心者の方にも分かりやすく、実際に「導入してよかった！」と満足度の高いOA機器を厳選して7つご紹介。それぞれの特徴や選び方、導入時に知っておきたい注意点、さらにはコピー機・複合機のレンタルやメンテナンスについても詳しく解説します。
「何から始めるべき？」「選ぶポイントは？」という疑問や不安も、この1記事でしっかり解消。オフィスIT改善を実現したい方に、今すぐ役立つ情報をお届けします。
そもそもOA機器とは？オフィスの効率化に欠かせない理由
「OA機器」という言葉はよく耳にしますが、実際にどんなものを指すのか、具体的にご存知ですか？
OA機器とは「Office Automation（オフィスオートメーション）」の略で、オフィス内の業務を自動化・効率化するための機器全般を指します。
代表的なものにはコピー機やプリンター、パソコン、スキャナー、FAX、シュレッダー、プロジェクターなどがあります。
これらを賢く活用することで、業務の無駄や手間を大幅に削減でき、情報の共有化やペーパーレス化も進みます。
OA機器導入がもたらすメリット
- 業務の自動化・効率化で社員の負担軽減
- 正確な情報共有やペーパーレス推進
- セキュリティ強化・情報漏洩リスクの低減
- 業務スピードの向上による生産性アップ
- オフィススペースの有効活用
これらのメリットは、どの規模・業種のオフィスでも実感しやすいものです。
ただし、OA機器と一口に言っても種類が豊富なため、用途や規模に合ったものを選ぶことがとても大切です。
【厳選】導入して本当に役立った！おすすめOA機器ベスト7
ここからは、利用者から「入れてよかった！」と評価が高い、オフィス効率化に欠かせないOA機器を7つ、厳選してご紹介します。
それぞれの特徴や選び方も押さえておきましょう。
1. 複合機（コピー機・プリンター・スキャナー一体型）
今やオフィスの必需品となった複合機は、コピー・プリント・スキャン・FAXなど複数の機能を1台でこなせる優れものです。
- おすすめ理由：省スペースで多機能、業務効率化に直結
- 選び方ポイント：
- 印刷・コピーの速度や解像度
- 月間印刷枚数・利用人数に合った機種
- ネットワーク対応・クラウド連携の有無
- カラーかモノクロか、両面印刷が必要か
- レンタル利用：初期投資を抑えたい場合や、定期的なメンテナンス・サポートを重視する場合は複合機レンタルもおすすめ。トナー切れや故障時の対応も業者に任せられて安心です。
導入時の注意点：
複合機は導入後も定期的なプリンターメンテナンスが不可欠です。紙詰まりやトナー交換、部品の劣化など、トラブル発生時に素早く対応できるサポート体制が整っている業者を選びましょう。
2. 高機能プリンター（単体機）
大量印刷や高画質が必要な場合は、プリンター単体の高性能モデルも検討しましょう。
- おすすめ理由：大量印刷や特殊用紙対応、写真や図面の高精細プリントが必要な業種に最適
- 選び方ポイント：
- 印刷速度と印刷コスト
- 対応用紙サイズ（A3、A4など）
- インクジェット or レーザー方式の違い
- 無線LANやモバイル端末からの印刷可否
- メンテナンス：プリンターも定期的なクリーニングやインク交換、ドライバーのアップデートが長寿命化のカギです。
導入時チェックポイント：
カラー印刷の比率が高い場合は、インクコストや発色の良さも重要な基準になります。
3. シュレッダー
個人情報保護や機密文書の処理には、シュレッダーが欠かせません。
- おすすめ理由：法律・コンプライアンス対応、情報漏洩対策が簡単にできる
- 選び方ポイント：
- 処理できる用紙サイズ・枚数
- 細断方式（クロスカット・マイクロカットなど）
- 連続使用時間・稼働音の静かさ
導入時の注意：
連続使用しすぎてモーターが加熱しないよう、使用時間に注意しましょう。細断くずの処理や、細断時の指はさみ防止もポイントです。
4. プロジェクター・大型ディスプレイ
会議やプレゼン、リモートミーティングの質を大きく向上させます。
- おすすめ理由：伝わる会議運営・情報の視覚化で理解度アップ
- 選び方ポイント：
- 投影距離や明るさ（ルーメン数）
- 接続端子の種類（HDMI/USBなど）
- 持ち運びや設置のしやすさ
- ワイヤレス投影の対応可否
導入時の注意：
部屋の広さや照明条件によって適切な機種が異なります。設置場所や利用目的に合わせて最適なモデルを選びましょう。
5. ネットワーク機器（Wi-Fiルーター・スイッチングハブ等）
安定したインターネット環境はオフィスIT改善の基盤です。
業務効率化のためにも、ネットワーク機器はしっかり選びましょう。
- おすすめ理由：通信速度の向上、セキュリティ強化、安定した接続
- 選び方ポイント：
- 接続可能台数や通信速度
- セキュリティ機能（WPA3、ゲストWi-Fi等）
- 有線・無線のカバー範囲
- 将来の拡張性
導入時の注意：
設置後も定期的なファームウェア更新やセキュリティ設定の見直しが大切です。
6. クラウドストレージ・NAS（ネットワークHDD）
ペーパーレス化・テレワーク推進には、ファイル共有やバックアップ体制が不可欠です。
- おすすめ理由：どこからでも安全にファイルアクセス・共有が可能
- 選び方ポイント：
- 容量とバックアップ機能
- アクセス権限やセキュリティの強さ
- 導入コストと月額利用料
- スマホ・タブレットからの利用可否
導入時の注意：
社外へのアクセス管理や、万一のデータ消失リスク対策（定期バックアップ）は必ず行いましょう。
7. ビジネスフォン・コミュニケーションツール
社内外の連絡ミス防止・業務スピードアップには、電話システムやチャットツールの整備が役立ちます。
- おすすめ理由：在宅勤務や出先でもスムーズな連絡体制を確保
- 選び方ポイント：
- 外線・内線の切り替えや転送機能
- 通話録音や履歴の管理機能
- チャットやビデオ会議との連携
- クラウド型か設置型かの違い
導入時の注意：
運用開始後はシステム障害時のバックアップルートや、社員への運用ルール徹底も重要です。
導入前に知っておきたい！OA機器の選び方ガイド
「どの機器を選んでいいか分からない」「失敗したくない」という方のために、選定のコツとプロが実践するチェックリストをご紹介します。
1. 業務内容・オフィス規模に合った機種を選ぶ
例えば、複合機やプリンターは月間の印刷枚数や使用頻度で最適なモデルが異なります。
小規模オフィスならコンパクトタイプ、大人数の部署や大量印刷なら業務用大型タイプが向いています。
2. 導入コストとランニングコストを比較する
本体価格だけでなく、使用時の消耗品（トナー・インク・用紙）やメンテナンス費用もトータルで比較しましょう。
レンタル・リースなら初期投資を抑えつつ、故障時のサポートも含まれて安心です。
3. 操作性・サポート体制の充実度
初心者やITに不慣れなスタッフが多い場合は、操作がシンプルなモデルや、日本語表記・マニュアルの分かりやすさ、電話・訪問サポートの充実度も重要なポイントです。
4. セキュリティや情報保護の観点も忘れずに
紙やデータの情報漏洩リスク対策は、どの企業でも必須。
複合機やNAS、クラウドストレージではユーザー認証やアクセス制限の有無も確認しましょう。
5. 将来の拡張性やオフィスIT改善への適応力
増員やテレワーク導入など、将来的な変化にも柔軟に対応できる機器を選ぶと、余計な買い替えや再設定の手間を減らせます。
6. 事前に見積もり・デモ機体験を活用しよう
実際に使ってみないと操作感や印刷品質、機能が分かりにくいことも。
導入前にデモ機を試したり、複数社から見積もりを取り比較検討するのがおすすめです。
OA機器選定・導入時のチェックリスト
- 導入目的と優先順位を明確にしたか
- 現状の課題や不便さを書き出したか
- 必要な機能や対応枚数・人数の把握
- 月々のコスト試算・サポート範囲の確認
- セキュリティ・情報管理の体制づくり
- 社内スタッフの操作説明・マニュアル用意
コピー機・複合機のレンタルとプリンターメンテナンスの基礎知識
どのオフィスにも欠かせないコピー機や複合機ですが、購入だけでなく「レンタル」や「リース」も選択肢として増えています。
ここでは、各メリット・デメリットと、プリンターメンテナンスの基本を整理します。
コピー機・複合機レンタルのメリット
- 初期費用が大幅に抑えられる
- メンテナンス・保守がパッケージ化されていて安心
- 新機種への入れ替えや契約変更が柔軟
- 突発的な故障時も迅速対応
- 不要時は返却できるので無駄が少ない
注意点：
長期的に見てコストが割高になるケースや、契約内容（最低期間・解約条件）をしっかり確認する必要があります。
プリンターメンテナンスの重要性
- 長く快適に使うために定期清掃・部品交換が不可欠
- 紙詰まり・印字不良・エラー表示の予防
- トナー・インクの残量管理や正しい交換方法の習得
- メーカーや業者によるプロの点検も定期的に依頼を
実践アドバイス：
月1回の簡単クリーニングや、給紙トレイのホコリ取りなど「ちょっとしたお手入れ」でも故障リスクはぐんと下げられます。
オフィスITを改善！OA機器と業務フローの見直しで快適な職場へ
OA機器の導入は「モノを増やすだけ」でなく、業務フローそのものの見直し・改善にもつながります。
例えば、複合機とクラウドストレージを連携させれば、紙の書類をスキャン→自動でフォルダ保存→社内共有までワンストップが実現。
ネットワーク機器の強化やコミュニケーションツールの刷新で、テレワーク・在宅勤務もスムーズです。
オフィスIT改善のステップ例：
- 現状のOA機器・IT環境の棚卸し・課題抽出
- 業務ごとの「手間が多い・時間がかかる」ポイントを洗い出す
- 新しいOA機器やITサービスで自動化・効率化できそうな部分を検討
- 導入後の効果測定・スタッフからのフィードバック収集
- 必要に応じてサービスや機器のアップデート・運用ルール改善
「今のやり方が当たり前」と思わず、OA機器の新しい活用法を取り入れていくことが、働きやすく生産性の高いオフィスづくりのコツです。
まとめ：最適なOA機器導入でオフィスをもっと快適・効率的に
オフィス業務の効率化には、目的に合ったOA機器の導入がとても効果的です。本記事でご紹介したおすすめ7選は、どの業種・規模のオフィスでも「入れてよかった！」と感じるものばかりです。
「何から改善すれば？」「選び方が不安…」という方も、ポイントやチェックリストを参考に、自社に合ったOA機器をじっくり検討してみてください。
業務効率化やオフィスIT改善は、一度整えれば毎日の仕事がぐっと快適に変わります。少しの工夫や投資で、スタッフの働きやすさ・会社の生産性が大きくアップするはずです。
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